Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng: xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó: văn bản, ảnh, video, … dữ liệu đó có bị thay đổi hay không.

Hai khái niệm chữ ký số (digital signature) và chữ ký điện tử (electronic signature) thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số)[1][2][3][4].

Lịch sử

Con người đã sử dụng các hợp đồng dưới dạng điện tử từ hơn 100 năm nay với việc sử dụng mã Morse và điện tín. Vào năm 1889, tòa án tối cao bang New Hampshire (Hoa kỳ) đã phê chuẩn tính hiệu lực của chữ ký điện tử. Tuy nhiên, chỉ với những phát triển của khoa học kỹ thuật gần đây thì chữ ký điện tử mới đi vào cuộc sống một cách rộng rãi[5].

Vào thập niên 1980, các công ty và một số cá nhân bắt đầu sử dụng máy fax để truyền đi các tài liệu quan trọng. Mặc dù chữ ký trên các tài liệu này vẫn thể hiện trên giấy nhưng quá trình truyền và nhận chúng hoàn toàn dựa trên tín hiệu điện tử.

Hiện nay, chữ ký điện tử có thể bao hàm các cam kết gửi bằng email, nhập các số định dạng cá nhân (PIN) vào các máy ATM, ký bằng bút điện tử với thiết bị màn hình cảm ứng tại các quầy tính tiền[6], chấp nhận các điều khoản người dùng (EULA) khi cài đặt phần mềm máy tính, ký các hợp đồng điện tử online[7]…
Tính pháp lý của chữ ký điện tử
Các định nghĩa pháp lý

Nhiều luật được ban hành trên thế giới công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử nhằm thúc đẩy các giao dịch điện tử xuyên quốc gia.

Luật Giao dịch điện tử (Việt Nam), điều 4 định nghĩa
(1)Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
(2)Chứng thực chữ ký điện tử là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
(5)Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự.
(12)Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Bộ luật ESIGN (Hoa Kỳ), điều 106 định nghĩa
(2)Điện tử (electronic)- chỉ các công nghệ liên quan tới điện, số, từ, không dây, quang, điện từ hoặc các khả năng tương tự.
(4)Văn bản điện tử (electronic record)- Các hợp đồng hoặc các văn bản khác được tạo ra, lưu trữ, trao đổi dưới dạng điện tử.
(5)Chữ ký điện tử (electronic signature)- Các tín hiệu âm thanh, ký hiệu, quá trình gắn (vật lý hoặc logic) với hợp đồng hay văn bản và được thực hiện bởi người muốn ký vào hợp đồng hay văn bản đó.

Bộ luật GPEA (Hoa Kỳ), điều 1710 định nghĩa
(1)Chữ ký điện tử (electronic signature)- là cách thức ký các văn bản điện tử đảm bảo:
(A)Nhận dạng và xác thực cá nhân đã tạo ra văn bản;
(B)Chỉ ra sự chấp thuận của người ký đối với nội dung trong văn bản.

Bộ luật UETA (Hoa Kỳ), điều 2 định nghĩa
(5)Điện tử (electronic’valeking132′)- chỉ các công nghệ liên quan tới điện, số, từ, không dây, quang, điện từ hoặc các khả năng tương tự.
(6)Tác tử điện tử (electronic agent)- là các chương trình máy tính hoặc các phương tiện tự động khác sử dụng độc lập để khởi đầu một hành động hoặc đáp lại các tín hiệu điện tử mà không cần sự giám sát của con người.
(7)Văn bản điện tử (electronic record’valeking132′)- Các văn bản được tạo ra, lưu trữ, trao đổi dưới dạng điện tử.
(8)Chữ ký điện tử (electronic signature)- Các tín hiệu âm thanh, ký hiệu, quá trình gắn (vật lý hoặc logic) với hợp đồng hay văn bản và được thực hiện bởi người muốn ký vào hợp đồng hay văn bản đó.

Bộ luật Federal Reserve
giống với bộ luật ESIGN

Commodity Futures Trading Commission 17 CFR Phần 1 Điều 1.3 định nghĩa
(tt) Chữ ký điện tử là tín hiệu âm thanh, ký hiệu, quá trình gắn (vật lý hoặc logic) với hợp đồng hay văn bản và được thực hiện bởi người muốn ký vào hợp đồng hay văn bản đó.

Food and Drug Administration 21 CFR Điều 11.3 định nghĩa
(5) Chữ ký số là các chữ ký điện tử dựa trên các phương pháp mật mã để nhận thực người tạo văn bản dựa trên các quy tắc và tham số sao cho có thể kiểm tra được nhân dạng của người tạo và tính toàn vẹn của văn bản.
(7) Chữ ký điện tử là các số liệu (máy tính) được tạo ra, chấp nhận và cho phép bởi cá nhân có thẩm quyền (tương đương với người ký văn bản giấy truyền thống).

Kiểm tra pháp lý đối với chữ ký điện tử

Khi một chữ ký điện tử trên hợp đồng hay văn bản bị nghi ngờ thì chữ ký đó phải vượt qua một số kiểm tra trước khi có thể xử tại tòa án. Các điều kiện này có thể thay đổi tùy theo quy định của pháp luật, thậm chí trong một số trường hợp văn bản không có chữ ký (telex, fax…).

Tại Hoa Kỳ, các bước yêu cầu cho chữ ký điện tử bao gồm:

* Cung cấp thông tin cho người yêu cầu về tính pháp lý của chữ ký điện tử; các yêu cầu về phần cứng, phần mềm; các lựa chọn ký và chi phí (nếu có);
* Xác thực các bên để nhận diện rủi ro kinh doanh và yêu cầu;
* Đưa toàn bộ văn bản ra xem xét (các bên có thể phải điền số liệu);
* Yêu cầu các bên xác nhận sự tự nguyện ký vào văn bản;
* Đảm bảo các văn bản được xem xét không bị thay đổi từ khi ký;
* Cung cấp cho các bên các văn bản gốc pháp lý để lưu giữ.

Vấn đề quan trọng cần được xem xét là sự giả mạo (giả mạo chữ ký và giả mạo sự chấp nhận). Tòa án phải giả định rằng sự giả mạo là không thể thực hiện. Tuy nhiên, đối với chữ ký điện tử thì việc làm giả là không quá khó khăn.

Thông thường, các doanh nghiệp thường phải dựa trên các phương tiện khác để kiểm tra chữ ký điện tử chẳng hạn như gọi điện trực tiếp cho người ký trước khi giao dịch, dựa trên các quan hệ truyền thống hay không dựa hoàn toàn vào các văn bản dưới dạng điện tử. Đây là các thông lệ trong kinh doanh nên được áp dụng trong bất kỳ môi trường nào vì sự giả mạo cũng là một vấn đề thường xảy ra trong môi trường kinh doanh truyền thống. Chữ ký điện tử cũng như chữ ký truyền thống đều không đủ khả năng ngăn chặn hoàn toàn việc làm giả.

Các ví dụ về chữ ký điện tử nêu ở trên chưa phải là chữ ký số bởi vì chúng thiếu các đảm bảo mật mã học về nhận dạng người tạo ra và thiếu các kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Các chữ ký này có tính chất pháp lý trên được gắn với văn bản trong một số trường hợp cụ thể.
Pháp luật liên quan tới việc sử dụng chữ ký điện tử

* Hoa Kỳ – Electronic Signatures in Global and National Commerce Act
* Hoa Kỳ – Uniform Electronic Transactions Act – adopted by 48 states
* Hoa Kỳ – Digital Signature And Electronic Authentication Law
* Hoa Kỳ – Government Paperwork Elimination Act (GPEA)
* Hoa Kỳ – The Uniform Commercial Code (UCC)
* Anh – s.7 Electronic Communications Act 2000
* Liên minh châu Âu – Electronic Signature Directive (1999/93/EC)
* Mexico – E-Commerce Act [2000]
* Costa Rica – Digital Signature Law 8454 (2005)
* Việt Nam – Luật Giao dịch điện tử[8][9] – có hiệu lực từ ngày 1 tháng 3 năm 2006.

Những sử dụng giả luật của chữ ký điện tử

Một số trang web (đặc biệt là các trang khiêu dâm) và các điều khoản sử dụng phần mềm tuyên bố một số hành động gắn với chữ ký điện tử. Chẳng hạn, một trang web có thể tuyên bố rằng với việc truy cập vào trang web, bạn đã chấp nhận một số quy định. Một ví dụ khác là khi cài đặt phần mềm, trước khi cài sẽ xuất hiện một màn hình thông báo rằng với việc tiếp tục cài đặt thì bạn chấp nhận một số điều về bản quyền. Các điều khoản này có thể không được thông báo trước khi bán và không phải lúc nào cũng được hiển thị đầy đủ khi bạn cài đặt. Các điều kiện về bản quyền này thường bao gồm các điều cấm người sử dụng công bố các thông tin về sản phẩm nếu không được sự cho phép của nhà sản xuất, các điều hạn chế người sử dụng nghiên cứu sản phẩm (reverse engineering) kể cả cho mục đích hợp pháp như để tạo ra các tệp theo định dạng của phần mềm. Trong một số trường hợp, các điều khoản này có thể trái với quy định của pháp luật. Một số người cho rằng các điều trên là hợp lý để bảo vệ các bí mật công nghệ. Tuy nhiên một khi sản phẩm đã được bán rộng rãi thì lý do này cũng không thực sự thuyết phục.

Tính pháp lý của các điều khoản đề cập ở trên không rõ ràng. Tại Hoa Kỳ, chỉ có 2 tiểu bang chấp thuận bản sửa đổi của Luật thương mại thống nhất (Uniform Commercial Code) cho phép những hạn chế về bản quyền và thông báo sau bán hàng. Tại Anh, điều 9 của Quy chế thương mại điện tử năm 2002 (Electronic-Commerce (EC Directive) Regulations 2002 – SI 2002/2003) cho phép người mua có khả năng xác định trước các bước kỹ thuật khác nhau để kết thúc hợp đồng.
Chữ ký mật mã

Một chữ ký điện tử sẽ là một chữ ký số nếu nó sử dụng một phương pháp mã hóa nào đó để đảm bảo tính toàn vẹn (thông tin) và tính xác thực. Ví dụ như một bản dự thảo hợp đồng soạn bởi bên bán hàng gửi bằng email tới người mua sau khi được ký (điện tử).

Một điều cần lưu ý là cơ chế của chữ ký điện tử khác hoàn toàn với các cơ chế sửa lỗi (như giá trị kiểm tra – checksum…). Các cơ chế kiểm tra không đảm bảo rằng văn bản đã bị thay đổi hay chưa. Các cơ chế kiểm tra tính toàn vẹn thì không bao giờ bao gồm khả năng sửa lỗi.

Hiện nay, các tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến cho chữ ký điện tử là OpenPGP, được hỗ trợ bởi PGP và GnuPG, và các tiêu chuẩn S/MIME (có trong Microsoft Outlook). Tất cả các mô hình về chữ ký điện tử đều giả định rằng người nhận có khả năng có được khóa công khai của chính người gửi và có khả năng kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản nhận được. Ở đây không yêu cầu giữa 2 bên phải có một kênh thông tin an toàn.

Một văn bản được ký có thể được mã hóa khi gửi nhưng điều này không bắt buộc. Việc đảm bảo tính bí mật và tính toàn vẹn của dữ liệu có thể được tiến hành độc lập.

Theo Wiki

Tư vấn công nghệ

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP).

Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

1 Sơ lược về ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng;
• Quản lý nhân sự và tính lương; và,
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở
nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP
2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

2.4 Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

2.6 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

3 Nhà cung cấp ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
3.1 Tự xây dựng nhóm lập trình
Đây là trường hợp donah nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dương như là giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.

3.2 Sử dụng sản phẩm ERP được xây dựng sẵn
Hiện nay các daonh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:

• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe
2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ
trở lên;
• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financials , People-Soft chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, và kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh nghiệp khi áp dụng ERP.

4. Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP
4.1 Tính dễ sử dụng
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.

Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam.

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.

4.2 Cảnh báo
Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã vượt quá mức tín dụng cho phép.

4.3 Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ

Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.

Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lơn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công ty viết.

Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ co phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng tiêu chuẩn rất cao đối với đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềm.

4.4 Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất tòan diện.

Những tài liệu này bao gồm:

• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thong tin về cấu hình của phần cứng;
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;
• Sách tra cứu: Liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;
• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.

4.5 Bản địa hóa
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.

4.6 Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, và Hoa.

4.7 Chế độ đa nhiệm
Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa số/ màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.

Trần Trí Dũng

Theo SAGA

Enterprise resource planning (ERP) integrates internal and external management information across an entire organization, embracing finance/accounting, manufacturing, sales and service, etc. ERP systems automate this activity with an integrated computer-based application. Its purpose is to facilitate the flow of information between all business functions inside the boundaries of the organization and manage the connections to outside stakeholders.[1]

ERP systems can run on a variety of hardware and network configurations, typically employing a database to store its data.[2]

ERP systems typically include the following characteristics:

* An integrated system that operates in (next to) real time, without relying on periodic updates.[citation needed]
* A common database, that supports all applications.
* A consistent look and feel throughout each module.
* Installation of the system without elaborate application/data integration by the Information Technology (IT) department
Functional areas

Finance/Accounting
General ledger, payables,cash management, fixed assets, receivables, budgeting, consolidation
Human resources
payroll,training, benefits, 401K, recruiting, diversity management
Manufacturing
Engineering, bill of materials, work orders, scheduling, capacity, workflow management, quality control, cost management, manufacturing process, manufacturing projects, manufacturing flow, activity based costing, Product lifecycle management
Supply chain management
Order to cash, inventory, order entry, purchasing, product configurator, supply chain planning, supplier scheduling, inspection of goods, claim processing, commissions
Project management
Costing, billing, time and expense, performance units, activity management
Customer relationship management
Sales and marketing, commissions, service, customer contact, call center support
Data services
Various “self-service” interfaces for customers, suppliers and/or employees
Access control
Management of user privileges for various processes

[edit] History
[edit] Origin of “ERP”

In 1990 Gartner Group first employed the acronym ERP[4] as an extension of (material requirements planning (MRP), later manufacturing resource planning[5][6]) and computer-integrated manufacturing. Without supplanting these terms, ERP came to represent a larger whole, reflecting the evolution of application integration beyond manufacturing.[7] Not all ERP packages were developed from a manufacturing core. Vendors variously began with accounting, maintenance and human resources. By the mid-1990s ERP systems addressed all core functions of an enterprise. Beyond corporations, governments and non-profit organizations also began to employ ERP systems.[8]
[edit] Materials requirements planning

MRP was the precursor to ERP. Large companies found great value in creating a common foundation for automating information management for their manufacturing processes. Success with MRP projects led companies and vendors to consider expanding to other functional areas.[citation needed]
[edit] Expansion

ERP systems experienced rapid growth in the 1990s because the year 2000 and the Euro disrupted legacy systems. Many companies took this opportunity to replace such systems with ERP. This rapid growth in sales was followed by a slump in 1999 after these issues had been addressed.[9]

ERP systems initially focused on automating back office functions, indicating that customers and the general public were not directly involved. Front office functions such as customer relationship management (CRM) dealt directly with customers, or e-business systems such as e-commerce, e-government, e-telecom, and e-finance, or supplier relationship management (SRM) became integrated later, when the Internet simplified communicating with external parties.[citation needed]

“ERP II” was coined in the early 2000s. It describes web-based software that allows both employees and partners (such as suppliers and customers) real-time access to the systems. “Enterprise application suite” is an alternate name such systems.[citation needed]
[edit] Components

* Transactional database
* Management portal/dashboard
* Business intelligence system
* Customizable reporting
* External access via technology such as web services
* Search
* Document management
* Messaging/chat/wiki
* Workflow management

[edit] Best practices

Best practices are incorporated into most ERP systems. This means that the software reflects the vendor’s interpretation of the most effective way to perform each business process. Systems vary in the convenience with which the customer can modify these practices.[10] Companies that implemented industry best practices decreased mission-critical project tasks such as configuration, documentation, testing and training. In addition, best practices reduced risk by 71% when compared to other software implementations.[11]

The use of best practices eases compliance with requirements such as IFRS, Sarbanes-Oxley, or Basel II. They can also help industry standard functions such as electronic funds transfer. This is because the procedure can be readily codified within the ERP software, and then replicated with confidence across multiple businesses who share that business requirement.[citation needed]
[edit] Modularity

Most systems are modular simply for the flexibility of implementing some functions but not others. Some common modules, such as finance and accounting are adopted by nearly all companies implementing enterprise systems; others however such as human resource management are not needed by some companies and therefore not adopted. A service company for example will not likely need a module for manufacturing. Other times companies will not adopt a module because they already have a system they believe to be superior. Generally speaking, the greater the number of modules selected, the greater the integration benefits, but also the increase in costs, risks and changes involved.[citation needed]
[edit] Connectivity to plant floor information

ERP systems connect to real-time data and transaction data in a variety of ways. These systems are typically configured by systems integrators, who are able to bring in their unique knowledge on process, equipment, and vendor solutions.

Direct integration—ERP systems connectivity (communications to plant floor equipment) as part of their product offering. This requires the ERP system developers to offer specific support for the variety of plant floor equipment that they want to interface with. ERP Vendors must be expert in their own products, and connectivity to other vendor products, often those offered by competitors.

Database integration—ERP systems connect to plant floor data sources through a staging table in a database. Plant floor systems deposit the necessary information into the database. The ERP system takes the information from the table. The benefit of staging is that ERP vendors do not need to master the complexities of equipment integration. Connectivity becomes the responsibility of the systems integrator.

Enterprise appliance transaction modules (EATM)—These devices communicate directly with plant floor equipment and with the ERP system via methods supported by the ERP system. EATM can employ a staging table, Web Services, or system–specific program interfaces (APIs). The benefit of an EATM is that it offers an off–the–shelf solution.

Custom–integration solutions—Many system integrators offer custom solutions. These systems tend to have the highest level of initial integration cost, and can have a higher long term cost in terms on maintenance and reliability. Long term costs can be minimized through careful system testing and thorough documentation. Custom-integrated solutions typically run on workstation or server class computers.

Standard protocols—Communications drivers are available for plant floor equipment and separate products have the ability to log data to relational database tables. Standards exist within the industry to support interoperability between software products, the most widely known being OPC, managed by the OPC Foundation.

[edit] Implementation

ERP’s scope usually implies significant changes to staff work practices.[12] Generally, three types of services are available—consulting, customization, and support.[12] Implementation time depends on the size of the business, the number of modules, the extent of customization, the scope of the changes to business processes, and the willingness of the customer to take ownership for the project. ERP systems are modular, so they can be implemented in stages. The typical project consumes about 14 months and requires around 150 consultants.[13] Small p can require months; multinational and other large implementations can take years.[citation needed] Extensive customization can substantially increase implementation times.[13]

Implementing ERP software can overwhelm technicians who lack explicit experience with it. As a result, hiring professionally trained consultants to implement these systems is common.[citation needed] Consulting firms typically provide three areas of professional services: consulting, customization, and support. The client organization can also employ independent program management, business analysis, change management, and UAT specialists to ensure their business requirements remain a priority during implementation.[citation needed]
[edit] Process preparation

Implementing ERP can require changing existing business processes to the “best practice” approach that the software embodies.[14] Neglecting to understand the needed process changes prior to starting implementation is a main reason for project failure.[15] It is therefore crucial that organizations thoroughly analyze business processes before selecting a vendor. This analysis can identify opportunities for process modernization. It also enables an assessment of the alignment of current processes with those provided by the ERP system. Research indicates that the risk of business process mismatch is decreased by:

* linking current processes to the organization’s strategy;
* analyzing the effectiveness of each process;
* understanding exising automated solutions.[16][17]

ERP implementation is considerably more difficult (and politically charged) in decentralized organizations, because they often have different processes, business rules, data semantics, authorization hierarchies and decision centers.[18] This may require that some business units remain outside the ERP system, delaying implementation to work through the necessary changes for each unit, reducing integration (e.g. linking via Master data management) or customization to meet each unit’s needs.[citation needed]

A potential disadvantage is that adopting “standard” processes can lead to a loss of competitive advantage. While this has happened, losses in one area often offset by gains in other areas, increasing overall competitive advantage.[19][20]
[edit] Configuration

Configuring an ERP system is largely a matter of balancing the way you want the system to work with the way the system lets you work. ERP systems typically build many changeable parameters that modify the operation of the system. For example, an organization can select the type of inventory accounting—FIFO or LIFO—to employ, whether to recognize revenue by geographical unit, product line, or distribution channel and whether to pay for shipping costs when a customer returns a purchase.[citation needed]
[edit] Customization

When the system doesn’t offer a particular feature, the customer can re-write part of the code, or interface to an existing system. Both options add time and cost to the implementation process and can dilute system benefits. Customization inhibits seamless communication between suppliers and customers who use the same ERP system uncustomized.[citation needed]

Key differences between customization and configuration include:

* Customization is always optional, whereas the software must always be configured before use (e.g., setting up cost/profit center structures, organisational trees, purchase approval rules, etc.)
* The software was designed to handle various configurations, and behaves predictably
* The effect of configuration changes on system behavior and performance is predictable and is the responsibility of the ERP vendor. The effect of customization is the customer’s responsibility and increases testing activities.
* Configuration changes survive upgrades to new software versions. Some customizations (e.g. code that uses pre-defined “hooks” that are called before/after displaying data screens) survive upgrades, though they will still need to be retested. Others (e.g. those involving changes to fundamental data structures) are overwritten during upgrades and must be reimplemented.

Customization can be expensive and complicated, and can delay implementation. Nevertheless, customization offers the potential to obtain competitive advantage vis a vis companies using only standard features.
[edit] Extensions

ERP systems can be extended with third-party software. ERP vendors typically provide access to data and functionality through published interfaces. Extensions offer features such as:[citation needed]

* archiving, reporting and republishing;
* capturing transactional data, e.g. using scanners, tills or RFID
* access to specialized data/capabilities, such as syndicated marketing data and associated trend analytics.

[edit] Data migration

Data migration is critical to implementation success and requires significant planning. Unfortunately, since migration is one of the final activities before the production phase, it often receives insufficient attention. The following steps can structure migration planning:[21]

1. Identify the data to be migrated
2. Determine the timing of data migration
3. Generate the data templates
4. Freeze the tools for data migration
5. Decide on migration-related setups
6. Decide on data archiving

[edit] Consultants

Many organizations do not have sufficient internal skills to implement ERP. Typically, an outside consulting team is responsible for the ERP implementation including:[citation needed]

1. selecting
2. planning
3. training
4. configuring/customizing
5. testing
6. implementation
7. delivery

Examples of other services include writing process triggers and custom workflows; specialist advice to improve how the ERP is used in the business; system optimization; custom reports; complex data extracts or implementingBusiness Intelligence.[citation needed]

For mid-sized companies, the cost of the implementation typically ranges from 1-2x the software’s list price. Large companies, and especially those with multiple sites or countries, may spend 3-5x.[citation needed]

Unlike most single-purpose applications, ERP packages typically include source code and a vendor-supporteddevelopment environment for customizing and extending the delivered code.[citation needed]
[edit] Comparison to special-purpose applications
[edit] Advantages

The fundamental benefit of ERP is that by integrating the myriad processes by which businesses operate, it saves time and expense. Decisions can be quicker and with fewer errors. Data is visible across the organization. Tasks that benefit from this integration include:[citation needed]

* Sales forecasting, which allows inventory optimization
* Order tracking, from acceptance through fulfillment
* Revenue tracking, from invoice through cash receipt
* Matching purchase orders (what was ordered), inventory receipts (what arrived), and costing (what the vendor invoiced)

ERP systems centralize data. Benefits of this include:

* No synchronizing changes between multiple systems – consolidation of finance, marketing and sales, human resource, and manufacturing applications
* Enables standard product naming/coding.
* Provides comprehensive view of the enterprise (no “islands of information”). Makes real–time information available to management anywhere, anytime to make proper decisions.
* Protects sensitive data by consolidating multiple security systems into a single structure.[22]

[edit] Disadvantages

* Customization is problematic.
* Re-engineering of business processes to fit the ERP system may damage competitiveness and/or divert focus from other critical activities
* Can cost more than less integrated and/or less comprehensive solutions
* High switching costs increase vendor negotiating power vis a vis support, maintenance and upgrade expenses
* Overcoming resistance to sharing sensitive information between departments can be a diversion.
* Integration of truly independent businesses can creates unnecessary dependencies.
* Extensive training requirements take resources from daily operations.
* Post implementation depression.

Source: Wiki

Tư vấn công nghệ

]]> https://tuvancongnghe.net/erp-he-thong-hoach-dinh-nguon-luc-doanh-nghiep/feed/ 0 https://tuvancongnghe.net/thong-ke-internet/ https://tuvancongnghe.net/thong-ke-internet/#respond Tue, 11 Jan 2011 05:37:56 +0000 http://tuvancongnghe.net/?p=92 26% dân số Việt Nam dùng Internet

Đây là thông tin do Tổ chức Nghiên cứu marketing và nhãn hiệu Cimigo mới công bố ngày 7.4. Theo công bố này, từ 2000 đến 2009, tỉ lệ tăng trưởng số lượng người sử dụng Internet tại Việt Nam là 10,882%. Tại khu vực thành thị có khoảng 50% dân số truy cập Internet (riêng Hà Nội là 60%), với thời gian trung bình đạt 2 giờ 20 phút/ngày. Trong đó, 90% người dân truy cập Internet để đọc tin tức, tìm kiếm thông tin…

97% người Việt dùng Internet là để đọc tin tức

Tiếp sau đó là hoạt động chơi game online (50%). Đây là kết quả nghiên cứu Net Index 2010 do Yahoo cùng Kantar Media thực hiện.

Net Index 2010 khảo sát hơn 1.500 nam nữ trong độ tuổi từ 15 trở lên, thuộc nhiều phân tầng kinh tế xã hội có sử dụng Internet, sống tại Hà Nội, TP HCM, Đà Nẵng và Cần Thơ. Các cuộc phỏng vấn diễn ra tháng 12/2009.

Theo kết quả nghiên cứu, số người sử dụng Internet để đọc tin tức trực tuyến đã tăng từ 89% năm 2008 lên 97% năm 2009. Đọc tin tức trực tuyến là hoạt động online phổ biến nhất trong tất cả nhóm tuổi và giới tính.

Chơi game trực tuyến là hoạt động phổ biến thứ hai với tỷ lệ gần 50% người lên mạng tham gia, đa phần là nam giới. Thể loại game được ưa thích là những trò chơi hành động cảm giác mạnh và game nhập vai. Các game thủ chơi không chỉ để kết nối và hòa nhập với những người khác mà còn nhằm mục tiêu thi đấu với nhau.
Đa số người Việt Nam truy cập Internet để đọc tin tức. Ảnh: Hoàng Huy

Net Index 2010 cũng cho ra một số kết quả khác như xu hướng truy cập Internet tại gia đình đã tăng từ 66% (2008) lên 71% (2009) để trở thành điểm truy cập vượt trội. Tỷ lệ truy cập từ Internet trong các quán café đã giảm xuống còn 42% (so với 53% năm 2008). Internet được phổ cập tới nhiều tầng lớp xã hội, trong đó nhóm kinh tế xã hội thấp ngày càng sử dụng Internet tại gia đình nhiều hơn.

Những gói cước hấp dẫn cùng với sự hiện diện của công nghệ 3G ở Việt Nam đang đẩy mạnh xu hướng truy cập Internet bằng điện thoại di động. Số lượng người mua hàng qua mạng đã tăng từ 4% năm 2008 lên 11% năm 2009.

Các mạng xã hội đang tiếp tục phát triển tại Việt Nam, trong đó hoạt động chia sẻ nội dung, quan điểm trên mạng và tham gia diễn đàn trực tuyến đã lấn át các hoạt động làm quen, kết nối xã hội. Hiện nay có khoảng 23,2 triệu người Việt Nam sử dụng Internet. Con số này sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới khi việc truy cập Internet trở nên ngày càng phổ biến hơn.

Dân số Việt Nam đạt 85,847 triệu người

TP – Ngày 21-7, Ban chỉ đạo Tổng điều tra dân số và nhà ở T.Ư đã tổ chức hội nghị công bố kết quả điều tra toàn bộ và tổng kết Tổng điều tra dân số và nhà ở năm 2009.

Ông Đỗ Thức – Quyền Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê, công bố đến 0 giờ ngày 1-4-2009, tổng số dân của Việt Nam là 85.846.997 người, bao gồm 42.413.143 nam (chiếm 49,4%) và 43.433.854 nữ (chiếm 50,6%).

Sau 10 năm, dân số nước ta tăng thêm 9,523 triệu người, bình quân mỗi năm tăng 952.000 người. Tỷ lệ tăng dân số bình quân năm giữa hai cuộc tổng điều tra năm 1999-2009 là 1,2%/năm, so với 10 năm trước 1989-1999 mỗi năm tăng gần 1.200.000 người.

Như vậy trong 10 năm qua, mức sinh của Việt Nam liên tục giảm. Kết quả của cuộc Tổng điều tra cho thấy Việt Nam còn bốn triệu người chưa bao giờ đi học, chiếm 5% tổng dân số năm tuổi trở lên.

Dân số khu vực thành thị là 25.436.896 người (chiếm 29,6%) và khu vực nông thôn là 60.410.101 người (chiếm 70,4%). Tuy nhiên quá trình di dân do đô thị hóa khiến cho tỷ lệ tăng dân số bình quân của thành thị là 3,4%/năm, còn ở nông thôn chỉ là 0,4%/năm.

Gần 83% trường mầm non kết nối internet

Theo Bộ GD-ĐT, tính đến hết năm học 2009 – 2010, cả nước có 11.330 trên 12.711 trường mầm non có máy vi tính, chiếm 89%, có 10.528 trường nối mạng internet, chiếm 82,8%.

Tại Hội nghị tổng kết 5 năm ứng dụng CNTT trong giáo dục mầm non vừa tổ chức tại Hà Nội, Thứ trưởng Bộ GD-ĐT Nguyễn Thị Nghĩa khẳng định: Việc áp dụng CNTT giúp GV mầm non thu thập được nhiều tư liệu trên mạng để chăm sóc và đổi mới phương pháp, tổ chức trong cách giáo dục trẻ.

Theo Bộ GD-ĐT, tính đến hết năm học 2009 – 2010, cả nước có 11.330 trên 12.711 trường mầm non có máy vi tính, chiếm 89%, có 10.528 trường nối mạng internet, chiếm 82,8%. Đến nay, có 23 tỉnh, thành phố trang bị 100% máy tính cho các trường như: TP HCM, Cần Thơ, Đà Nẵng, Thái Nguyên, Bắc Giang… Tuy nhiên, vẫn còn một số địa phương không thể kết nối mạng internet hoặc tỷ lệ kết nối còn thấp như Sơn La, Lai Châu (31%), Quảng Ngãi (25%), Bình Định (30%).

Bộ GD – ĐT đưa ra kế hoạch đến năm 2015, 70% cán bộ, giáo viên mầm non sử dụng máy vi tính phục vụ công tác quản lý và hoạt động chuyên môn, 94% số trường có máy vi tính và 88% được kết nối mạng internet. Ở những nơi có điều kiện, khuyến khích các trường lập trang website chia sẻ thông tin và kết nối liên lạc giữa nhà trường với phụ huynh.

Người dùng Internet VN có trung bình 86 ‘bạn kỹ thuật số’

Người Việt Nam đứng thứ 12 trong số những nước có bạn bè ít nhất trên mạng xã hội, trong khi người dân ở quốc gia láng giềng thuộc khu vực Đông Nam Á là Malaysia đông “bạn” nhất.

Theo thống kê của hãng nghiên cứu toàn cầu TNS với 50.000 người tham gia tại 46 nước, người sử dụng Internet ở Malaysia kết nối với trung bình 233 “bạn”, tiếp đến là Brazil với 231 “bạn” và Na Uy 217 “bạn”. Ngược lại, người Nhật và Trung Quốc chỉ có số “friend” tương ứng là 28 và 68.

Matthew Froggatt, Giám đốc phát triển của TNS, nhận định “kết nối với ít bạn hơn đồng nghĩa người sử dụng mạng ở nước đó có mối quan hệ thân thiết hơn”.

Nghiên cứu này cũng cho thấy mọi người sử dụng nhiều thời gian truy cập blog, mạng xã hội như Facebook, Twitter… hơn là dành cho thư điện tử. Tuy nhiên, tại Việt Nam, lượng thời gian này là tương đương nhau, trong đó e-mail chiếm 27% còn mạng xã hội là 25%. Ngoài ra, người dùng trong nước cũng dành khoảng 9% tổng số thời gian cho giải trí đa phương tiện, 6% cho đọc tin tức và 2% cho mua sắm trực tuyến.

Đa số người VN vẫn dùng máy tính để bàn để vào mạng nhưng vai trò của thiết bị di động cũng đã tăng lên đáng kể. Thời gian đọc báo qua mobile chiếm 25%, duyệt e-mail lên tới 41,4% và truy cập mạng xã hội là 33,4% trong tổng thời gian sử dụng Internet.
Theo VNNIC