Rất nhiều bạn đang lên kế hoạch cho việc xây dựng một website cho nhiều mục đích như quảng cáo sản phẩm, bán hàng trực tuyến, quảng bá công ty…… Lợi ích của website chúng ta không bàn cãi tới, nó ngày càng trở lên quan trọng gấp thiết với các công ty trong thời kỳ công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều trong các lĩnh vực.

Nhiều khách hàng còn băn khoăn không biết thiết kế xây dựng website thế nào là hiệu quả cho minh.

Chúng tôi xin tư vấn một số điều sau nhằm giúp các bạn xây dựng website hiệu quả hơn.

– Trước nhất các bạn nên vạch định các tính năng yêu cầu của các bạn để các nhà thiết kế website chuyên nghiệp đưa cho bạn những lời khuyên tốt nhất và phù hợp với mục đích của bạn.  Các bạn cứ tưởng tượng khi các bạn xây nhà thì các bạn nên nói với nhà thiết kế ngôi nhà của bạn gồm có những gì? Có bao nhiêu phòng, theo kiểu như thế nào để các nhà thiết kế sẽ đưa ra cho bạn một bản vẽ phù hợp.

– Một website hiệu quả ngày nay nó càng phải đạt được các yêu cầu cao hơn và phù hợp với các công nghệ hiện đại của các nhà phát triển khác.  Một website hiệu quả phải đảm bảo được tính năng, giao diện tốt

+ Tính năng là gì? Nó phải đáp ứng các yêu cầu của khách hàng về các tính năng được yêu cầu, nó phải phù hợp về tối ưu hóa cho các công cụ tìm kiếm như Google, Yahoo, Bing…., các dòng code phải được tối ưu tốt nhất, các tính năng tìm kiếm, search trên website phải đạt được độ tối ưu cao, website có tính bảo mật tốt qua các tính năng post, get dữ liệu.

+ Giao diện cũng là một phần quan trọng trong việc thành công của website. Một ngôi nhà đẹp, nhiều người nhìn thấy phải trầm trổ khen đẹp chắc hẳn ngôi nhà đó phải được phối màu phù hợp, thiết kế đẹp mắt. Website của bạn cũng như vậy. Khi tính năng chạy tốt và bảo mật cao, mà khách hàng ghé thăm vào thấy nó như một đống lộn xộn thì website của bạn sẽ không phải là sự lựa chọn lần sau của họ.

Các bạn cần thiết kế website cho bất cứ mục đích gì, xin vui lòng liên hệ chúng tôi sẽ tư vấn giúp các bạn đạt hiệu quả cáo nhất.

TVCN – Tư vấn công nghệ

Tùy từng lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp mà website mang lại những lợi ích khác nhau. Dưới đây là một vài lợi ích quan trọng:

	Cơ hội quảng bá không giới hạn, công việc kinh doanh mở cử 24h/1ngày: Website của Bạn chính là một văn phòng giao dịch kinh doanh toàn cầu luôn mở cửa 24h/ngày, 7 ngày/ tuần và 365 ngày /năm. Bất kỳ ai, dù ở đâu đều có thể ghé thăm văn phòng của Bạn.
	Tiết kiệm và tối ưu: hãy tưởng tượng, thay vì phải gửi Catalogue bằng giấy hoặc đĩa CDROM cho khách hàng, Bạn có thể mời khách hàng đến thăm website của mình với những thông tin còn cặn kẽ và đầy đủ hơn ở Catalogue. Bạn chẳng phải trả lương cho ai cả, mọi thứ ở văn phòng giao dịch toàn cầu của Bạn đều được thực hiện một cách chính xác và hoàn toàn tự động. Chi phí để có được một website thật là quá nhỏ bé so với núi chi phí mà bạn bỏ ra để quảng bá các hoạt động của Bạn bằng những phương tiện truyền thống.
	Đồng hành và vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh trong một môi trường kinh doanh năng động Với việc có một website, Bạn đã sẵn sàng song hành cùng các đối thủ cạnh tranh chinh phục các cơ hội trong nền kinh tế Internet. Nếu website của Bạn được điều hành và phát triển dựa trên các giải pháp và công nghệ do WEC cung cấp, thì chúng tôi có thể đảm bảo rằng Bạn sẽ vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh là một mục tiêu hoàn toàn thực tiễn.
	Có thêm hàng ngàn khách hàng mới, làm thỏa mãn cả những khách hàng khó tính nhất Với môi trường internet năng động, Bạn dễ dàng thay đổi và cập nhật thông tin lên website của mình để sẵn sàng làm thoả mãn yêu cầu của các khách hàng khó tính nhất. Và tất nhiên, nỗ lực cung cấp các thông tin chất lượng cao của Bạn sẽ mang lại kết quả là Bạn sẽ có thêm vô số các khách hàng tiềm năng và hàng ngàn khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn.
	Tạo ra được hình ảnh về một Doanh nghiệp được tổ chức khoa học và hiệu quả Với việc tổ chức các thông tin trên website của mình hướng tới lợi ích của khách hàng thì khách hàng sẽ dễ dàng khai thác các thông tin trên website của Bạn. Và khi khách hàng hài lòng thì Bạn đã xây dựng được hình ảnh tốt đẹp về mình trong tâm trí và tình cảm của khách hàng.
	Phương tiện tốt nhất để Bạn tiếp thị sản phẩm, dịch vụ và hình ảnh của mình theo một hình thức mới. Thật vậy, với các công nghệ và kỹ thuật hiện đại hiện nay thì Bạn hoàn toàn có thể tin tưởng rằng website chắn chắn là là một phương tiện truyền thông tốt nhất để Bạn có thể thực hiện ý đồ của mình trong việc quảng bá và tiếp thị của mình một cách sinh động và hiệu quả nhất mà một phương tiện đơn lẻ khác không thể đáp ứng được.

1. Tại sao tôi cần website?

2. Tôi sẽ được lợi gì khi có website?

1. Tại sao tôi cần website?

Trước tiên, do tốc độ phát triển Internet nhanh, đối thủ cạnh tranh của bạn luôn tìm cách kiểm soát phần thị trường đáng kể trên mạng Internet và nếu họ giành được thị phần đó sớm hơn bạn, bạn sẽ khó có thể giành lại nó. Ví dụ, nếu vào thời điểm này công ty bán sách nào đó muốn tiếp cận internet để thiết lập cửa hàng trực tuyến của họ, họ sẽ không đạt được nhiều kết quả, vì các công ty như Amazon.com, Borderr.com và các công ty khác đã nắm quyền kiểm soát thị trường đặc biệt này – bán sách trên internet. Công ty của bạn sẽ giống như công ty bán sách kia nếu bạn chậm chân trong việc thiết lập sự hiện diện của mình trên Internet. Một lý do khác để bạn tiến hành việc kinh doanh trực tuyến càng sớm càng tốt là trên thực tế bạn có thể không đăng ký được tên miền mà bạn muốn (www.tencongty.com) bởi vì tên miền đang được đăng ký với tốc độ khoảng trên 60.000 tên mỗi ngày. Việc đăng ký tên miền cho phù hợp với doanh nghiệp

2. Tôi sẽ được lợi gì khi có website

Có nhiều cách để doanh nghiệp của bạn có thể có lợi từ việc có một website riêng. Đây là một vài khía cạnh quan trọng:

• Quảng cáo không giới hạn. Nếu bạn đã từng đang quảng cáo trên các loại báo, ấn phẩm, đài tiếng nói hay truyền hình, chắc chắn bạn hiểu rõ chi phí đó lớn như thế nào. Doanh nghiệp của bạn sẽ được chú ý đến. Với hàng trăm triệu người truy cập internet thường xuyên, doanh nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng được biết đến mà không mất nhiều chi phí cho việc đó, khách hàng có thể truy cập thông tin về doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn bất cứ lúc nào và từ bất cứ nơi đâu, với một chiếc máy tính nối vào internet.
• Cơ hội liên kết và hợp tác làm ăn trên mạng rất lớn, ở phạm vi quốc tế. Website của bạn là tấm danh thiếp mà bạn có thể dùng được ở bất cứ nơi đâu trên thế giới này để khuếch trương việc làm ăn. Một tổ chức từ thiện có thể huy động rất hiệu quả các nguồn tài trợ thông qua website khi giới thiệu và cung cấp thông tin về hoạt động của tổ chức mình với toàn thế giới.
• Các ứng dụng cho web được sử dụng ngày càng phổ biến giúp bạn làm được nhiều việc hơn với website của bạn. Ví dụ, một nhà chế tạo có thể thường xuyên tiến hành mời thầu trên website của mình với các thông tin được cập nhật hàng ngày, và như vậy khả năng tìm được đối tác/nhà cung cấp tốt là vô cùng lớn, không hạn chế phạm vi lãnh thổ, với chi phí không đáng kể.
• Website cho phép dễ dàng có thông tin phản hồi từ phía khách hàng. Khách hàng có thể điền vào mẫu phản hồi thiết kế đơn giản và nói cho bạn điều họ nghĩ về sản phẩm và dịch vụ của bạn. Website cho phép trả lời ngay lập tức các câu hỏi khách hàng hay thắc mắc. Nếu bạn phải trả lời quá nhiều lần cùng một câu hỏi về sản phẩm và dịch vụ, hay về doanh nghiệp của bạn nói chung, bạn có thể thêm trang trả lời các câu hỏi hay gặp.
• Việc kinh doanh của bạn sẽ mở cửa 24 tiếng một ngày. Điều này có nghĩa là bạn không phải đóng cửa vào ngày lễ tết hay ngày giáng sinh… Nếu bạn có ở đâu đi nữa thì tất cả mọi người cũng đều có thể xem hàng hóa của bạn. Khi một ai đó muốn biết về thời gian, địa điểm, phương hướng, hay bất cứ thông tin nào về công ty của bạn, họ có thể nhận được những thông tin nay mà hoàn toàn không làm phiền tới bạn.
• Chi phí nhân viên thấp. Khi bạn có một website, bạn có thể chào bán sản phẩm dịch vụ của mình mà không cần thuê thêm nhân công. Bạn sẽ không phải tiêu thêm một khoản tiền nào vào việc bồi thường cũng như bảo hiểm cho nhân viên mới mà vẫn duy trì được doanh số bán hàng và dịch vụ.
• Tạo một hình ảnh về một công ty được tổ chức tốt. Internet là phương tiện hữu hiệu nhất để bạn có thể tạo lập bất kỳ hình ảnh nào về mình mà bạn muốn. Tất cả đều nằm trong tay ban, chỉ cần thiết kế một website chuyên nghiệp, thêm nội dung giúp đỡ khách hàng và ngay lập tức công ty của bạn bắt đầu có hình ảnh của mình. Công ty của bạn nhỏ như thế nào cũng không thành vấn đề, chỉ cần có khát vọng lớn, bạn có thể xây dựng hình ảnh công ty bạn như là một tập đoàn lớn trên Internet.
• Tiết kiệm được bưu phí và chi phí in ấn. Hãy nghĩ xem bạn phải gửi bao nhiêu tấm card cho khách hàng biết về việc bán hàng của bạn. Tất cả có thể được giảm thiểu bằng cách đưa các thông tin bán hàng vào website và mỗi khách hàng tới thăm. Bạn có thể thu thập địa chỉ email của khách hàng, giữ liên hệ với họ về những sự kiện đặc biệt trong gian hàng của bạn thông qua email.
• Cải tiến hệ thống liên lạc. Bạn có thể liên hệ với nhân viên, nhà cung cấp của bạn thông qua website. Mọi thay đổi đều có hiệu lực ngay khi bạn gửi cho họ trên website, và bất kì ai cũng xem được những thông tin cập nhật mà không phải liên lạc trực tiếp với bạn.
  Dịch vụ khách hàng hoàn hảo. Đây là niềm mơ uớc của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các chủ doanh nghiệp không muốn tốn thời gian vào việc giải thích cho khách hàng cách sử dụng sản phẩm, cách lắp đặt, xử lý sự cố, lau chùi, di chuyển, đổi sản phẩm hay bất kì diệu gì phải làm đối với sản phẩm đã được mua. Với một website, chỉ cần đưa ra tất cả các tình huống, tạo câu hỏi và trả lời sẵn, khách hàng của bạn có thể tìm kiếm mối thông tin hỗ trợ mà không phải làm phiền tới bạn.
• Có mặt trên mạng đồng hành với đối thủ cạnh tranh. Bạn phải nghĩ rằng Internet giống nhu cuốn “Danh bạ điện thoại”. Càng ngày càng nhiều người sử dụng website để tìm kiếm thông tin, mua sản phẩm, dịch vụ. Nếu bạn không ở đó, đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ ở đó. Nếu bạn không nằm trong “Danh bạ điện thoại” thì làm sao khách hàng có thể tìm thấy bạn?

Có thể bạn đã có một website? Chúng tôi xin chúc mừng, bạn đã thực hiện được bước đi đầu tiên. Nếu bạn chưa có, tạo sao không lên kế hoạch ngay hôm nay? Dù có hay chưa, chúng tôi mong muốn được tư vấn giúp các bạn phát triển website của mình đúng hướng và phù hợp với doanh nghiệp bạn. Website ngay nay không đơn thuần như nhiều người nghĩ, bạn có thể tưởng tượng website của bạn chính là văn phòng di động của bạn. Hãy xây dượng cho văn phòng của bạn thật phù hợp khi văn phòng đó trước mặt hàng triệu người trên toàn thế giới khi họ ghé thăm.

I.CÀI ĐẶT :
Mở Dỉa chứa Chương Trình ALL IN ONE > Folder DREANWEAVER > Dung lượng 67.20 MB , nhấp File Setup.exe. ( Hình 1 ).
Next > I Accept … > Next > Nhấp chọn Create Shortcut On Desktop > Next > Nhấp chọn Select All > Next > Install > Chạy cài đặt > Finish . Trong dia nầy khi cài đặt không cần Paste File Keygen do Tác giả đã hiệu chỉnh sẵn.
Ra Desktop > Nhấp Shortcut > Chọn Designer > Ok . ( Hình 2 ).

II. MÔ TẢ GIAO DIỆN : START PAGE
1.OPEN A RECENT NEW :
Chứa danh sách 10 Mục được mở gần đây . Nếu mở ít hơn 10 Mục , nó chỉ hiển thị số . Nếu chưa sử dụng Dreaweaver ( D ) , nỏ chỉ xuất hiện Folder Open.
2.CREATE NEW

Chọn 1 trong những tùy chọn sẽ tạo 1 File HTML , Cold Fusion , PHP , ASP VB Script , ASP NET C# , JavaScript , XML , XSLT ( Entire Page ) , CSS , Tạo 1 Site Dreamweaver.
Chọn More để hiển thị Hộp Thoại New Document cung cấp nhiều lựa chọn .
3. CREATE FROM SAMPLES :

Phần giúp bạn chỉ học về xây dựng các Website .
Chứa các Folder , từng Folder chứa nhiều Trang mẫu trình bày đẹp
Nhấp bất cứ Folder nào sẽ mở Hộp thoại New Document. Nhấp Folder Css Style Sheets  > Trong HT nầy bạn có thể chọn nội dung của các Folder khác.

4.EXTEND : Mở Rộng .

Bạn có thể thêm chức năng vào Dreaweaver vốn chưa được đưa vào bằng cách thực hiện thông qua 1 công nghệ gọi là Extensions. Extensions là 1 phần mềm nhằm mở rộng những tính năng của Dreaweaver.
Có thể nhận thêm Extensions  của Macromedia Dreaweaver  Exchange  . Khi nhấp vào chữ :Dreamweaver Exchange.( Xem phần Phụ lục cuối quyển sách ).

5.QUICK TOUR : Khảo sát nhanh và cần thiết

Nhấp lên : Take a Quick Tour of Dreaweaver : Sẽ liên kết đến Trang Web .Công cụ trợ giáo trực tuyến bằng cách sử dụng Breeze Web ( Hình 6 ).

Nhấp lên : Learn About Documentation Resources : Hiển thị tài liệu trực tuyến .( Hình 7 ).

Nhấp lên : Find Authorized Training mở Trang Web cung cấp các tài nguyên đào tạo . ( Hình 8 ).

Nếu không thích mở giao diện START PAGE nầy nhấp lên : Don`t Show Again. ( Hình 9 )

Tuvancongnghe

Thẻ nhớ Eye-Fi Explore X2: cách dễ nhất để tải những bức ảnh và thước phim của bạn lên  Flickr, Facebook, Picasa, MobileMe và YouTube. Nếu bạn có hình ảnh & video từ máy ảnh của bạn bạn có thể  chia sẻ cho bạn bè của bạn một cách nhanh nhất qua chiếc thẻ nhớ này.  Tự động gắn thẻ địa lý để dễ dàng tạo bản đồ  những cuộc phiêu lưu của bạn.
Thẻ nhớ Eye-Fi Explore X2 có thể lưu trữ đến 4.000 bức ảnh hoặc 3 giờ  video bằng bộ nhớ  SDHC 8GB class 6. Kết nối không dây. Tải ảnh và video từ máy ảnh của bạn thông qua mạng Wi-Fi  với hiệu suất chưa từng có nhờ  tích hợp công nghệ 802.11n.  Hình ảnh và video có thể tự động lưu trữ theo  các thư mục  theo ngày. Với tính năng HotSpot Access bạn có thể tải lên Internet hàng chục ngàn bức ảnh và Video có  gắn thẻ địa lý. Tính năng tự động back-up.  Thẻ nhơ tương thích với rất nhiều loại máy ảnh có trên thị trường.

Clip:

SOMOTSHOP

Tư vấn công nghệ

1. Hạn chế HTTP requests.
2. Sử dụng CDN (Content Delivery Network = Mạng giao dịch nội dung: Hệ thống các máy tính được kết nối với nhau qua Internet để truyền nội dung tới người sử dụng).
3. Đưa thêm Expires header.
4. Nén các thành phần (Gzip, hay GNU zip, là ứng dụng phần mềm miễn phí được dùng để nén file).
5. Đưa CSS lên đầu.
6. Chuyển JS (JavaScript) xuống cuối.
7. Tránh các biểu thức CSS.
8. Đặt CSS và JS ở bên ngoài (external files).
9. Giảm quá trình tra cứu DNS.
10. Thu nhỏ JS.
11. Tránh chuyển hướng site (redirect).
12. Loại bỏ các đoạn script trùng lặp (duplicate scripts).
13. Tắt ETags.
14. Làm cho AJAX nhỏ và có thể lưu trữ được (cacheable).

Công cụ để hỗ trợ: YSLow Plugin for Firefox (Link: http://developer.yahoo.com/yslow/, nói chung công cụ đó không ổn định lắm, cùng một site mà mỗi lúc kết luận 1 khác, tớ chưa biết cách dùng)

1. Minimize HTTP Requests

Giảm tối đa yêu cầu đến server là nguyên tắc đầu tiên mà Yahoo đưa ra. Một trang web chứa bao nhiêu đối tượng (CSS, HTML, hình ảnh…) thì khi người dùng truy cập bấy nhiêu yêu cầu (request) được gửi đến server. Chúng ta đã biết, càng nhiều yêu cầu thì càng lâu đáp ứng, hãy thử những cách sau để giảm yêu cầu đến server.
* Nếu có thể, gộp những hình ảnh nền (background-image) để giảm số lần yêu cầu xuống.
* Sử dụng background-image trong CSS tối đa có thể để hiển thị hình ảnh
Việc này rất có lợi cho lần đầu viếng thăm của người dùng bằng cách để lại ấn tượng tốt về tốc độ truy cập.

2. Use a Content Delivery Network

Thời gian đáp ứng hay hiểu một cách khác là tốc độ truy cập của website phụ thuộc vào khoảng cách địa lí của người xem với server. Trong trường hợp nhất định bạn nên chọn một server gần với đối tượng bạn đọc nhất. Đó là lựa chọn đúng đắn đối với những cá nhân hoặc công ty nhỏ.
Nhưng với những mục đích lớn lao hơn, ở đây là lượng độc giả lớn và phủ khắp. Bạn nên sử dụng Content Delivery Network (CDN). CDN là một mạng lưới các server được bố trí rộng rãi. Mỗi đối tượng độc giả sẽ được phục vụ bởi một server nhất định sao cho đảm bảo thời gian đáp ứng là cao nhất. Nhiều công ty lớn đều có CDN riêng, nhưng nếu bạn đặt hiệu quả chi phí lên cao thì có thể lựa chọn những nhà cung cấp sau: Akamai Technologies, Mirror Image Internet, or Limelight Networks.

3. Add an Expires Header

Trình duyệt nào cũng có bộ nhớ đệm cho mình. Điều này giúp hạn chế yêu cầu đến Server như ở điều 1 đã nói. Cơ chế hoạt động cơ bản là những gì không thay đổi thì trình duyệt sẽ không yêu cầu server để lấy phiên bản mới nữa. Hãy dùng “Expires header” trong HTTP Respond để báo với trình đuyệt về thời gian tối đa mà trình duyệt có thể cache thông tin đó.
Với những đối tượng cố đinh như javascripts, hình ảnh, bạn có thể để thời gian cache lâu hơn một chút. Bạn đừng lo về vấn đề update cache khi thay đổi bằng cách thay đổi tên đối tượng. Trình duyệt sẽ tự động cập nhật.
Ví dụ: Yahoo_2_1_3.js

4. Gzip Components

Đa số trình duyệt đều hỗ trợ Gzip với HTTP Respond. Vì thế, sử dụng Gzip để nén dữ liệu trả lại người dùng là rất khả thi và hiệu quả. Gzip giúp tăng tốc độ truy cập website và giảm tối thiểu băng thông của cả người dùng lẫn server.

5. Put CSS at the Top

Trong quá trình theo dõi, nghiên cứu tối ưu hóa Yahoo!, những nhà phát triển đã phát hiện ra rằng đặt CSS ở trên cùng sẽ giúp website hiển thị nhanh và tốt hơn đặc biệt trong trường hợp website của bạn lớn và có nhiều đối tượng được đặt ở trên đó.
Trường hợp nếu bạn đặt ở giữa hoặc ở cuối thì trình duyệt sẽ sử dụng giao diện mặc định sau đó đổi chúng lại khi tải xong CSS của bạn. Như vậy việc xử lí sẽ gia tăng và dĩ nhiên là tốc độ sẽ giảm xuống rất nhiều. Bên cạnh đó, người dùng sẽ cảm thấy khó chịu vì họ sẽ phải nhìn một trang web chưa có định dạng gì khi truy cập. Đặc biệt một số phiên bản trình duyệt còn cấm việc đặt CSS ở dưới cùng.

6. Move Scripts to the Bottom

Thông thường Scripts chỉ nên đặt trên dùng nếu ảnh hưởng của nó bao quát toàn trang mà thôi. Còn nếu không Yahoo khuyên bạn nên để dưới cùng của trang đối với những mục đích không quan trọng lắm (thống kê, hiệu ứng…).
Trường hợp bạn dùng Scripts cho một đối tượng thì bạn nên đặt Scripts lên trên đối tượng đó (nếu có thể) thay vì bạn để nó vào thẻ như nhiều trang đã hướng dẫn.

7. Make JavaScript and CSS External

Có khi mình tự đặt câu hỏi là việc chèn Javascripts và CSS thẳng hay để liên kết bên ngoài tốt hơn? Câu trả lời của Yahoo ở đây là nên để liên kết bên ngoài. Vì một lí do đơn giản những file đó sẽ được cache lại ở phía trình duyệt. Về phía người dùng họ sẽ không phải tải lại chúng lần nữa giảm được băng thông cho cả họ và server. Đồng thời tăng tốc duyệt trang web.

Phần hướng dẫn dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách chống thư rác và virus trong chương trình Outlook Express

Mở  Outlook Express và chọn  Tools –> Message Rules –> Mail.

Khi cửa sổ message rules mail mở ra . Click vào phần New… để tạo một message rule mới

Bước tiếp theo bạn phải chọn một số điều kiện và hành động sau

1. Trong phần Select the Conditions for your rule: tích chuột vào  Where the Subject line contains specific words

2. Trong phần Select the Actions for your rule: tích chuột vào Delete it from server

cho phép hủy bỏ thư rác ( hoặc thư hợp pháp) trên hòm thư máy chủ

3. Trong phần Rule Description: trỏ chuột ‘Subject contains specific words’ và nhập dòng  ‘Spam Score sssss‘

Nếu muốn để thư rác vào thư mục riêng thì chọn  ‘Move it to the specified folder’,

Sau đó bạn tạo một thư mục có tên là Spam bằng cách ấn vào nút New Folder rồi ấn OK

Khởi động lại Outlook để hoàn thành các tác vụ trên

Tư vấn công nghệ

Từ khóa:

báo điện tử chu ky dien tu Chữ ký số chữ ký điện tử công nghệ mới công nghệ số dich vu web Dịch vụ Quảng bá Website ebook ERP Facebook Google AdWords Hosting internet internet marketing Khảo sát thị trường làm seo lập trình marketing Market Research mạng xã hội nghiên cứu thị trường online advertising phần mềm Phần mềm bản quyền quảng bá web Quảng Bá Website quảng cáo facebook quảng cáo google adwords Quảng cáo online quảng cáo trực tuyến quảng cáo yahoo quản lý doanh nghiệp quản lý từ xa sách điện tử thiết kế web Tin công nghệ tiếp thị trực tuyến tư vấn công nghệ tư vấn seo Vietnam Market Survey web cá nhân weboffice website design yahoo

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

– Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol…”.
– Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
– Bạn bấm vào nút “Shortcut Key…” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
– Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
– Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
– Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:
– Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol…” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
– Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
– Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key…” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
– Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
– Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office:
– Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel…
– Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
– Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. – Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
– Ctrl+Shif+mũi tên “lên”, “xuống”: chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
– Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
– Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu
Microsoft Outlook
– Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
– Ctrl+2: mở Calendar.
– Ctrl+3: mở Contacts.
– Ctrl+4: mở Tasks.
– Ctrl+5: mở Notes.
– Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
– Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
– Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
– Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
– Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
– Alt+Home: trở về trang chủ.
– Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
– Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
– F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
– F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
– ESC: ngừng tải trang web.
– Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
– Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.
– Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
– Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use – một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools Recognize Text Using OCR).
MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft Clip Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.

Thủ thuật với Microsoft Office

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office – những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts – đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags – bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú – Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools Options General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc – từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start All Programs Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau – Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. – Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm – Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize – bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết – bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như “Best Wishes”, “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

Microsoft Word

Track changes – So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security – Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào
Table Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.
+———————+———————+———————+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template – mẫu văn bản – là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4… Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. vào Tools Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-” Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-‘ Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy Alt-
Enter Xuống dòng trong một ô

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Microsoft Excel

Một trang – Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:
Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin – ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng – cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng – cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.
Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại
Microsoft Excel
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị – giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data List Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.
Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format Row Hide hay Format Column Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format Row Undide hay Format Column Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.
Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.
Tính năng Tool Protection Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết.

Ngay mặt cười phải là Ctrl-Shift-$

Mình còn vài cái nữa nè:

Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab

Trong excel:

Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ô có data hoặc không có data: Ctrl-mũi tên lên (xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập dữ liệu vào rồi Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ thêm một ứng dụng thôi)
Muốn chèn thêm dòng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là alt->insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dòng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xoá cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi nhấn alt
Muốn về đầu dòng: Home
Muốn về ô A1: Ctrl-home.
Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+
Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía dưới cửa sổ excel, chọn công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ô mà mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với chữ ready sẽ thấy kết quả
Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ “fx” gần formula bar, sẽ xuất hiện bảng tính: insert fuction. Bạn có thể tuỳ chọn công thức trong ô: select a category. Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong, chọn “help on this fuction”. Excel sẽ chi tiết cách trình bày và ví dụ điển hình.

Trong Word:

Qua trái, phải một chữ: ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end Chọn một dòng: cho con trỏ về đầu dòng, shift-end. Hoặc cho con trỏ cuối dòng: shift-home. Lên đầu một đoạn: ctrl-mũi tên lên, hoặc xuống. Không phải bác “Terry” nhưng cũng muốn chia sẻ một số kinh nghiệm đã từng trải trong quá trình học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và trở thành “cao thủ” như bạn mong mỏi và giải quyết được phần nhiều các yêu cầu của những “bài toán” bằng Excel việc đầu tiên bạn phải nắm thật vững :các kiến thức cơ bản về cell, địa chỉ cell: tương đối, tuyệt đối, nắm vững cách sử dụng ,cấu trúc,tham số của các hàm thường dùng trong quá trình tính toán.lập bản biểu trong Excel như :SUM, VLOOKUP,HLOOKUP,IF,DSUM,COUNT,COUNTIF…v.v Đây là những công cụ giúp các bạn có thể thực hiện được những báo cáo bảng biểu kế toán, thống kê v.v thông qua chương trình Excel. Nâng cao một chút, bạn có thể học sâu về cách tạo những Marco tự động hoặc viết Marco bằng VB tích hợp sẵn trong Excel để làm những công việc lặp lại phức tạp. Ngoài ra muốn “giỏi” cần trang bị một số kiến thức ngoài Excel như: về tính toán,lập báo biểu kế toán, thống kê, thành thạo các chức năng cơ bản ứng dụng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ và vừa, một ít kiến thức về tổng hợp,phân tích và lập biểu đồ.

Chúng tôi đang giới thiệu một cách để quảng cáo của bạn vị trí mở rộng cho phép hiển thị trực tiếp trên bản đồ. Chúng tôi sẽ tích hợp thông tin từ các quảng cáo với phần mở rộng vị trí vào Tìm kiếm Đặt bản đồ trên Google.com. Trên bản đồ, vị trí của bạn sẽ được đánh dấu với một pin màu xanh đặc trưng.

Với định dạng mới, chúng tôi mong đợi khách hàng tiềm năng để có thể tìm các doanh nghiệp địa phương dễ dàng hơn. Thay vì nhìn thấy nhiều địa chỉ và bản đồ trên trang web, khách hàng của bạn có thể nhìn thấy tất cả, địa điểm có liên quan gần đó ở một nơi với các liên kết nhanh để nhận được hướng dẫn trên Google Maps.

Điều này sẽ thúc đẩy kinh doanh của bạn vì  khách hàng tìm kiếm thông tin quảng cáo của bạn rất dễ dàng .

Tư vấn công nghệ

Demo: http://templatic.com/demos/?theme=newstime

Advanced WordPress Premium theme specifically designed for your news Website. Create a news magazine website on any niche using this strategically designed wordpress premium theme. Comes with 7 elegant color schemes.

Preview:

http://templatic.com/demos/?theme=newstime

Download:

http://www.mirrorcreator.com/files/RNBUP062/newstime_v1.2.rar_links

http://www.hotfiles.ro/download/newstime_v1.2.rar/127517

http://uploadmirrors.com/download/5QJOKQI2/newstime_v1.2.rar

http://www.filehit.net/fisier/152181

http://megaupper.com/files/IKCJQCPH/newstime_v1.2.rar