Mới đây, HP công bố một bộ sản phẩm và dịch vụ mới cho phép các doanh nghiệp và các tổ chức tận dụng sức mạnh của điện toán đám mây trong khi vẫn đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về cấp độ bảo mật, hiệu suất và tính sẵn sàng.

Điện toán đám mây là nền tảng quan trọng và ngày càng phát triển đối với  mô hình giải pháp hệ thống khai thác tức thời cho khối doanh nghiệp (Instant-On Enterprises) nơi mà mọi việc và mọi người được kết  nối. Mô hình giải pháp hệ thống khai thác tức thời đòi hỏi  môi trường CNTT linh hoạt, tự động và an toàn, và có thể thích nghi với với sự thay đổi một cách nhanh chóng.

Trong khi điện toán đám mây mang lại nhiều ích lợi như triển khai nhanh các dịch vụ mới, giảm số lượng nhân viên CNTT và mô hình trả theo mức độ sử dụng thực tế, mà theo cách truyền thống thì nó thiếu nhiều lĩnh vực mà doanh nghiệp cần như là bảo mật, sự sẵn sàng và dễ dàng tích hợp.

Bà Trần Thị Minh Thuận, giới thiệu những giải pháp mới của HP

Bà Trần Thị Minh Thuận, Tổng giám đốc công ty HP Việt Nam cho biết: Một nghiên cứu độc lập mới của HP tại khu vực Châu Á Thái Bình Dương đã cho thấy sự chuyển dịch rõ rệt  của vai trò CNTT: CNTT giờ đây là doanh nghiệp, là sự sống còn của doanh nghiệp chứ không phải chỉ đơn thuần là công cụ quản trị. 80% các nhà lãnh đạo tin rằng họ cần nhanh chóng chuyển đổi doanh nghiệp để đáp ứng được mong đợi của khách hàng/người dân; 73% tin rằng công nghệ chính là nhân tố chủ yếu của đổi mới doanh nghiệp; 76% chỉ ra rằng để doanh nghiệp của họ thành công, cần có công nghệ hiện diện trong tất cả các khâu quản lý và kinh doanh.

Với bộ giải pháp tích hợp mới, HP giúp tổ chức tái sử dụng một cách sáng tạo các tài sản công nghệ hiện có để tạo ra chuỗi giá trị sáng tạo tại tất cả các khâu trong nội bộ doanh nghiệp. Bộ giải pháp bao gồm các thiết bị di động giúp truy cập, các trung tâm dữ liệu toàn cầu, các dịch vụ tư vấn và triển khai để xây dựng mô hình doanh nghiệp “Instant On Enterprise”.

Giải pháp HP Hybrid Delivery mới cung cấp các lợi ích cho điện toán đám mây của doanh nghiệp trong khi đáp ứng các nhu cầu cụ  thể của các doanh nghiệp và tổ chức. Với giải pháp này, dịch vu điện toán đám mây dành cho doanh nghiệp của HP (HP Enterprise Cloud Services-Compute) cung cấp “điện toán đám mây tư  nhân như dịch vụ” từ các trung tâm mô hình dữ liệu của HP. Được khống chế bằng nhiều qui định cụ thể cho dịch vụ, hiệu suất, bảo mật và sự riêng biệt, giải pháp này cung cấp cho khách hàng dịch vụ điện toán an toàn và được triển khai một cách nhanh chóng với khả năng mở rộng năng lực CNTT. Được xây dựng trên Cơ sở hạ tầng Hội tụ đứng đầu và trên danh mục phần mềm rộng của HP cho sự tự động và quản trị, giải pháp này cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết cho việc truy cập đám mây lai tư nhân.

Hệ thống đám mây (HP CloudSystem) là hệ thống tích hợp hoàn chỉnh nhất cho việc xây dựng, quản trị và sử dụng các dịch vụ trên toàn môi trường đám mây lai, tư nhân và công cộng. Giải pháp này kết hợp sức mạnh của Hạ tầng cơ sở Hội tụ của HP với phần mềm Dịch vụ Đám mây tự động đứng đầu của HP nhằm cung cấp sự đảm bảo thống nhất, quản trị và tuân thủ trên toàn ứng dụng cũng như là cơ sở hạ tầng thực và ảo.

Hệ thống đám mây (HP CloudSystem) đầu tiên của ngành đồng thời hỗ trợ HP Cloud Maps, cung cấp danh mục các đối tượng được cấu hình sẵn để tự động cung cấp sự tối ưu hóa ứng dụng và nguồn cơ sở hạ tầng. HP CloudSystem cho phép dịch vụ điện toán đám mây mới triển khai và hoạt động trong vài phút.

Dịch vụ tài chính (HP Financial Services) hiện sẵn sàng cho các khách hàng triển khai xây dựng đám mây tư nhân, những khách hàng muốn giảm thiểu yêu cầu về vốn. HP có thể kết hợp dịch vụ điện toán đám mây của mình với các dịch vụ tài chính từ Dịch vụ Tài chính của HP giúp khách hàng đối đa hóa mục tiêu tài chính song song với việc theo đuổi các công nghệ tiên tiến.

Ông Piau Phang Foo, Phó Chủ tịch cấp cao kiêm Giám đốc điều hành HP khu vực Châu Á TBD và Nhật Bản nói: “Điện toán đám mây đang trở thành xu hướng chủ đạo và HP đang dẫn đầu xu hướng này. HP có kinh nghiệm, nhiều danh mục giải pháp cho doanh nghiệp và tổ chức cung cấp dịch vụ trên toàn cầu để  hướng dẫn các khách hàng xuyên suốt quá trình chuyển đổi này.”

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

– Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol…”.
– Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
– Bạn bấm vào nút “Shortcut Key…” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
– Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
– Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
– Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:
– Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol…” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
– Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
– Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key…” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
– Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
– Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office:
– Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel…
– Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
– Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. – Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
– Ctrl+Shif+mũi tên “lên”, “xuống”: chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
– Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
– Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu
Microsoft Outlook
– Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
– Ctrl+2: mở Calendar.
– Ctrl+3: mở Contacts.
– Ctrl+4: mở Tasks.
– Ctrl+5: mở Notes.
– Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
– Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
– Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
– Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
– Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
– Alt+Home: trở về trang chủ.
– Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
– Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
– F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
– F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
– ESC: ngừng tải trang web.
– Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
– Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.
– Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
– Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use – một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools Recognize Text Using OCR).
MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft Clip Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.

Thủ thuật với Microsoft Office

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office – những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts – đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags – bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú – Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools Options General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc – từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start All Programs Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau – Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. – Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm – Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize – bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết – bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như “Best Wishes”, “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

Microsoft Word

Track changes – So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security – Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào
Table Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.
+———————+———————+———————+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template – mẫu văn bản – là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4… Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. vào Tools Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-” Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-‘ Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy Alt-
Enter Xuống dòng trong một ô

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Microsoft Excel

Một trang – Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:
Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin – ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng – cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng – cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.
Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại
Microsoft Excel
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị – giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data List Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.
Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format Row Hide hay Format Column Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format Row Undide hay Format Column Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.
Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.
Tính năng Tool Protection Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết.

Ngay mặt cười phải là Ctrl-Shift-$

Mình còn vài cái nữa nè:

Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab

Trong excel:

Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ô có data hoặc không có data: Ctrl-mũi tên lên (xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập dữ liệu vào rồi Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ thêm một ứng dụng thôi)
Muốn chèn thêm dòng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là alt->insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dòng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xoá cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi nhấn alt
Muốn về đầu dòng: Home
Muốn về ô A1: Ctrl-home.
Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+
Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía dưới cửa sổ excel, chọn công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ô mà mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với chữ ready sẽ thấy kết quả
Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ “fx” gần formula bar, sẽ xuất hiện bảng tính: insert fuction. Bạn có thể tuỳ chọn công thức trong ô: select a category. Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong, chọn “help on this fuction”. Excel sẽ chi tiết cách trình bày và ví dụ điển hình.

Trong Word:

Qua trái, phải một chữ: ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end Chọn một dòng: cho con trỏ về đầu dòng, shift-end. Hoặc cho con trỏ cuối dòng: shift-home. Lên đầu một đoạn: ctrl-mũi tên lên, hoặc xuống. Không phải bác “Terry” nhưng cũng muốn chia sẻ một số kinh nghiệm đã từng trải trong quá trình học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và trở thành “cao thủ” như bạn mong mỏi và giải quyết được phần nhiều các yêu cầu của những “bài toán” bằng Excel việc đầu tiên bạn phải nắm thật vững :các kiến thức cơ bản về cell, địa chỉ cell: tương đối, tuyệt đối, nắm vững cách sử dụng ,cấu trúc,tham số của các hàm thường dùng trong quá trình tính toán.lập bản biểu trong Excel như :SUM, VLOOKUP,HLOOKUP,IF,DSUM,COUNT,COUNTIF…v.v Đây là những công cụ giúp các bạn có thể thực hiện được những báo cáo bảng biểu kế toán, thống kê v.v thông qua chương trình Excel. Nâng cao một chút, bạn có thể học sâu về cách tạo những Marco tự động hoặc viết Marco bằng VB tích hợp sẵn trong Excel để làm những công việc lặp lại phức tạp. Ngoài ra muốn “giỏi” cần trang bị một số kiến thức ngoài Excel như: về tính toán,lập báo biểu kế toán, thống kê, thành thạo các chức năng cơ bản ứng dụng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ và vừa, một ít kiến thức về tổng hợp,phân tích và lập biểu đồ.

Điều không may là hiện tại rất nhiều nơi đang lãng phí nguồn tài nguyên này hoặc có sử dụng thì vẫn chưa mang lại hiệu quả như mong đợi.

Đó chính xác là những gì chúng tôi sẽ giúp Bạn hiểu và sở hữu hệ thống Internet Marketing Online. Chương trình này rất thành công, là giải pháp tốt nhất cho hàng triệu doanh nghiệp trên thế giới. Và chương trình này cũng giúp phát triển tốt công việc kinh doanh của Bạn.

Khám phá bí mật sức mạnh vô biên của nguồn lực trên Internet. Cùng việc kết hợp các nguồn tài nguyên này cho công việc kinh doanh của Bạn thật sự thành công. Chỉ trong vòng ba giờ, chúng tôi sẽ giúp bạn:

* Thấy được sức mạnh to lớn của nguồn tài nguyên Online trên Internet
* Hiểu được chiến lược kết hợp các nguồn tài nguyên trên Internet hoàn toàn miễn phí.
* Có được cách thức để xây dựng hệ thống Marketing Online thành công và làm việc tự động
Hệ thống kinh doanh của Bạn làm việc hoàn toàn tự động, khi Bạn đang ngủ, đang cùng với gia đình sum họp, đang du lịch … hệ thống vẫn làm việc tự động và tiền liên tục vào tài khoản của Bạn.

Và bạn có được:

* Website marketing nhiều người biết đến.
* Email marketing hiệu quả nhiều người quan tâm.
* Biết được bí mật Social Media Networking Marketing.
* Hệ thống Autoresponder làm việc tự động.
* Chiến lược Marketing Online với chi phí bằng 0
* Bí mật tạo ra Doanh Thu Thụ Động ngay khi Bạn không làm gì.

Tư vấn công nghệ

Từ khoá: Tiếp thị trực tuyến, dịch vụ seo, Facebook, Google AdWords, internet marketing, Khảo sát thị trường, Market Research, nghiên cứu thị trường, online advertising, website design

Demo: http://templatic.com/demos/?theme=newstime

Advanced WordPress Premium theme specifically designed for your news Website. Create a news magazine website on any niche using this strategically designed wordpress premium theme. Comes with 7 elegant color schemes.

Preview:

http://templatic.com/demos/?theme=newstime

Download:

http://www.mirrorcreator.com/files/RNBUP062/newstime_v1.2.rar_links

http://www.hotfiles.ro/download/newstime_v1.2.rar/127517

http://uploadmirrors.com/download/5QJOKQI2/newstime_v1.2.rar

http://www.filehit.net/fisier/152181

http://megaupper.com/files/IKCJQCPH/newstime_v1.2.rar

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông VN (VNPT) vừa trở thành nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số đầu tiên tại VN. Thanh Niên đã trao đổi với ông La Thế Hưng (ảnh), Trưởng phòng An toàn Thông tin – Công ty điện toán và truyền số liệu VDC (VNPT) về dịch vụ này.

* Ông có thể cho biết rõ hơn dịch vụ chứng thực số mà VNPT vừa được phép cung cấp?

Ông La Thế Hưng

– Trong các giao dịch truyền thống, chúng ta vẫn sử dụng giấy tờ, công văn cùng với chữ ký và con dấu. Việc giao dịch, trao đổi thông tin trên môi trường internet cũng cần có một cơ chế tương tự và chữ ký số được sử dụng để phục vụ cho môi trường này. Khác với chữ ký thường có thể phải mất nhiều thời gian để giám định khi cần thiết, chữ ký số có thể được giám định, xác nhận nhanh với các công cụ điện tử. Cũng thế, chứng thực số là một dịch vụ trên internet tương tự như việc công chứng trên giấy tờ, văn bản thông thường. Cụ thể, chữ ký số là một giải pháp công nghệ đảm bảo tính duy nhất cho một người khi giao dịch thông tin trên mạng, đảm bảo các thông tin cung cấp là của người đó.

Như vậy, liên quan đến vấn đề này có 3 yếu tố: chữ ký số, chứng thư số và chứng thực số. Chữ ký số do người sử dụng tạo ra sau khi được nhà cung cấp dịch vụ cung cấp chứng thư số. Chứng thực số được sử dụng để các đối tác của người sử dụng biết và xác định được chữ ký, chứng thư của mình là đúng.

* Theo ông, nhu cầu về chứng thực số ở VN hiện nay ra sao? Việc đưa ứng dụng này vào thực tế sẽ có tác động như thế nào đến các giao dịch giữa người dân, doanh nghiệp (DN) và nhà nước?

– Hiện tại, Bộ Tài chính đã ra quyết định sử dụng hệ thống chứng thực chữ ký số của VNPT cho giai đoạn thí điểm “Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế qua mạng internet” và áp dụng chữ ký số vào các thủ tục hải quan điện tử giai đoạn 2009 – 2010.

– Một chương trình thí điểm cũng đang được Tổng cục Thuế bắt đầu triển khai ở TP.HCM, áp dụng ban đầu cho 100 DN lựa chọn, sau đó sẽ mở rộng cho tất cả các DN trên địa bàn thành phố đăng ký sử dụng. Dự kiến chương trình sẽ được triển khai tại Hà Nội, Đà Nẵng và có khả năng được mở rộng ra cả nước trong năm 2010.
-Việc trao đổi, giao dịch của các cá nhân, DN qua mạng ngày càng phổ biến. Trong lĩnh vực thương mại điện tử, thống kê của Bộ Thông tin – Truyền thông cho thấy giao dịch điện tử phát triển khá mạnh với hơn 9.000 website, doanh thu từ mua sắm trực tuyến, điện thoại… lên tới 450 triệu USD/năm. Bên cạnh đó, Chính phủ đang đẩy mạnh cải cách hành chính với việc thúc đẩy phát triển chính phủ điện tử nên nhu cầu về chứng thực số ở VN  rất lớn.

Ứng dụng này khi đưa vào thực tế sẽ giúp cho các giao dịch giữa công dân, DN và nhà nước thuận tiện và đảm bảo hơn. Ví dụ: người dân có thể kê khai, nộp thuế và chuyển tiền trực tiếp qua mạng, DN có thể xây dựng hệ thống mua bán trực tuyến, đảm bảo việc thanh toán qua hệ thống với chứng thư đã được xác nhận, các DN ở các địa phương cũng có thể ký kết hợp đồng qua mạng thay vì phải gặp nhau trực tiếp như hiện nay… Hiện đã có nhiều bộ, ngành triển khai các dịch vụ công trực tuyến có sử dụng chữ ký số: Tổng cục Thuế, Ngân hàng Nhà nước, Bộ Kế hoạch và Đầu tư…

* Để có một chứng thư số thì đăng ký như thế nào ?

– Cá nhân, DN, tổ chức muốn sử dụng dịch vụ này có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi cung cấp các thông tin cần thiết, người sử dụng sẽ được cấp một khóa bí mật để tạo chữ ký số sử dụng trong giao dịch. Đồng thời người sử dụng cũng sẽ được cấp công cụ để chứng thực chữ ký của mình với đối tác. Chữ ký số không giống như chữ ký bình thường ở chỗ mỗi lần ký, người sử dụng sẽ dùng khóa bí mật để tạo chữ ký và mỗi lần ký sẽ là một chữ ký khác nhau (về thuật toán). Dựa vào các công cụ điện tử được cung cấp, các đối tác có thể kiểm tra chứng thư để xác định.

Hiện tại, ngoài chứng thư số cho cơ quan, tổ chức cá nhân, VNPT còn cung cấp các loại chứng thư số cho website và cho chương trình ứng dụng. Cụ thể, các website nếu có chứng thư sẽ giúp người dùng biết website đó có đúng là của chủ sở hữu không, đặc biệt trong trường hợp website bị tấn công, giả mạo, thay đổi thông tin hoặc chèn virus, mã độc.

Tương tự, khi người sử dụng một chương trình ứng dụng nào đó được cung cấp trên mạng, nếu nhà sản xuất ứng dụng đã có chữ ký số ở đó sẽ giúp người sử dụng biết về độ tin cậy của các chương trình ứng dụng này. Nếu các ứng dụng này bị can thiệp, bị hack hoặc thay đổi thì chữ ký sẽ không thể hiện đúng.

Trường Sơn
Theo Thanh Nien
Tu van cong nghe
Tags: quảng bá web Quảng Bá Website quảng cáo trực tuyến quản lý doanh nghiệp quản lý từ xa seo software thiết kế web thiết kế đồ họa Tin công nghệ tin học

Tiềm năng chưa được khai thác

Theo khảo sát của TNS Media công bố ở hội thảo “Saigon Digital Marketing” vào tháng 5/2009 tại TP.HCM, tỷ lệ người sử dụng Internet ở TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ năm 2008 là 53% so với 35% hồi năm 2005. Theo điều tra của Cimigo Online, năm 2005 chỉ có 15% người dân thành thị xem Internet là nguồn thông tin chính khi cần tìm hiểu xu hướng tiêu dùng và nhãn hiệu sản phẩm; đến năm 2008, tỷ lệ này đã tăng lên 40%.

Theo ông Nguyễn Ngọc Dũng, trưởng đại diện Văn phòng phía Nam Hiệp hội Thương mại Điện tử Việt Nam – VPPN Vecom, các con số trên cho thấy Internet đã trở thành kênh quảng bá quan trọng. Tuy nhiên, cho đến nay, vai trò tiếp thị trực tuyến (online marketing) vẫn còn mờ nhạt và chưa hiệu quả. Nếu chọn loại hình quảng bá qua Internet, DN hiện phần lớn vẫn theo hình thức gắn banner trên các báo điện tử. Một số khác lại dùng hình thức “phát tán” thư điện tử theo kiểu spam. Các giải pháp như QC trực tuyến được tổ chức theo chiến dịch phức hợp bằng công nghệ phát QC hay tiếp thị qua thư điện tử một cách bài bản vẫn còn ít được biết đến.

Tiếp thị hiệu quả với 1 triệu đồng!

Tại hội thảo “An toàn thông tin trong giao dịch thương mại điện tử” tổ chức vào trung tuần tháng 6/2009 tại TP.HCM, VPPN Vecom đã giới thiệu cho các hội viên và DN 2 giải pháp tiếp thị trực tuyến với chi phí thấp do ban Nghiên cứu Phát triển Vecom xây dựng. Chỉ với mức ngân sách 1 triệu đồng, DN có thể tiến hành các chiến dịch QC trực tuyến Ad Network hay Email Marketing.

“Một cửa” tiết kiệm chi phí

Ad Network là mạng QC trực tuyến do Vecom xây dựng, có thể kết nối đến vài nghìn website (hiện đã kết nối 50 website) vào hệ thống quản lý duy nhất. Từ hệ thống này, QC sẽ được phân xuống các website. Theo ông Đồng Phước Vinh, giám đốc công ty Digilife, đối tác triển khai các giải pháp cho Vecom, đây là mô hình tiếp thị “một cửa”, vì việc điều phối, quản lý QC trên các website được thực hiện chỉ qua một đầu mối, hiệu quả cho cả KH QC và nhà quản lý website.

Tính phí theo CPM

Hiện, ngành QC trực tuyến trên thế giới đều dùng hệ thống phát QC và tính phí theo số lượt QC phát ra. Đơn vị đo lường là CPM (CPM = Cost-per-thousand impressions, tức là “Tính phí theo 1.000 lần hiển thị”). 1 impression là một lần QC hiển thị trên website. 1 CPM = 1.000 impressions.

Ví dụ: Giá 1 CPM là 20.000 đồng, KH mua 50 CPM thì chi phí QC là: 20.000 x 50 = 1.000.000 (đồng). Tổng số lượt QC của KH được phát ra trên website sẽ là: 1.000 x 50 = 50.000 (lần). Chi phí bình quân cho 1 lần người đọc trang web nhìn thấy QC sẽ là: 1.000.000/50.000 = 20 (đồng/lần).
Với Ad Network, KH QC tự đưa ra mức chi phí và thời hạn QC. Ad Network tính phí theo số lần QC xuất hiện CPM (Cost-Per-Thousand impression: phi cho 1.000 lượt hiển thị trên website) giúp KH QC có thể kéo dài đợt QC của mình thay vì bị giới hạn theo ngày hay tuần. Nhà QC có thể yêu cầu giới hạn số lần hiển thị QC để tiết giảm chi phí. Như vậy, với cùng khoản phí, tùy theo nhu cầu mà DN có thể đăng QC trong 1 tuần hay 1 tháng. Chi phí khởi điểm cho 1 chiến dịch QC là 1 triệu đồng!

Với 1 khoản phí cố định, KH có thể cùng lúc sử dụng nhiều banner cho cùng 1 chiến dịch QC, kéo dài hay rút ngắn thời hạn, tăng hay bớt số vị trí QC. Với công nghệ thông thường, 1 banner chỉ cho 1 vị trí QC, có thể thay banner nhưng không được dùng song song nhiều banner cùng 1 thời điểm, kéo dài thời gian hay tăng vị trí QC thì phải trả thêm tiền. Hơn nữa, kích cỡ banner QC trên Ad Network theo chuẩn quốc tế. Vì vậy, 1 banner có thể gắn lên hàng trăm website khác nhau mà không phải chỉnh sửa kích thước theo chuẩn riêng của từng website.

Bất kỳ QC nào cũng được hiện ra “mặt tiền” trong khu vực “Above the fold” (phần trang web có thể thấy ngay khi truy cập mà không cần kéo chuột). Toàn bộ thông tin về số lần QC hiển thị và được nhấp chuột vào đều ghi nhận lại bởi hệ thống máy chủ trung gian của bên thứ ba độc lập (OpenX, công ty Mỹ chuyên cung cấp hạ tầng phát QC mà Ad Network thuê). Nhà quản lý website không thể can thiệp được vào số liệu này nên sẽ không thể kê khống số lượng truy cập QC.

Công nghệ của Ad Network cho phép nhà QC đăng nhập trang web, xem số liệu thống kê chi tiết về ngày giờ, từng vị trí hay chuyên mục, website mà QC hiển thị. Ad Network có chức năng “Định vị người xem QC” theo từng chuyên mục hay theo thời gian, khu vực địa lý… Điều này cho phép nhà QC hướng chiến dịch quảng bá tới nhóm đối tượng phù hợp. Ad Network kết nối với nhiều website, được chia thành những kênh nội dung, theo giờ hiển thị, theo vùng miền… để nhà QC chọn.

Ad Network cho phép chủ website giữ quyền kiểm soát, duyệt nội dung thì QC mới hiển thị trên website, từ chối đăng các QC không phù hợp. Ad Network với các công cụ tiếp nhận, quản lý QC cho phép nhà quản lý website tiết kiệm đầu tư hạ tầng kỹ thuật, chi phí cho nhân sự khai thác QC.

Ứng dụng công nghệ Ad Network trên một giao diện website:

Email Focus: Tìm đúng mục tiêu

Ngoài Ad Network, ban Nghiên cứu và Phát triển Vecom cũng cung cấp một công cụ tiếp thị trực tuyến là Email Focus, giúp DN quảng bá thông tin với chi phí thấp (khoảng 100 – 200 đồng/thư, so với gửi thư thông thường khoảng 1.000 đồng/thư).

Ông Dũng nhận xét: “Hiện, các hình thức quảng bá spam email vẫn đang diễn ra tràn lan, gây thiệt hại rất lớn đến người sử dụng email. Nguyên nhân là do ý thức về luật pháp của người gửi spam chưa tốt, chưa nắm được quy định chống spam của Nhà nước. Việc sử dụng những công cụ đã được xem là không hợp pháp đang gây thiệt hại cho cả người QC: KH bị spam email sẽ phản ứng ngược và tẩy chay sản phẩm, dẫn đến thiệt hại cho chủ nhãn hàng. Xây dựng Email Focus, Vecom muốn cung cấp 1 công cụ QC trực tuyến chuẩn mực, hợp pháp với chi phí thấp cho hội viên và DN”.

Sử dụng Email Focus, DN được cung cấp DV trọn gói từ việc biên soạn nội dung (theo yêu cầu QC của DN), thiết kế giao diện thư điện tử (định dạng trang web HTML)… đến việc gửi thư và báo cáo thống kê kết quả (lượng thư được xem, bị từ chối, số lượng “nhấp chuột” vào banner QC trong thư…). DV Email Focus đã được đăng ký mã số quản lý với Trung tâm Ứng cứu Sự cố Máy tính (VNCERT) và hệ thống máy chủ gửi thư cũng được đăng ký xác thực với hệ thống chống spam quốc tế theo luật “CAN-SPAM” (chặn spam mail) của Mỹ.

Theo pcworld

Tư vấn công nghệ

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP).

Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

1 Sơ lược về ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng;
• Quản lý nhân sự và tính lương; và,
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở
nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP
2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

2.4 Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

2.6 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

3 Nhà cung cấp ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
3.1 Tự xây dựng nhóm lập trình
Đây là trường hợp donah nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dương như là giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.

3.2 Sử dụng sản phẩm ERP được xây dựng sẵn
Hiện nay các daonh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:

• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe
2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ
trở lên;
• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financials , People-Soft chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, và kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh nghiệp khi áp dụng ERP.

4. Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP
4.1 Tính dễ sử dụng
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.

Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam.

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.

4.2 Cảnh báo
Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã vượt quá mức tín dụng cho phép.

4.3 Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ

Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.

Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lơn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công ty viết.

Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ co phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng tiêu chuẩn rất cao đối với đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềm.

4.4 Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất tòan diện.

Những tài liệu này bao gồm:

• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thong tin về cấu hình của phần cứng;
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;
• Sách tra cứu: Liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;
• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.

4.5 Bản địa hóa
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.

4.6 Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, và Hoa.

4.7 Chế độ đa nhiệm
Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa số/ màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.

Trần Trí Dũng

Theo SAGA

Enterprise resource planning (ERP) integrates internal and external management information across an entire organization, embracing finance/accounting, manufacturing, sales and service, etc. ERP systems automate this activity with an integrated computer-based application. Its purpose is to facilitate the flow of information between all business functions inside the boundaries of the organization and manage the connections to outside stakeholders.[1]

ERP systems can run on a variety of hardware and network configurations, typically employing a database to store its data.[2]

ERP systems typically include the following characteristics:

* An integrated system that operates in (next to) real time, without relying on periodic updates.[citation needed]
* A common database, that supports all applications.
* A consistent look and feel throughout each module.
* Installation of the system without elaborate application/data integration by the Information Technology (IT) department
Functional areas

Finance/Accounting
General ledger, payables,cash management, fixed assets, receivables, budgeting, consolidation
Human resources
payroll,training, benefits, 401K, recruiting, diversity management
Manufacturing
Engineering, bill of materials, work orders, scheduling, capacity, workflow management, quality control, cost management, manufacturing process, manufacturing projects, manufacturing flow, activity based costing, Product lifecycle management
Supply chain management
Order to cash, inventory, order entry, purchasing, product configurator, supply chain planning, supplier scheduling, inspection of goods, claim processing, commissions
Project management
Costing, billing, time and expense, performance units, activity management
Customer relationship management
Sales and marketing, commissions, service, customer contact, call center support
Data services
Various “self-service” interfaces for customers, suppliers and/or employees
Access control
Management of user privileges for various processes

[edit] History
[edit] Origin of “ERP”

In 1990 Gartner Group first employed the acronym ERP[4] as an extension of (material requirements planning (MRP), later manufacturing resource planning[5][6]) and computer-integrated manufacturing. Without supplanting these terms, ERP came to represent a larger whole, reflecting the evolution of application integration beyond manufacturing.[7] Not all ERP packages were developed from a manufacturing core. Vendors variously began with accounting, maintenance and human resources. By the mid-1990s ERP systems addressed all core functions of an enterprise. Beyond corporations, governments and non-profit organizations also began to employ ERP systems.[8]
[edit] Materials requirements planning

MRP was the precursor to ERP. Large companies found great value in creating a common foundation for automating information management for their manufacturing processes. Success with MRP projects led companies and vendors to consider expanding to other functional areas.[citation needed]
[edit] Expansion

ERP systems experienced rapid growth in the 1990s because the year 2000 and the Euro disrupted legacy systems. Many companies took this opportunity to replace such systems with ERP. This rapid growth in sales was followed by a slump in 1999 after these issues had been addressed.[9]

ERP systems initially focused on automating back office functions, indicating that customers and the general public were not directly involved. Front office functions such as customer relationship management (CRM) dealt directly with customers, or e-business systems such as e-commerce, e-government, e-telecom, and e-finance, or supplier relationship management (SRM) became integrated later, when the Internet simplified communicating with external parties.[citation needed]

“ERP II” was coined in the early 2000s. It describes web-based software that allows both employees and partners (such as suppliers and customers) real-time access to the systems. “Enterprise application suite” is an alternate name such systems.[citation needed]
[edit] Components

* Transactional database
* Management portal/dashboard
* Business intelligence system
* Customizable reporting
* External access via technology such as web services
* Search
* Document management
* Messaging/chat/wiki
* Workflow management

[edit] Best practices

Best practices are incorporated into most ERP systems. This means that the software reflects the vendor’s interpretation of the most effective way to perform each business process. Systems vary in the convenience with which the customer can modify these practices.[10] Companies that implemented industry best practices decreased mission-critical project tasks such as configuration, documentation, testing and training. In addition, best practices reduced risk by 71% when compared to other software implementations.[11]

The use of best practices eases compliance with requirements such as IFRS, Sarbanes-Oxley, or Basel II. They can also help industry standard functions such as electronic funds transfer. This is because the procedure can be readily codified within the ERP software, and then replicated with confidence across multiple businesses who share that business requirement.[citation needed]
[edit] Modularity

Most systems are modular simply for the flexibility of implementing some functions but not others. Some common modules, such as finance and accounting are adopted by nearly all companies implementing enterprise systems; others however such as human resource management are not needed by some companies and therefore not adopted. A service company for example will not likely need a module for manufacturing. Other times companies will not adopt a module because they already have a system they believe to be superior. Generally speaking, the greater the number of modules selected, the greater the integration benefits, but also the increase in costs, risks and changes involved.[citation needed]
[edit] Connectivity to plant floor information

ERP systems connect to real-time data and transaction data in a variety of ways. These systems are typically configured by systems integrators, who are able to bring in their unique knowledge on process, equipment, and vendor solutions.

Direct integration—ERP systems connectivity (communications to plant floor equipment) as part of their product offering. This requires the ERP system developers to offer specific support for the variety of plant floor equipment that they want to interface with. ERP Vendors must be expert in their own products, and connectivity to other vendor products, often those offered by competitors.

Database integration—ERP systems connect to plant floor data sources through a staging table in a database. Plant floor systems deposit the necessary information into the database. The ERP system takes the information from the table. The benefit of staging is that ERP vendors do not need to master the complexities of equipment integration. Connectivity becomes the responsibility of the systems integrator.

Enterprise appliance transaction modules (EATM)—These devices communicate directly with plant floor equipment and with the ERP system via methods supported by the ERP system. EATM can employ a staging table, Web Services, or system–specific program interfaces (APIs). The benefit of an EATM is that it offers an off–the–shelf solution.

Custom–integration solutions—Many system integrators offer custom solutions. These systems tend to have the highest level of initial integration cost, and can have a higher long term cost in terms on maintenance and reliability. Long term costs can be minimized through careful system testing and thorough documentation. Custom-integrated solutions typically run on workstation or server class computers.

Standard protocols—Communications drivers are available for plant floor equipment and separate products have the ability to log data to relational database tables. Standards exist within the industry to support interoperability between software products, the most widely known being OPC, managed by the OPC Foundation.

[edit] Implementation

ERP’s scope usually implies significant changes to staff work practices.[12] Generally, three types of services are available—consulting, customization, and support.[12] Implementation time depends on the size of the business, the number of modules, the extent of customization, the scope of the changes to business processes, and the willingness of the customer to take ownership for the project. ERP systems are modular, so they can be implemented in stages. The typical project consumes about 14 months and requires around 150 consultants.[13] Small p can require months; multinational and other large implementations can take years.[citation needed] Extensive customization can substantially increase implementation times.[13]

Implementing ERP software can overwhelm technicians who lack explicit experience with it. As a result, hiring professionally trained consultants to implement these systems is common.[citation needed] Consulting firms typically provide three areas of professional services: consulting, customization, and support. The client organization can also employ independent program management, business analysis, change management, and UAT specialists to ensure their business requirements remain a priority during implementation.[citation needed]
[edit] Process preparation

Implementing ERP can require changing existing business processes to the “best practice” approach that the software embodies.[14] Neglecting to understand the needed process changes prior to starting implementation is a main reason for project failure.[15] It is therefore crucial that organizations thoroughly analyze business processes before selecting a vendor. This analysis can identify opportunities for process modernization. It also enables an assessment of the alignment of current processes with those provided by the ERP system. Research indicates that the risk of business process mismatch is decreased by:

* linking current processes to the organization’s strategy;
* analyzing the effectiveness of each process;
* understanding exising automated solutions.[16][17]

ERP implementation is considerably more difficult (and politically charged) in decentralized organizations, because they often have different processes, business rules, data semantics, authorization hierarchies and decision centers.[18] This may require that some business units remain outside the ERP system, delaying implementation to work through the necessary changes for each unit, reducing integration (e.g. linking via Master data management) or customization to meet each unit’s needs.[citation needed]

A potential disadvantage is that adopting “standard” processes can lead to a loss of competitive advantage. While this has happened, losses in one area often offset by gains in other areas, increasing overall competitive advantage.[19][20]
[edit] Configuration

Configuring an ERP system is largely a matter of balancing the way you want the system to work with the way the system lets you work. ERP systems typically build many changeable parameters that modify the operation of the system. For example, an organization can select the type of inventory accounting—FIFO or LIFO—to employ, whether to recognize revenue by geographical unit, product line, or distribution channel and whether to pay for shipping costs when a customer returns a purchase.[citation needed]
[edit] Customization

When the system doesn’t offer a particular feature, the customer can re-write part of the code, or interface to an existing system. Both options add time and cost to the implementation process and can dilute system benefits. Customization inhibits seamless communication between suppliers and customers who use the same ERP system uncustomized.[citation needed]

Key differences between customization and configuration include:

* Customization is always optional, whereas the software must always be configured before use (e.g., setting up cost/profit center structures, organisational trees, purchase approval rules, etc.)
* The software was designed to handle various configurations, and behaves predictably
* The effect of configuration changes on system behavior and performance is predictable and is the responsibility of the ERP vendor. The effect of customization is the customer’s responsibility and increases testing activities.
* Configuration changes survive upgrades to new software versions. Some customizations (e.g. code that uses pre-defined “hooks” that are called before/after displaying data screens) survive upgrades, though they will still need to be retested. Others (e.g. those involving changes to fundamental data structures) are overwritten during upgrades and must be reimplemented.

Customization can be expensive and complicated, and can delay implementation. Nevertheless, customization offers the potential to obtain competitive advantage vis a vis companies using only standard features.
[edit] Extensions

ERP systems can be extended with third-party software. ERP vendors typically provide access to data and functionality through published interfaces. Extensions offer features such as:[citation needed]

* archiving, reporting and republishing;
* capturing transactional data, e.g. using scanners, tills or RFID
* access to specialized data/capabilities, such as syndicated marketing data and associated trend analytics.

[edit] Data migration

Data migration is critical to implementation success and requires significant planning. Unfortunately, since migration is one of the final activities before the production phase, it often receives insufficient attention. The following steps can structure migration planning:[21]

1. Identify the data to be migrated
2. Determine the timing of data migration
3. Generate the data templates
4. Freeze the tools for data migration
5. Decide on migration-related setups
6. Decide on data archiving

[edit] Consultants

Many organizations do not have sufficient internal skills to implement ERP. Typically, an outside consulting team is responsible for the ERP implementation including:[citation needed]

1. selecting
2. planning
3. training
4. configuring/customizing
5. testing
6. implementation
7. delivery

Examples of other services include writing process triggers and custom workflows; specialist advice to improve how the ERP is used in the business; system optimization; custom reports; complex data extracts or implementingBusiness Intelligence.[citation needed]

For mid-sized companies, the cost of the implementation typically ranges from 1-2x the software’s list price. Large companies, and especially those with multiple sites or countries, may spend 3-5x.[citation needed]

Unlike most single-purpose applications, ERP packages typically include source code and a vendor-supporteddevelopment environment for customizing and extending the delivered code.[citation needed]
[edit] Comparison to special-purpose applications
[edit] Advantages

The fundamental benefit of ERP is that by integrating the myriad processes by which businesses operate, it saves time and expense. Decisions can be quicker and with fewer errors. Data is visible across the organization. Tasks that benefit from this integration include:[citation needed]

* Sales forecasting, which allows inventory optimization
* Order tracking, from acceptance through fulfillment
* Revenue tracking, from invoice through cash receipt
* Matching purchase orders (what was ordered), inventory receipts (what arrived), and costing (what the vendor invoiced)

ERP systems centralize data. Benefits of this include:

* No synchronizing changes between multiple systems – consolidation of finance, marketing and sales, human resource, and manufacturing applications
* Enables standard product naming/coding.
* Provides comprehensive view of the enterprise (no “islands of information”). Makes real–time information available to management anywhere, anytime to make proper decisions.
* Protects sensitive data by consolidating multiple security systems into a single structure.[22]

[edit] Disadvantages

* Customization is problematic.
* Re-engineering of business processes to fit the ERP system may damage competitiveness and/or divert focus from other critical activities
* Can cost more than less integrated and/or less comprehensive solutions
* High switching costs increase vendor negotiating power vis a vis support, maintenance and upgrade expenses
* Overcoming resistance to sharing sensitive information between departments can be a diversion.
* Integration of truly independent businesses can creates unnecessary dependencies.
* Extensive training requirements take resources from daily operations.
* Post implementation depression.

Source: Wiki

Tư vấn công nghệ

]]> https://tuvancongnghe.net/erp-he-thong-hoach-dinh-nguon-luc-doanh-nghiep/feed/ 0 https://tuvancongnghe.net/dich-v-web/ https://tuvancongnghe.net/dich-v-web/#respond Fri, 14 Jan 2011 10:25:42 +0000 http://tuvancongnghe.net/?p=333 Website của bạn chính là một văn phòng giao dịch kinh doanh toàn cầu hội nhập và phát triển trong nền kinh tế năng động. Đó là cơ hội của bạn để vượt lên cạnh tranh ngang bằng với các đối thủ khác. Hãy tham gia ngay 1 trong 2 mức trọn gói đăng ký tên miền thiết kế website dưới đây.

Vài năm trước đây, chúng ta đã chứng kiến sự tác động của Internet vào thế giới kinh doanh mạnh mẽ như thế nào? Các nhà phân tích và các chuyên gia đã tuyên bố một “Thế giới Internet” đang thống trị thế giới thực. Họ đã nói đúng song lại không phải hoàn toàn như vậy. Internet đã thay đổi hoàn toàn diện mạo của kinh doanh nhưng nó không thay đổi nhu cầu đối với một kế hoạch kinh doanh vững chắc và cũng sẽ có rất nhiều vấn đề cần phải bàn bạc.

Vài năm trước đây, chúng ta đã chứng kiến sự tác động của Internet vào thế giới kinh doanh mạnh mẽ như thế nào? Các nhà phân tích và các chuyên gia đã tuyên bố một “Thế giới Internet” đang thống trị thế giới thực. Họ đã nói đúng song lại không phải hoàn toàn như vậy. Internet đã thay đổi hoàn toàn diện mạo của kinh doanh nhưng nó không thay đổi nhu cầu đối với một kế hoạch kinh doanh vững chắc và cũng sẽ có rất nhiều vấn đề cần phải bàn bạc.

Việc mua bán hàng qua mạng thông qua các trung tâm giao dịch ảo, chợ ảo, siêu thị ảo… đang ngày càng thu hút một lượng lớn khách hàng sử dụng. Điều này đang dần làm thay đổi phương thức mua bán truyền thống lâu nay. Các chuyên gia cho rằng, phương thức mua bán trên mạng khó có thể thay thế được cách mua bán truyền thống lâu nay, nhưng hình thức mua bán này sẽ thu hút được nhiều người tham gia trong tương lai, đặc biệt khi dịch vụ Internet ngày càng có nhiều người sử dụng.

Nhiều thương nhân và doanh nghiệp bán lẻ ngoại tuyến đã sốc khi nhìn những con số của thương mại điện tử. Sự thành công của thế giới trực tuyến đã làm thế giới ngoại tuyến phải lo ngại. Cứ thử tưởng tượng việc mua bán này, diễn ra theo lối cũ, tức là các khâu tự động hóa của thương mại điện tử được thay bằng con người – gồm cả các phương tiện điện thoại, fax, e-mail – thời gian cần thiết cho toàn bộ quy trình cũng phải lên đến vài ngày. Với thương mại điện tử, thời gian được thu ngắn, độ chính xác và độ tin cậy gia tăng rất nhiều, và nhờ đó giá thành giảm xuống, khách hàng được hài lòng hơn.

Mua sắm qua thương mại điện tử còn mang lại một thuận lợi khác có giá trị kinh tế không nhỏ đối với doanh nghiệp: nhờ phân bố chức năng và phương tiện mua sắm trực tiếp đến tay những nhân viên có nhu cầu đặt mua hàng, đơn vị mua sắm của công ty có nhiều thì giờ và cơ hội để sử dụng nhân viên chuyên nghiệp của mình vào các công tác nghiệp vụ phức tạp và có lợi hơn cho công ty như nghiên cứu, phân tích và dự báo; thương lượng các hợp đồng, củng cố và cải thiện quan hệ với những nhà cung cấp chiến lược của mình.

Những đại gia đầu tiên đặt chân vào hoạt động kinh doanh trực tuyến là những hãng danh tiếng như Yahoo và sau đó là Amazon, Buy.com, và eBay, nhưng bằng hàng loạt những cuộc tấn công “chết người”, các hacker đã cho những công ty này nếm mùi khủng hoảng. Và kết quả là tất cả phải tập trung vào tự chữa trị, vá víu những chỗ hổng và “vết thương”, tính toán thiệt hại và gắng tìm những biện pháp phòng tránh trong tương lai. Tất nhiên, việc nâng cấp hệ thống an ninh bảo mật là tất yếu và phải được thực hiện càng nhanh càng tốt. Điểm đáng nhớ của kỷ nguyên Internet là vào giữa những năm 2000, khi cuộc khủng hoảng dotcom xảy ra. Biểu tượng thành công của những hãng nổi danh trong thời gian trước đó mà doanh thu và lợi nhuận được tôn đến tận mây xanh đã sụp đổ, tiền của các công ty này cũng chạy đi nhanh như khi chúng đã từng chạy về túi của họ. Có nhiều lý do để giải thích cho sự thất bại này như các công ty chưa có chiến lược và công nghệ hoàn hảo, khả năng quản lý hoạt động kinh doanh trên mạng chưa hiệu quả nhưng tựu trung lại đều ở một mấu chốt: tất cả đều có thể xảy ra trên thương trường với những hoạt động kinh doanh mới nổi. Bên cạnh đó, công chúng vẫn nhìn nhận việc bán hàng trực tuyến như một thực thể đơn lẻ chứ không phải là tổng hoà của các thành phần khác nhau. Điều này dẫn đến kết quả là nếu một web site phạm phải một sai lầm sẽ lập tức bôi nhọ thanh danh của các nhà bán lẻ trực tuyến nói chung. Nguyên nhân thường nằm ở chỗ các site không hoàn thành hợp đồng một cách trọn vẹn, phơi bày thông tin cá nhân hoặc mắc bất kỳ lỗi nào khác mà họ đã cam kết không mắc phải khi ký kết hợp đồng. Khác với lĩnh vực buôn bán truyền thống: nếu như Sear mắc lỗi thì Kmart không bị tổn hại do lỗi đó gây ra, hoạt động kinh doanh trực tuyến lại có những đặc điểm riêng: nếu Sear.com thất bại, chi nhánh của Kmart, BlueLight.com có thể phải hứng chịu hậu quả.

Internet đã gây nên hàng loạt những vấn đề hóc búa về luật pháp và kinh doanh, nhưng đây mới chỉ là những nếm trải nho nhỏ trước những tình thế khó xử về vấn đề riêng tư, an ninh, tài sản tri thức và bản chất kinh doanh mà các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt trong những thập kỷ tới. Tiến hay thoái, kỷ nguyên kỹ thuật số mới chỉ vừa châm ngòi cho một cuộc chiến đầy cam go.

Giải pháp nào cho các doanh nghiệp

Thị trường thế giới rộng lớn luôn rộng cửa đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cần biết rằng các công ty, tập đoàn lớn hiện nay, ngoài việc đánh giá chất lượng các sản phẩm và dịch vụ bằng các thiết bị công nghệ sản xuất sản phẩm, còn rất chú ý đến khả năng áp dụng công nghệ thông tin của các đối tác làm ăn với mình, xem đó như là một tiêu chuẩn quan trọng bậc nhất trong khả năng quản lý doanh nghiệp tốt để duy trì chất lượng một cách thường xuyên cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ làm ra.

Công nghệ thông tin, bao gồm viễn thông và tin học, đóng vai trò quan trọng cho nền kinh tế tri thức. Tương tự như hàng hoá cần được sản xuất bởi dây chuyền máy móc và được lưu thông trên thị trường, thông tin và tri thức sẽ được xử lý bằng hệ thống tin học và truyền tải qua môi trường viễn thông. Hầu hết các hành vi kinh doanh, thương mại trước đây sẽ được mô phỏng hoặc thay thế để có thể thực hiện qua các cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Do đó những khái niệm tâm lý về không gian và thời gian trước đây của doanh nghiệp sẽ biến đổi một cách sâu sắc. Doanh nghiệp cần có những chuẩn bị để theo kịp sự phát triển của công nghệ.

Nếu như nền văn minh công nghiệp trước đây tận dụng năng lực của máy móc thiết bị để gia tăng năng suất lao động lên hàng chục lần thì giờ đây, nền văn minh tri thức sẽ thu hẹp không gian, rút ngắn thời gian và sẽ tạo ra một hệ số thu ngắn, mà theo nhiều chuyên gia phân tích sẽ lên tới hàng trăm lần. Điều đó có nghĩa rằng những gì mà con người cảm nhận về một sự thay đổi trong 10 năm thì trong thời gian tới sẽ chỉ còn 1-2 năm hoặc ngắn hơn. Đây thực sự là một thời cơ lớn và thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp.

Sau khi những “bong bóng” dotcom xuất hiện và vỡ tung, các doanh nghiệp cần tìm ra xu hướng phát triển mới của mình trong kỷ nguyên công nghệ. Các doanh nghiệp nên nhận ra và bắt kịp các xu hướng phát triển mới đã và đang xuất hiện.

Đổi mới hình thức và nội dung trang web

Bên cạnh việc sáp nhập và mua lại để củng cố vị thế trong kinh doanh, các công ty dotcom cũng đang “đóng cửa sửa nhà”. Làn sóng “sa thải nhân công” đã tạm ngừng, các công ty đã bắt đầu quan tâm đến việc tái thiết và gây dựng lại danh tiếng của mình. Ví dụ như công ty đấu giá trực tuyến nổi danh eBay đã thực hiện việc tái cơ cấu trang chủ của họ – một sự đổi mới về phong cách xây dựng trang web và nội dung để tương ứng với những cuộc đấu giá tầm cỡ do eBay đưa ra. Còn Priceline.com đã tuyên bố họ sẽ “tân trang” lại trang chủ của mình, đơn giản và tiện dụng, dễ tìm kiếm và so sánh giá cả của các chuyến du lịch.

Nhiều công ty dotcom đã phải trả giá cho những ý tưởng sai lầm là chỉ cần làm xong trang web và “quẳng” nó lên mạng là xong. Sau khi đã có những bài học đích đáng, họ đã phải tự hỏi: “Liệu website của chúng ta đã thực sự tốt chưa? Những dịch vụ khách hàng của chúng ta đã hoàn hảo chưa?”. Trào lưu tái thiết này sẽ thực sự trở thành “mốt” khi các nhà bán lẻ trực tuyến nhận thức được rằng họ có những cơ hội thực sự để thúc đẩy doanh số và lợi nhuận chỉ bằng cách “thể hiện lại” những gì họ đã có. Trong nhiều trường hợp, họ phải bỏ đi những hình ảnh động quá rườm rà và nặng để việc download và tìm hiểu trang web đơn giản hơn.

Đảm bảo an toàn thông tin trong giao dịch điện tử

Vấn đề bảo đảm an toàn thông tin trong giao dịch điện tử, nhìn nhận một cách toàn diện, thực sự là một vấn đề phức tạp và bao hàm nhiều khía cạnh. Nó không đơn giản như lời khuyên của một số chuyên gia là “muốn tiếp cận với Internet thì hãy trang bị bức tường lửa, nếu cần sự bảo vệ thì hãy mã hóa và mật khẩu là đủ để xác thực”. Thực tế, để đạt hiệu quả thiết thực và tiết kiệm, cần phải hiểu vấn đề này theo khái niệm “biết cách bảo vệ để chống lại sự tấn công tiềm ẩn”. Bởi vậy, nó phải là tổng hòa các giải pháp của hạ tầng cơ sở bảo mật.

Trước hết doanh nghiệp phải xây dựng chính sách an toàn thông tin cho Giao dịch điện tử nhằm tạo sự rõ ràng và có thể tiên liệu được, phản ánh được sự cân bằng quyền lợi của các chủ thể tham gia giao dịch điện tử, quan tâm tính riêng tư và an toàn xã hội, ban hành các tiêu chuẩn mật mã và chữ ký điện tử sử dụng trong giao dịch điện tử.

Đối với các kỹ thuật an toàn, vấn đề đặt ra là kỹ thuật nào được chấp nhận để đảm bảo an toàn thông tin trong giao dịch điện tử: công nghệ mã hóa đối xứng, mã hóa phi đối xứng, công nghệ chữ ký số, công nghệ chữ ký sinh học v.v.; các chuẩn công nghệ đối với các kỹ thuật an toàn; công nhận về mặt pháp lý các kỹ thuật an toàn được chấp nhận, ví dụ: văn bản pháp quy về chữ ký điện tử (Electronic signature) nói chung và về chữ ký số (Digital signature) nói riêng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ với hạ tầng công nghệ, quy định thống nhất tiêu chuẩn cấu trúc thiết lập hệ thống mạng và sử dụng công nghệ, ngôn ngữ giao tiếp và phần mềm ứng dụng, tổ chức hệ thống chứng thực và phân phối khóa mã, các công cụ nghiệp vụ kỹ thuật kiểm tra và phát hiện xâm nhập; các giải pháp dự phòng, khắc phục sự cố xẩy ra

Với hệ thống thông tin mở, sử dụng công nghệ đa phương tiện như hiện nay thì về mặt lý thuyết không thể đảm bảo an toàn thông tin 100%. Điều cốt yếu là doanh nghiệp phải tiên liệu được các nguy cơ tấn công tiềm ẩn đối với cái cần phải bảo vệ và biết bảo vệ như thế nào cho hiệu qủa đối với hệ thống của mình. Cuối cùng, yếu tố con người vẫn là quyết định. Con người không được đào tạo kỹ năng và không có ý thức bảo mật cũng là kẽ hở cho những kẻ xấu khai thác. Nói cách khác, an toàn thông tin trong giao dịch điện tử cần phải được bổ sung giải pháp an toàn nội bộ đặc biệt chống lại những đe doạ từ bên trong.

Có thể nói,những công nghệ có mặt sớm hơn như in ấn đến điện báo, cũng đóng vai trò tương tự và đã tạo nên những thay đổi lớn qua thời gian. Tuy nhiên, những thay đổi mang tính bước ngoặt về kinh doanh thời kỳ số hoá trong thập kỷ tới có xu hướng diễn ra mạnh mẽ hơn, nhanh hơn bất cứ một công nghệ quá khứ nào bởi những công nghệ thúc đẩy chúng đang phát triển nhanh hơn bao giờ hết. Đáng kể hơn, nếu được kết hợp cùng nhau, những công nghệ này sẽ có mặt hầu khắp mọi lúc mọi nơi trên thương trường như sự có mặt của điện. Những công nghệ này có lợi hay có hại đối với doanh nghiệp là không thể tiên đoán bởi cách chúng được ứng dụng ra sao là một vấn đề của sự lựa chọn mang tính chủ quan của các doanh nghiệp.

(Tổng hợp từ IT&D)

Tư vấn công nghệ