Như tôi đã nói ở bài viết về 10 thủ thuật SEO cho người mới bắt đầu làm SEO thì điều đầu tiên tất nhiên bạn cần là xác định từ khóa cho website của mình và đặt nó vào các vị trí quan trọng của website như: tiêu đề, nhấn mạnh trong nội dung, đường dẫn url, và tên hình ảnh. Thẻ title và các thẻ header là nơi đặt từ khóa tốt nhất cho website của bạn. Từ khóa chủ đạo tất nhiên sẽ liên quan đến lĩnh vực chính của bạn hoặc những từ mang ý nghĩa chủ lực cho nội dung website của bạn muốn hướng tới người dùng.

Xác định từ khóa chủ đạo

Thông thường, các từ khóa chủ đạo mang tính cạnh tranh cao. Do đó, nếu như từ khóa chủ đạo của bạn có tính cạnh tranh quá cao, thì sau khi xác định từ khóa chủ đạo, bước tiếp theo của bạn là cần xác định từ khóa phụ. Bạn cần phải xác định từ khóa phụ bởi vì một khi bạn chưa thật sự am hiểu nhiều về SEO sẽ làm cho bạn khó khăn và tốn thời gian hơn để thu được kết quả đối với từ khóa chủ đạo.

Đối với những từ khóa có tính cạnh tranh cao, rất khó để cho website của bạn có thể tăng hạng trong một thời gian ngắn. Điều này sẽ khiến cho bạn khó theo dõi được tính hiệu quả của những công việc mình đã làm.

Để xác định từ khóa chủ đạo, ở đây tôi xin phép lấy ví dụ về việc làm SEO cho website www.vietsol.net.

Viet Solution được xác định dịch vụ chủ đạo sẽ là thiết kế website. Do đó, từ khóa chủ đạo mà tôi xác định sẽ là: thiet ke web, thiết kế web, thiet ke website, thiết kế website. Một trong những khó khăn cho việc SEO tiếng Việt là mỗi từ khóa mà bạn muốn làm SEO thì phải làm cả từ không dấu và có dấu. Tuy nhiên, thông thường thì từ không dấu được tìm kiếm nhiều hơn.

Xác định từ khóa phụ

Từ khóa chủ đạo đã được xác định, việc tiếp theo của bạn là xác định từ khóa phụ cho nó. Cách xác định từ khóa phụ có 2 cách như sau:

1. Từ khóa phụ bao gồm từ khóa chủ đạo

Loại từ khóa phụ bao hàm từ khóa chủ đạo sẽ các từ khóa phụ thông thường là những cụm từ có bao gồm từ khóa chính. Tôi xin phép lấy từ thiet ke web làm ví dụ. Lúc này, từ khóa phụ sẽ có thể là: thiet ke web mien phi, thiet ke web gia re, thiet ke web bat dong san, tu van thiet ke web, cac xu huong thiet ke web…

2. Từ khóa phụ được tách ra từ từ khóa chính

Đây là loại từ khóa được tách ra từ các từ khóa chính. Điển hình với từ thiet ke web thì sẽ có từ khóa phụ bao gồm: thiet ke và web. Đặc biệt loại từ khóa phụ này lại có tính cạnh tranh có thể nói thông thường còn cao hơn cả từ khóa chính bởi vì số lượng từ trong keywords ít hơn. Ở đây tôi nói “thông thường” có nghĩa là không phải lúc nào từ khóa có lượng từ ít hơn thì cạnh tranh cao hơn. Nếu như bạn có nhiều kinh nghiệm về làm SEO không quá khó để nghiệm ra được điều này.

Tuy nhiên, vì sao bạn lại cần phải xác định từ khóa phụ dạng 2 này khi thông thường nó lại có tính cạnh tranh cao hơn cả từ khóa chủ đạo. Đó là bởi vì việc tách ra như vậy có thể sẽ tạo thêm cho bạn nhiều lựa chọn hơn để hướng đến mục đích cuối cùng là từ khóa chủ đạo. Tôi lấy ví dụ, đối với việc tách từ khóa như trên, tôi sẽ có thêm hai lựa chọn nữa là từ thiet ke và web. Từ hai lựa chọn mới này bạn lại tiếp tục sinh ra những từ phụ cho nó như: thiet ke logo, thiet ke banner, thiet ke do hoa, web dong, web tinh, web html,…

Sau khi đã có danh sách các từ khóa được xác định, bạn cần phân tích và so sánh tìm hiểu cân đối giữa từ khóa nào được tìm nhiều nhất, từ khóa nào có tính cạnh tranh cao để có lựa chọn hiệu quả nhất cho mình. Bạn có thể dùng Google Keywords Tool để biết được các thông số cần thiết và đưa ra thứ tự ưu tiên cho công việc bạn cần làm. Ngoài ra, công cụ này cũng có thể hỗ trợ bạn trong quá trình xác định các từ khóa phụ từ những gợi ý đưa ra.

Có lẽ sẽ còn rất nhiều cách khác để hỗ trợ cho việc SEO từ khóa của bạn, nhưng một trong những cách khá dễ mà bạn hàng ngày tiếp xúc với nó chính là Google Suggestion. Google Suggestion có hai dạng, dạng thứ nhất là khi bạn đang gõ trên ô tìm kiếm bạn sẽ thấy một danh sách xổ xuống. Hay khi bạn đã nhận được trang kết quả từ Google, bạn sẽ thường nhìn thấy những gợi ý từ khóa khác nằm ớ dưới cùng trang đầu tiên.

Đối với những người làm SEO lâu năm và kinh nghiệm, có nhiều kiến thức về SEO thì họ sẽ có đủ tự tin để bắt đầu với những từ khóa có tính cạnh tranh cao. Tuy nhiên, nếu như bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu và làm SEO thì tôi khuyên bạn nên chọn từ có tính cạnh tranh thấp nhằm dễ dàng theo dõi được hiệu quả.

Để xác định được tính cạnh tranh cao hay thấp của một từ khóa thì có rất nhiều yếu tố bạn cần thu thập và có thể sử dụng các công cụ để hỗ trợ bạn. Tuy nhiên, theo quan điểm của tôi thì đa phần các công cụ không thật sự chính xác lắm. Có lẽ một ngày đẹp trời nào đó tôi sẽ viết bài về các thủ thuật xác định tính cạnh tranh của từ khóa.

Sau khi đã có một danh sách từ khóa với những mức độ ưu tiên, bạn đã có thể bắt tay vào làm SEO và xây dựng nội dung cho website của bạn.

Bạn nên lưu ý là trong quá trình làm SEO và xây dựng nội dung, mỗi từ khóa chính xác chỉ nên hướng đến 1 trang. Cụ thể từ thiet ke web, thiet ke, web, thiet ke web mien phi,… mỗi từ chỉ nên hướng đến 1 trang tương ứng. Ngược lại bạn không nên liên kết một từ chính xác đến nhiều trang, cụ thể là từ thiet ke web lúc thì link đến trang A, lúc thì link đến trang B. Cái này có lẽ tôi không cần phải giải thích nhiều bởi vì thay vì làm như thế tại sao bạn lại không tập trung hết một ý nghĩa cho một trang xác định (thông qua từ khóa), tập trung vào một trang sẽ làm cho trang đó của bạn được đánh giá mạnh hơn. Tất nhiên đối với những trường hợp đồng nghĩa như thiet ke web, thiet ke website, thiết kế web, thiết kế website… thì bạn có thể hướng đến cùng một trang.

Cách liên kết như tôi vừa đề cập theo kinh nghiệm của tôi là hiệu quả nhất mà tôi đúc kết ra từ nhiều yếu tố, có lẽ những gì giải thích ở trên sẽ khiến bạn hơi mơ hồ. Tôi sẽ có một bài viết khác để bổ sung thêm cho vấn đề tại sao lại nên liên kết như vậy để tránh làm loãng chủ đề bài viết này chỉ gói gọn trong phạm vi xác định từ khóa để có chiến lược làm SEO sao cho hiệu quả.

Một số lưu ý khi xây dựng từ khóa

Một điều khá quan trọng bạn cần lưu ý là không nên đặt quá nhiều keywords cho nội dung một trang web (ở đây tôi muốn nhấn mạnh để tránh làm bạn hiểu nhầm là trang web hay web page chứ không phải website là bao gồm nhiều trang web). Việc đặt quá nhiều keywords cho nội dung sẽ bị xem là spam, những con robot của các bộ máy tìm kiếm được lập trình khá tốt để nhận biết được việc bạn lạm dụng từ khóa. Hãy sử dụng từ khóa của bạn một cách khôn ngoan và khéo léo để website của bạn có mật độ từ khóa bạn hướng đến một cách vừa đủ và không gây cho người đọc phải khó chịu. Theo kinh nghiệm của cá nhân tôi thì mật độ từ khóa vào khoảng 4% – 6% (tức cứ 100 từ thì có khoảng 4 đến 6 từ là từ khóa) thì vừa đủ. Mặc dù vậy, bạn cũng không phải quá bận tâm về mật độ từ khóa, bạn chỉ cần xác định chủ đề và viết nội dung thì thông thường mật độ từ khóa cũng xấp xỉ con số mà tôi đưa ra.

Theo vietsol.net

Hộp thư Gmail của những người dùng thường xuyên trao đổi qua email sẽ nhận rất nhiều loại email từ các website, diễn đàn, trao đổi công việc hay từ mạng xã hội. Do đó, gán nhãn cho các nhóm email là điều cần thiết để dễ dàng lọc và quản lý khi cần.

Chức năng SmartLabels giúp gán nhãn và lọc tự động, giúp tiết kiệm thời gian lọc các thể loại email trong hộp thư mỗi ngày. Để kích hoạt SmartLabels, bạn vào thẻ Labs trong phần Settings (đăng nhập vào hộp thư và click vào đây). Tìm đến phần SmartLabels, chọn Enable để kích hoạt.

Mới đây, HP công bố một bộ sản phẩm và dịch vụ mới cho phép các doanh nghiệp và các tổ chức tận dụng sức mạnh của điện toán đám mây trong khi vẫn đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về cấp độ bảo mật, hiệu suất và tính sẵn sàng.

Điện toán đám mây là nền tảng quan trọng và ngày càng phát triển đối với  mô hình giải pháp hệ thống khai thác tức thời cho khối doanh nghiệp (Instant-On Enterprises) nơi mà mọi việc và mọi người được kết  nối. Mô hình giải pháp hệ thống khai thác tức thời đòi hỏi  môi trường CNTT linh hoạt, tự động và an toàn, và có thể thích nghi với với sự thay đổi một cách nhanh chóng.

Trong khi điện toán đám mây mang lại nhiều ích lợi như triển khai nhanh các dịch vụ mới, giảm số lượng nhân viên CNTT và mô hình trả theo mức độ sử dụng thực tế, mà theo cách truyền thống thì nó thiếu nhiều lĩnh vực mà doanh nghiệp cần như là bảo mật, sự sẵn sàng và dễ dàng tích hợp.

Bà Trần Thị Minh Thuận, giới thiệu những giải pháp mới của HP

Bà Trần Thị Minh Thuận, Tổng giám đốc công ty HP Việt Nam cho biết: Một nghiên cứu độc lập mới của HP tại khu vực Châu Á Thái Bình Dương đã cho thấy sự chuyển dịch rõ rệt  của vai trò CNTT: CNTT giờ đây là doanh nghiệp, là sự sống còn của doanh nghiệp chứ không phải chỉ đơn thuần là công cụ quản trị. 80% các nhà lãnh đạo tin rằng họ cần nhanh chóng chuyển đổi doanh nghiệp để đáp ứng được mong đợi của khách hàng/người dân; 73% tin rằng công nghệ chính là nhân tố chủ yếu của đổi mới doanh nghiệp; 76% chỉ ra rằng để doanh nghiệp của họ thành công, cần có công nghệ hiện diện trong tất cả các khâu quản lý và kinh doanh.

Với bộ giải pháp tích hợp mới, HP giúp tổ chức tái sử dụng một cách sáng tạo các tài sản công nghệ hiện có để tạo ra chuỗi giá trị sáng tạo tại tất cả các khâu trong nội bộ doanh nghiệp. Bộ giải pháp bao gồm các thiết bị di động giúp truy cập, các trung tâm dữ liệu toàn cầu, các dịch vụ tư vấn và triển khai để xây dựng mô hình doanh nghiệp “Instant On Enterprise”.

Giải pháp HP Hybrid Delivery mới cung cấp các lợi ích cho điện toán đám mây của doanh nghiệp trong khi đáp ứng các nhu cầu cụ  thể của các doanh nghiệp và tổ chức. Với giải pháp này, dịch vu điện toán đám mây dành cho doanh nghiệp của HP (HP Enterprise Cloud Services-Compute) cung cấp “điện toán đám mây tư  nhân như dịch vụ” từ các trung tâm mô hình dữ liệu của HP. Được khống chế bằng nhiều qui định cụ thể cho dịch vụ, hiệu suất, bảo mật và sự riêng biệt, giải pháp này cung cấp cho khách hàng dịch vụ điện toán an toàn và được triển khai một cách nhanh chóng với khả năng mở rộng năng lực CNTT. Được xây dựng trên Cơ sở hạ tầng Hội tụ đứng đầu và trên danh mục phần mềm rộng của HP cho sự tự động và quản trị, giải pháp này cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết cho việc truy cập đám mây lai tư nhân.

Hệ thống đám mây (HP CloudSystem) là hệ thống tích hợp hoàn chỉnh nhất cho việc xây dựng, quản trị và sử dụng các dịch vụ trên toàn môi trường đám mây lai, tư nhân và công cộng. Giải pháp này kết hợp sức mạnh của Hạ tầng cơ sở Hội tụ của HP với phần mềm Dịch vụ Đám mây tự động đứng đầu của HP nhằm cung cấp sự đảm bảo thống nhất, quản trị và tuân thủ trên toàn ứng dụng cũng như là cơ sở hạ tầng thực và ảo.

Hệ thống đám mây (HP CloudSystem) đầu tiên của ngành đồng thời hỗ trợ HP Cloud Maps, cung cấp danh mục các đối tượng được cấu hình sẵn để tự động cung cấp sự tối ưu hóa ứng dụng và nguồn cơ sở hạ tầng. HP CloudSystem cho phép dịch vụ điện toán đám mây mới triển khai và hoạt động trong vài phút.

Dịch vụ tài chính (HP Financial Services) hiện sẵn sàng cho các khách hàng triển khai xây dựng đám mây tư nhân, những khách hàng muốn giảm thiểu yêu cầu về vốn. HP có thể kết hợp dịch vụ điện toán đám mây của mình với các dịch vụ tài chính từ Dịch vụ Tài chính của HP giúp khách hàng đối đa hóa mục tiêu tài chính song song với việc theo đuổi các công nghệ tiên tiến.

Ông Piau Phang Foo, Phó Chủ tịch cấp cao kiêm Giám đốc điều hành HP khu vực Châu Á TBD và Nhật Bản nói: “Điện toán đám mây đang trở thành xu hướng chủ đạo và HP đang dẫn đầu xu hướng này. HP có kinh nghiệm, nhiều danh mục giải pháp cho doanh nghiệp và tổ chức cung cấp dịch vụ trên toàn cầu để  hướng dẫn các khách hàng xuyên suốt quá trình chuyển đổi này.”

Trăm hoa đua nở

Lộn xộn, thiếu chuẩn mực và quá tải là những kết luận sát thực nhất khi đánh giá hệ thống CNTT trong ngành CK VN hiện nay. Trong lịch sử, có lẽ chưa ngành kinh tế nào có sức phát triển vũ bão như CK trong 2 năm qua ở VN. Tốc độ phát triển kiểu “Thánh Gióng” này đã đẩy tới sự quá tải của các hệ thống giao dịch tại các công ty CK. Sự kiện sập sàn tại TP.HCM liên tiếp thời gian qua là lời cảnh báo gần nhất đặt ra cho các nhà hoạch định chính sách, quản lý thị trường cũng như các nhà cung cấp giải pháp.

Còn nhớ năm 2000, khi thị trường CK mới hình thành ở VN và chưa có sự xuất hiện của các giải pháp nước ngoài, FPT gần như là công ty duy nhất tại VN cung cấp giải pháp cho các công ty CK với phần mềm BOSC. Tuy nhiên, sau đó, việc ứng dụng BOSC đã bộc lộ nhiều hạn chế, không đáp ứng yêu cầu phát triển các dịch vụ kinh doanh mới (như giao dịch online, tích hợp call center, mobile/sms/điện thoại/WAP…) hay yêu cầu tích hợp với trung tâm giao dịch CK TP.HCM, trung tâm lưu ký, ngân hàng… Nhiều công ty CK sau đó đã chuyển sang đầu tư các giải pháp khác của nước ngoài như: NTTT Data, DSTi, SunGard, SimCorp… Theo ông Nguyễn Tiến Sỹ, công ty FPT ERP thì: Trong khi trên thế giới, các công ty CK đang có xu hướng sử dụng chung phần mềm (PM) do hai cơ quan là sở giao dịch và trung tâm lưu ký cung cấp nhằm đảm bảo sự liên kết thông suốt và tương thích giữa các điểm trong toàn thị trường thì tại VN lại phát triển theo kiểu trăm hoa đua nở. Chính sự không tương thích giữa các chuẩn dữ liệu cũng như cổng giao tiếp của nhiều hệ thống PM khác nhau đã dẫn tới hiện tượng tắc nghẽn, nút cổ chai và sập sàn. Ông Sỹ cho rằng, tuy mỗi nước đều có sự khác nhau về điều kiện phát triển và cơ sở hạ tầng nhưng về chuẩn mực thì nhất thiết phải được thống nhất. Có làm được điều này thì VN mới có thể nghĩ tới việc hòa nhập với thị trường CK khu vực, hay việc đưa cổ phiếu của công ty trong nước ra nước ngoài.

Đến việc tăng lực bằng ERP

Nếu hệ thống quản lý nghiệp vụ CK còn kém như vậy, thì hệ thống quản lý tác nghiệp nội bộ trong các công ty CK còn yếu kém hơn. Trong khi các ngành khác đang “nóng” với việc đầu tư ERP thì các công ty CK lại tỏ ra khá nguội lạnh. “Ngoại trừ công ty CK FPT (FPTS) và công ty CK Sài Gòn (SSI) đã trang bị hệ thống ERP, còn đa phần các công ty CKVN hiện nay chỉ mới tập trung vào các hệ thống quản lý nghiệp vụ CK và kế toán đơn lẻ”, ông Vương Quân Ngọc, FPT ERP nhận xét. Lý giải điều này, ông Ngọc cho rằng do thời gian qua, các công ty CK hầu hết đều mới thành lập nên chỉ tập trung cho việc đánh bóng hình ảnh, thương hiệu và các hoạt động nghiệp vụ bề nổi, các hoạt động bên trong chưa được quan tâm.

Trước bối cảnh đó, ngày 21/11/2007, FPT phối hợp với hãng Oracle tổ chức hội thảo giới thiệu ERP cho ngành CK tại Hà Nội. Giải pháp ERP được trình bày trong hội thảo là của hãng Oracle, đã được công ty FPT và Oracle bản địa hóa để phù hợp với hoạt động của các công ty CKVN cũng như tuân thủ các chuẩn mực chung mà UBCKNN đã quy định. Đây là giải pháp đã được đóng gói, có khả năng đáp ứng cao các yêu cầu về quản lý nội bộ (tài chính kế toán, tài sản, nhân sự, lương, mua sắm …) Đặc biệt, PM có khả năng quản lý nhiều chiều, kết nối với các hệ quản lý nghiệp vụ CK. Ông Ngọc cũng cho biết, hệ thống ERP của Oracle tương đối mở nên có thể tương tác với các PM khác như giữa phân hệ kế toán với chương trình bảo mật… Thời gian triển khai PM được giới thiệu là 4-5 tháng.

Một chuyên gia CK nhận định, đây chính là thời điểm “thử lửa” của các công ty CKVN. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc các công ty CK “đến rồi đi” không phải là chuyện hiếm. Trong khi số lượng các công ty CK đi vào hoạt động từ năm 2007 tăng gấp 3-4 lần so với năm 2006 thì tỷ lệ nắm giữ thị phần trong 4 công ty CK hàng “anh cả” hiện nay, (là SSI, VCBS, BSC, ACBS) vẫn đạt hơn 60% trong lĩnh vực môi giới. Điều này cho thấy sức ép cạnh tranh trong thời gian tới của thị trường CK sẽ còn khốc liệt hơn nữa. Chuyên gia này cho biết, thông thường tỷ lệ các công ty còn trụ lại so với thời kỳ đầu phát triển là 1/10. Liệu ERP có giúp các công ty CK thuộc về con số nhỏ nhoi đó hay không, câu trả lời chắc chắn là không. Nhưng ERP chắc chắn sẽ giúp công ty CK khẳng định niềm tin dành cho khách hàng cũng như sự tin tưởng vào uy tín, thương hiệu của mình. Mà đây là những giá trị “vàng” trong thời khắc “thử lửa”.

pcworld.com.vn

tư vấn công nghệ thông tin doanh nghiệp, dịch vụ SEO, quangr cáo Google, quảng cáo Yahoo, Quảng cáo trực tuyến, quảng cáo online

Erp bất động sản và xây dựng là một ngành rất tiềm năng cho ERP, Với ngành xây dựng và Bất động sản thì điểm mấu chốt của vấn đề là nằm ở việc Quản lý dự án, Quản lý Bất động sản và hợp nhất báo cáo tài chính, báo cáo chi nhánh

Phân tích  ERP Bất Động Sản

Vòng đời của một sản phẩm trong ngành này ví dụ như : Tìm dự án đầu tư –> Xây dựng dự án –> Bán dịch vụ sản phẩm –> Bảo hành bảo trì khách hàng. Có thể tổng quát nôm na là như vậy nhưng trong những cái lớn đó nó sẽ có nhiều cái nhỏ khác nhau

Tìm dự án đầu tư : Phải tìm những lô đất, những khu nhà hoặc những dự án nào đó để có thể đầu tư mà mình cảm thấy hiệu quả. Vậy thì đây là một quá trình tìm kiếm phân tích và đánh giá tính khả thi của việc tiền dự án này. Do đó phải có một dãy dữ liệu , số mà để có thể kết luận là dự án này có khả thi hay không . Trong ERP đều có phần hành quản lý cho việc này. Mỗi sản phẩm thì có nhiều tên gọi khác nhau nhưng mục đích vẫn là giúp ra quyết định tốt cho việc quyết định đầu tư cho dự án nào.

Xây dựng dự án: Đây là một quá trình dài hơi không kém gì bước trên khi mà phải quản lý một dự án xây dựng Ví dụ như : Xây dựng Bulding cho thuê hoặc xây chung cư cao cấp để bán. Thì ở đây phải quản lý rất phức tạp và chi tiết như . Nguyên vật liệu, kế hoạch , dự toán chi phí , phân tích dự án , tiến độ dự án, nhà thầu phụ,.quyết toán công trình…Quá trình này có thể kéo dài từ 2-5 năm tùy theo độ phức tạp của dự án. Có nhiều công trình kéo dài hơn 10 năm là chuyện thường. Trong quá trình đó lại rất nhiều liên quan đến các phòng ban như : Phòng kế toán , phòng kế hoạch, phòng dự án, phòng nhân sự. Nói chung là một mớ hỗn độn và cần phải quản lý nó.. Trong ERP ai cũng biết nó quản lý ở module Quản lý dự án (Cách gọi khác nhau như PS hoặc PM). Phân hệ này có khả năng làm những việc trên. Nó cũng xuất phát từ thực tiễn mà ra (Best Pratice)

Bán dịch vụ sản phẩm: Mình có thể hiểu là bây giờ tôi xây được ngôi nhà đó rồi , cần bán dịch vụ và cần cho thuê chẳng hạn thì những việc gì cần làm: Sale khắp thị trường,tiến hành làm hợp đồng sản phẩm cho thuê hoặc mua, giấy tờ , lập ban quản lý tòa nhà, tính chi phí cho các tòa nhà ,…. đủ thứ hằm bà lằng trong đó. Vậy thì cũng phải kiểm soát nó . Cả bảo hành bảo trì khách hàng cũng thế . Đó là một quá trình kéo dài khi làm một dự án trong ngành xây dựng và Bất động sản. Vậy thì ERP cho ngành này nó phải đáp ứng được các nhu cầu đó.

Trở lại vấn đề ERP cho ngành này trong năm nay thì quả cũng có căn cứ bởi rằng có nhiều lý do để đầu tư trong năm nay vì có nhiều nhận định. Có người bảo rằng Khó khăn cũng chính là lúc mình nhìn lại mình, thay đổi mình và làm ERP. Nhưng cũng có nhiều người trong ngành này bảo rằng “Tôi chẳng liên quan gì đến khủng hoảng” dự án vẫn xây đều, người ta sinh con đẻ cái chắc hẳn phải có nhà, cty mở càng nhiều sẽ phải thuê Building, tiền vay ngân hàng thì lãi suất đang giảm , các tổ chức tài chính bỏ bê chứng khoán sang đâu tư bất động sản khi giá xuống đáy, người người lợi dụng tình hình khó khăn cắn lưỡi mua nhà đất bởi giá là rẻ nhất,….

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP).

Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

1 Sơ lược về ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
• Mua hàng
• Kho
• Sản xuất
• Bán hàng
• Quản lý nhân sự và tính lương
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở
nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP

2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

2.4 Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

2.6 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

3 Nhà cung cấp ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
3.1 Tự xây dựng nhóm lập trình
Đây là trường hợp donah nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dương như là giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.

3.2 Sử dụng sản phẩm ERP được xây dựng sẵn
Hiện nay các daonh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:

• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ
  trở lên
• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financialschào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, và kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh nghiệp khi áp dụng ERP.

4. Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP

4.1 Tính dễ sử dụng
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.

Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam.

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.

4.2 Cảnh báo
Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã vượt quá mức tín dụng cho phép.

4.3 Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ

Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.

Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lơn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công ty viết.

Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ co phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng tiêu chuẩn rất cao đối với đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềm.

4.4 Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất tòan diện.

Những tài liệu này bao gồm:

• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thong tin về cấu hình của phần cứng;
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;
• Sách tra cứu: Liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;
• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.

4.5 Bản địa hóa
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.

4.6 Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, và Hoa.

4.7 Chế độ đa nhiệm
Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa số/ màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.

Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERP sau khi triển khai.

Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERP sau khi triển khai.

Gần đây, khi tư vấn cho một DN trong nước (DN này đã sử dụng ERP được 10 năm) nhằm làm giảm lượng hàng tồn kho trung bình khi sử dụng ERP, chúng tôi đã thực hiện một khảo sát và có những kết quả thú vị. Vòng quay hàng tồn kho của DN này kém vòng quay trung bình của DN cùng ngành trên thế giới đến 2,5 lần, kém DN cùng ngành tốt nhất trong khu vực 10 lần và trên thế giới gần 20 lần. Một điểm thú vị là DN cùng ngành có vòng quay hàng tồn kho hơn DN của chúng ta 20 lần cũng dùng hệ thống ERP của Oracle như DN này. Cũng qua thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các DN chưa có mục tiêu và kế hoạch để cải tiến quy trình quản lý (QL) sau khi triển khai ERP. Điều này đã và đang khiến DN không khai thác được hết lợi ích của ERP.

Qua nghiên cứu về QL và kinh nghiệm triển khai ERP tại Việt Nam và quốc tế, tôi cho rằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, DN cần phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệ thống tổ chức và QL theo 4 bước (xem hình).

QL hướng chức năng

Phần lớn các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán…) bằng các thủ tục giấy tờ. Đây là giai đoạn mà các DN trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng DN chỉ khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ. Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của toàn bộ hệ thống của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải đảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của DN.

Trong giai đoạn này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và QL trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban (Management Through Functional Integration). Qua một thời gian sử dụng hệ thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác. Một ví dụ trong thực tế sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hiện sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL liên kết các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác thêm được các lợi ích sau:

• Giảm chi phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê duyệt tự động các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ…

• Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiến lược Just in Time (JIM) – “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”..

Đây là giai đoạn DN triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình là kết nối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để tạo lập giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việc thực hiện quy trình.

Trong giai đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty. Để vượt qua những thách thức này ngoài hệ thống ERP, DN cần có thêm các công cụ tích hợp với nền tảng ERP sẵn có như CRM (Customer Relationship Management – Hệ thống QL quan hệ khách hàng), ABM (Activity Based Management – Hệ thống xác định và đánh giá mức độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), và hệ thống BSC (Balance Score Card – Hệ thống chỉ số quân bình, là công cụ giúp DN xác định hiệu quả hoạt động dựa trên sự kết hợp các nhóm chỉ số: tài chính, quan hệ khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển trình độ nhân sự), để từ đó cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị và tập trung nguồn lực làm tốt hơn các hoạt động mang lại giá trị.

Trong giai đoạn này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp. Một loạt các công nghệ tích hợp với ERP có thể áp dụng để mở rộng khả năng của hệ thống ERP như: áp dụng ASCP (Advanced Supply Chain Planning – công cụ để liên kết kế hoạch của các đối tác trong chuỗi cung ứng với kế hoạch của DN); sử dụng các công cụ bán hàng trực tuyến có kết nối với hệ thống ERP, ví dụ của BroadVision hay Intershop là công cụ hữu ích để bán hàng và cung cấp dịch vụ qua Internet. Trong lĩnh vực mua hàng DN có thể áp dụng Online Sourcing, Collaborative Purchasing, Electronic Procurement của Oracle hay SAP để phối hợp quá trình mua sắm với nhà cung cấp thông qua Internet.

Tóm lại

Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của công ty trong tương lai. Nhưng vấn đề quan trọng sau khi có ERP là quá trình từng bước nâng cấp, áp dụng các phương thức QL tiên tiến nhất song song với việc mở rộng các chức năng của hệ thống ERP qua việc triển khai và tích hợp các hệ thống CRM, ABM, BSC và tiến đến ứng dụng SCM (Supply Chain Management). Khai thác lợi ích của ERP sau triển khai luôn luôn là sự kết hợp giữa áp dụng phương pháp QL tiên tiến với công nghệ thích hợp và phải là một phần không thể tách rời chiến lược kinh doanh của DN.

Phần lớn các DN trong nước vẫn giữ hình thức tổ chức và QL theo hướng chức năng (giai đoạn 1), chỉ có một số DN chuyển đổi được sang hình thức QL liên kết các bộ phận chức năng, phòng ban (Giai đoạn 2) nên những DN này đã đạt được một số lợi ích của ERP như giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều bộ phận. Để tiến được từ giai đoạn 1, 2 đến giai đoạn 3,4 các DN nước ta chắc phải cần nhiều công sức và thời gian để thay đổi. Việc thay đổi này nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh. Các DN nước ta cần có mục tiêu rõ ràng về việc cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN cùng ngành tại VN, trong khu vực và trên thế giới, sau đó sẽ áp dụng hệ thống ERP và các biện pháp QL để thực hiện mục tiêu này. Các DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tư vấn hỗ trợ để rút ngắn quá trình thay đổi này.

1. Nội dung

1. ERP là gì?

2. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

3. Dự án ERP kéo dài bao lâu?

4. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

– Tích hợp thông tin tài chính

– Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

– Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất

– Giảm hàng hoá tồn kho

– Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự

5. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?

6. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

7. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?

8. Các chi phí ẩn của ERP?

– Đào tạo

– Tích hợp và thử nghiệm

– Sữa chữa theo yêu cầu (customization)

– Chuyển đổi dữ liệu

– Phân tích dữ liệu

– Dịch vụ tư vấn

– Nhân sự

– Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại

– Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)

– Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP

9. Tại sao ERP thường thất bại?

10. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?

2. ERP là gì?

Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp = Enterprise Resource Planning – ERP

Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.

Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.

Sơ đồ: Thông tin tích hợp qua hệ thống ERP

Phần mềm Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp hay gọi là ERP, thế nhưng nó không làm theo đúng thứ tự của những từ này. Chúng ta hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến như vậy và đừng nhắc đến nguồn tài nguyên. Nhưng hãy luôn nhớ đến phần “doanh nghiệp”. Nó chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau. Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý.

Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ mua sau.

3. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

Hệ thống lưới ERP

ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi của phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi Nhân viên phòng giao dịch nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn)

Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.

Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các nhân viên giao dịch sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao dịch chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho bộ phận giao dịch. Nhân viên Kho, những người nắm mức tồn kho trong đầu họ hay bằng những mẫu giấy rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng hàng hoá không đủ, họ thông báo với khách hàng : “xin lỗi, chúng tôi không đủ hàng phục vụ quý khách”. Trách nhiệm, giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và trách nhiệm giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm củ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

4. Dự án ERP kéo dài bao lâu?

Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam đoan với bạn rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty chỉ sử dụng những mảng về Tài chính của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, bạn phải thay đổi cách thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân viên. Và kiểu thay đổi đó không dễ gì thực hiện. Trừ phi, công việc kinh doanh của bạn đang trôi chảy (đơn hàng xuất đúng hạn, hiệu suất sản xuất cao hơn các đối thủ cạnh tranh khác, khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét đến dự án ERP.

Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trung bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và bạn sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.
5. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:

1. Tích hợp thông tin tài chính

Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.

2. Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất

Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.

4. Giảm hàng hoá tồn kho

ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.

5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

6. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?

Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn tiên liệu trước đường lối làm việc của họ có “khớp” với bộ tiêu chuẩn của ERP trước khi thực hiện dự án. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty bỏ dự án ERP hàng triệu đô la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được một trong những tiến trình kinh doanh quan trọng của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: họ có thể thay đổi qui trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hay họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quá trình kinh doanh, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, gây nhiều bất lợi cho hệ thống phần mềm.

Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, thực hiện lại công việc, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước khi dự án “biểu lộ” cái lợi của nó.

7. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

Chi phí cho ERP

Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phí nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt phần mềm và sau 2 năm với chi phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô).

8. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?

Bạn đừng mong cách mạng hoá việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất hết 8 tháng mới thấy được “cái lợi” của ERP sau khi hệ thống mới được cài đặt (ngốn hết 31 tháng). Nhưng tiền tiết kiệm hằng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

9. Các chi phí ẩn của ERP?

Mặc dù các công ty sẽ tìm cho mình những “nguồn” khác nhau để dự thảo ngân sách dự án. Đối với những ai đã thực hiện trọn gói ERP đều đồng ý rằng những chi phí xác định được xem xét và đánh giá thường xuyên hơn những chi phí khác. Các chuyên gia ERP tuyên bố những mảng sau đây thường dẫn đến sự tràn lan về ngân sách.

1. Đào tạo

Vấn đề đào tạo là sự lựa chọn hiển nhiên của những nhà triển khai dự án ERP được xem như khoản ngân sách đánh giá nhiều nhất. Chi phí đào tạo rất cao vì các nhân viên, lúc nào cũng vậy, phải học cách tiếp cận toàn bộ quá trình mới, không chỉ đơn thuần về bề mặt chung của phần mềm. Tệ hơn nữa, các công ty đào tạo bên ngoài nhiều khi lại không có khả năng giúp bạn về vấn đề đó. Họ chỉ nói cho bạn biết sử dụng phần mềm như thế nào, chứ không phải chỉ vẽ hay đào tạo bạn về những cách thức cụ thể trong công việc của bạn. Vì thế, hãy tự chuẩn bị cho mình một danh sách chỉ rõ và giải thích các qui trình kinh doanh khác nhau sẽ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống ERP.

Một Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) nọ thuê một giảng viên của trường quản trị doanh nghiệp trong nước để giúp anh ta phát triển và giảng dạy khoá đào tạo kinh doanh ERP cho các nhân viên. Hãy nhớ rằng với hệ thống ERP, nhân viên Tài chính và nhân viên Kho sẽ sử dụng chung phần mềm và họ sẽ nhập thông tin ảnh hưởng, chi phối đến các nhân viên ở phòng ban khác. Để thực hiện chính xác, họ phải có sự am hiểu sâu sắc về đường lối làm việc của những nhân viên khác trong công ty trước khi tiến hành dự án ERP. Sau cùng, nó sẽ tuỳ thuộc vào nhân viên IT và nhân viên giao dịch của bạn để hỗ trợ việc đào tạo. Hãy lấy ngân sách đào tạo ERP và tăng lên 2 hay 3 lần nó trước. Nó sẽ là sự đầu tư hiệu nghiệm nhất mà bạn đã từng làm.

2. Tích hợp và thử nghiệm

Chi phí thử nghiệm các đường truyền kết nối giữa hệ thống trọn gói ERP với đường truyền phần mềm của công ty khác cũng được đánh giá nhiều. Công ty sản xuất có thể nghiên cứu cài đặt thêm đường truyền từ thương mại điện tử (e-commerce) và chuỗi cung cấp hàng (supply chain) ước tính thuế kinh doanh thấp nhất. Tất cả điểm tích hợp này đều kết nối với ERP. Các chuyên gia kỳ cựu khuyên rằng thay vì chạy dữ liệu giả từ ứng dụng này sang trình ứng dụng khác thì hãy cho chạy đơn hàng thật qua hệ thống, từ đầu vào của đơn đặt hàng cho đến khi xuất hàng và thanh toán, tốt nhất là với sự tham gia của các nhân viên thực hiện công việc của dự án.

3. Sữa chữa theo yêu cầu (customization)

Phần cài đặt bổ sung chỉ là phần khởi đầu chi phí tích hợp của ERP. Bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn đấy! Và nếu điều gì có thể tránh được nếu có thể thì bạn hãy nhớ kỹ đó chính là chi phí sữa chữa lõi cốt phần mềm ERP. Điều này xảy ra khi phần mềm ERP không thể giải quyết nổi một trong những qui trình kinh doanh của bạn và bạn chọn cách thay đổi nó theo ý bạn muốn. Nếu thế thì bạn thật sự đang đùa với lửa đấy! Sự sữa chữa tùy biến đó có thể ảnh hưởng đến từng phân hệ của hệ thống ERP vì các phân hệ kết nối rất chặt chẽ với nhau. Nâng cấp trọn bộ ERP – điều đó giống như là ác mộng vì bạn sẽ phải sữa chữa lại toàn bộ hệ thống từ đầu đến đuôi theo một kiểu mới. Có thể bạn làm được đấy!, nhưng nhớ là cũng có thể không. Cho dù có chuyện gì xảy ra chăng nữa thì nhà cung cấp ERP không ở đó mà hỗ trợ bạn đâu. Bạn sẽ phải thuê thêm nhân viên để làm công việc đó và họ sẽ phải làm việc dài dài.

4. Chuyển đổi dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu công ty cũng tốn tiền như sổ sách ghi sổ của khách hàng và nhà cung cấp, dữ liệu thiết kế sản phẩm từ hệ thống cũ sang hệ thống mới của ERP. Mặc dù một số CIO thừa nhận hầu hết dữ liệu trong hệ thống cũ không sử dụng hết được. Các công ty có xu hướng không cho là hệ thống dữ liệu cũ của họ “rối rắm” cho đến khi họ thật sự bắt buộc phải chuyển đổi theo hệ thống phục vụ khách hàng mà ERP yêu cầu. Do vậy, các công ty có thể đánh giá, xem xét trước các chi phí chuyển đổi dữ liệu. Nhưng cũng lưu ý rằng các dữ liệu mới có thể đòi hỏi kiểm tra lại toàn bộ để thích nghi với quá trình thay đổi mới khi thực hiện ERP.

5. Phân tích dữ liệu

Thường thì dữ liệu từ hệ thống ERP phải được phối hợp với dữ liệu từ hệ thống bên ngoài để phân tích. Những người sử dụng với nhu cầu phân tích cao nên đính kèm chi phí của kho dữ liệu trong ngân sách ERP và họ cũng nên làm thêm một số việc cần thiết để thực hiện chúng thật trôi chảy.

6. Dịch vụ tư vấn

Các công ty nên xác định rõ các mục đích chính để các nhà cộng sự tư vấn phải hướng đến mục tiêu đó khi đào tạo nhân viên nội bộ.

7. Nhân sự

Thành công của ERP phụ thuộc nhiều vào việc bố trí nhân viên cho dự án, những nhân viên giỏi nghiệp vụ và các phòng ban IS (information system). Phần mềm đã quá phức tạp cộng thêm việc kinh doanh thay đổi quá rắc rối khiến bạn khó mà giao trọn dự án cho một vài người. Điều nguy hiểm là công ty phải chuẩn bị thay thế các nhân viên đó khi xong dự án. Mặc dù thị trường ERP không còn sức hút như trước kia, các công ty tư vấn và những công ty khác mất đi những nhân tài của họ sẽ săn tìm những nhân tài mới ở công ty bạn với mức lương hấp dẫn và mức thưởng cao. Điều mà bạn khó đáp ứng được cũng như chính sách về nhân sự cho phép. Nên hội ý riêng với Hành chánh nhân sự để thiết lập chế độ lương mới và mức thưởng cho các nhân viên kỳ cựu ERP. Nếu bạn để vuột họ, bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn để chi trả cho những nhà tư vấn khác.

8. Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại

Hầu hết các công ty dự định giải quyết việc thực hiện ERP như họ sẽ làm với bất cứ dự án phần mềm nào khác. Ngay khi phần mềm được cài đặt, họ sẽ sắp xếp cho tất cả mọi người trong đội trở về vị trí cũ của mình. Nhưng sau dự án ERP, bạn lại không thể để họ quay về như thế được. Những người thực hiện dự án là những người vô cùng quan trọng vì họ làm việc quá mật thiết với ERP. Họ biết rõ quá trình bán hàng hơn những nhân viên bán hàng, biết nhiều về quy trình sản xuất hơn những nhân viên ở bộ phận sản xuất. Công ty bạn sẽ không thể nào đáp ứng nổi việc sắp xếp nhân viên dự án về lại vị trí công việc lúc trước của họ bởi vì có quá nhiều việc phải làm sau khi cài đặt phần mềm ERP. Nội việc viết báo cáo để lấy thông tin từ hệ thống mới ERP khiến họ bận rộn ít nhất là một năm. Và điều đó đã được phân tích. Có một số người hy vọng công ty sẽ thu được lợi ngay sau khi thực hiện dự án ERP. Nhưng tiếc rằng chỉ một vài phòng ban IS lập kế hoạch cho các hoạt động và qui trình cần thiết sau khi cài đặt ERP. Nhiều người bắt buộc phải xin trợ giúp thêm về tài chính, nhân sự sau thời hạn kéo dài của dự án trước khi ERP “biểu lộ” bất cứ lợi nhuận nào.

9. Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)

Một trong những quan điểm sai lầm của ban điều hành dự án là luôn nghĩ sẽ thu được lợi ngay khi cài đặt ERP. Hầu hết các hệ thống không bộc lộ giá trị của mình cho đến khi công ty cho chạy các hệ thống trong một quãng thời gian và có thể tập trung cải tiến các quá trình kinh doanh ảnh hưởng từ hệ thống. Và đội dự án sẽ không được tưởng thưởng cho đến khi cố gắng của họ được đáp trả.

10. Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP

Gần đây, công ty tư vấn Deloitte nghiên cứu 64 Fortune 500 công ty thì thấy là một trong 4 công ty thừa nhận là họ bị giảm hoạt động khi chạy chương trình ERP. Tỷ lệ phần trăm sự thật về nó nhiều hơn thế. Nguyên do chung cho những vấn đề trên là mọi cái hoạt động hiện thời khác với những gì nó làm trước kia. Khi mọi người không thể làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước đây và chưa được huấn luyện cách mới, họ lo lắng, hoang mang, công việc diễn ra tồi tệ.

10. Tại sao ERP thường thất bại?

Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài. Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình.

Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của các phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thử thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn.

Biggest ERP Failures of 2010 ( Chi tiết tại: http://certcollection.org/forum/topic/73982-biggest-erp-failures-of-2010)

11. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?

Toàn bộ hệ thống ERP được xây dựng từ bảng dữ liệu, hàng ngàn thứ mà các lập trình viên IS và người sử dụng phải thiết lập ra để phù hợp với quy trình kinh doanh. Mỗi một bảng đều có hướng quyết định phần mềm theo con đường này hay con đường khác. Thuyết trình chỉ một cách để công ty thực hiện từng nhiệm vụ, có thể nói rằng, cho chạy hệ thống trả lương – các đơn vị hoạt động riêng lẻ của công ty và các phòng ban ở xa sẽ tích hợp lại dưới cùng một hệ thống. Nhưng để biết chính xác làm sao thiết lập các “công tắc” trong từng bảng đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc các quy trình hiện hữu được sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Vì thiết lập bảng đã được quyết định nên các quá trình kinh doanh này sẽ được sắp đặt lại, đó là cách của ERP. Hầu hết các hệ thống ERP đều được cấu hình trước, cho phép hàng trăm việc thiết lập theo thủ tục được lập bởi khách hàng.