Chúng ta đang sống trong thời kỳ hoàng kim của công nghệ thông tin, với nhiều xu hướng chính như điện toán đám mây (cloud computing), điện toán di động (mobile computing) và điện toán thông minh (smart computing). Chúng đang cách mạng hóa cách chúng ta tương tác với máy móc và sử dụng thông tin. Dưới đây, tác giả Paolo Juvara, ngày 29-11-2011, đã chia sẻ về tầm quan trọng của hệ thống ERP trên nền tảng web.

1. Hệ thống ERP trên nền tảng web cung cấp một cái nhìn tổng thể tất cả các chi nhánh, địa điểm của công ty bạn với các yêu cầu cơ sở hạ tầng tối thiểu và không phức tạp về IT.
2. Hệ thống ERP trên nền tảng web chỉ cần một điểm bảo trì duy nhất: một máy chủ, một cơ sở dữ liệu, một đội ngũ IT, và do vậy chi phí vận hành, bảo trì và nâng cấp thấp hơn và giảm đáng kể trong tổng chi phí sở hữu.
3. Hệ thống ERP trên nền tảng web mở rộng cho các điểm mới một cách dễ dàng với đầu tư tối thiểu cho IT. Không cần phải triển khai thêm một máy chủ hoặc một máy trạm với cấu hình mạnh. Một máy tính bình thường, có kết nối internet với một trình duyệt chuẩn là tất cả những gì cần phải có.
4. Hệ thống ERP trên nền tảng web cho phép truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, từ bất cứ thiết bị nào.

Chẳng hạn, bạn đang ở sân bay khi trên đường tới một cuộc họp, bạn có thể kết nối vào hệ thống ERP từ sân bay để lấy thêm một số thông tin cần thiết mà không cần phải gọi về văn phòng để nhờ tra cứu, tổng hợp và chuyển qua email. Bạn cũng không bắt buộc phải lựa chọn Windows. Nếu bạn hoặc nhân viên của bạn làm việc trên máy chạy MacOS của Apple, thì web-based ERP này cũng hoạt động trên đó (và kể cả trên Smart Phone hoặc máy tính bảng như iPad)

5. Hệ thống ERP trên nền tảng web cho phép tất cả các nhân viên tham gia hoạt động trong quá trình tự động hóa kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho dữ liệu sẽ tốt hơn, mọi thứ rõ ràng hơn và việc kiểm soát tốt hơn. Điều này có nghĩa là ta sẽ có một cái nhìn chính xác, kịp thời về hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp, giúp đưa ra quyết định tốt hơn.

Ví dụ, đội ngũ bán hàng có thể truy cập xem hóa đơn và lịch sử thanh toán của khách hàng của họ bất lúc nào, bất cứ đâu mà không cần phải gọi cho bộ phận kế toán; điều này sẽ giảm tải cho bộ phận kế toán và cho phép họ thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.

6. Hệ thống ERP trên nền tảng web cho phép doanh nghiệp với tất cả các thành phần liên quan – bao gồm tất cả các nhân viên, các nhà cung cấp và các khách hàng có được sự hợp tác hiệu quả hơn vì họ luôn có được sự kết nối với hệ thống thông tin của công ty.

Ví dụ, nhà cung cấp có thể xem được mức độ tồn kho hiện tại của bạn và bổ sung kịp thời, trong khi khách hàng có thể xem được tình trạng của một đơn đặt hàng và biết được bao giờ nó được chuyển đi.

7. Hệ thống ERP trên nền tảng web cho phép dễ dàng tích hợp các dịch vụ mở rộng như email, công cụ phân tích hay CRM. Điều này sẽ mang lại nhiều giá trị hơn so với từng ứng dụng riêng lẻ.

8. Hệ thống ERP trên nền tảng web giúp bạn có thể “sống trên mây”, không lo lắng về việc không truy cập được vào hệ thống ERP khi máy tính của bạn gặp sự cố, hoặc không lo lắng về việc nhân viên làm mất máy tính xách tay với những thông tin quan trọng trong đó.

9. Hệ thống ERP trên nền tảng web cho phép kết nối từ xa và làm tăng tinh thần làm việc của nhân viên. Nhân viên làm việc tại khách hàng rơi vào ngày cuối tuần không cần phải quay về văn phòng công ty để hoàn thành nhật ký công việc. Họ có thể làm điều đó từ máy tính xách tay hay Smartphone trên đường về nhà mình.

10. Hệ thống ERP trên nền tảng web cho phép các nhân viên IT sau giờ làm việc hoặc những ngày cuối tuần sống cùng với gia đình của họ, thay vì công việc cài đặt và nâng cấp phần mềm cho các máy trạm ở công ty.

Trăm hoa đua nở

Lộn xộn, thiếu chuẩn mực và quá tải là những kết luận sát thực nhất khi đánh giá hệ thống CNTT trong ngành CK VN hiện nay. Trong lịch sử, có lẽ chưa ngành kinh tế nào có sức phát triển vũ bão như CK trong 2 năm qua ở VN. Tốc độ phát triển kiểu “Thánh Gióng” này đã đẩy tới sự quá tải của các hệ thống giao dịch tại các công ty CK. Sự kiện sập sàn tại TP.HCM liên tiếp thời gian qua là lời cảnh báo gần nhất đặt ra cho các nhà hoạch định chính sách, quản lý thị trường cũng như các nhà cung cấp giải pháp.

Còn nhớ năm 2000, khi thị trường CK mới hình thành ở VN và chưa có sự xuất hiện của các giải pháp nước ngoài, FPT gần như là công ty duy nhất tại VN cung cấp giải pháp cho các công ty CK với phần mềm BOSC. Tuy nhiên, sau đó, việc ứng dụng BOSC đã bộc lộ nhiều hạn chế, không đáp ứng yêu cầu phát triển các dịch vụ kinh doanh mới (như giao dịch online, tích hợp call center, mobile/sms/điện thoại/WAP…) hay yêu cầu tích hợp với trung tâm giao dịch CK TP.HCM, trung tâm lưu ký, ngân hàng… Nhiều công ty CK sau đó đã chuyển sang đầu tư các giải pháp khác của nước ngoài như: NTTT Data, DSTi, SunGard, SimCorp… Theo ông Nguyễn Tiến Sỹ, công ty FPT ERP thì: Trong khi trên thế giới, các công ty CK đang có xu hướng sử dụng chung phần mềm (PM) do hai cơ quan là sở giao dịch và trung tâm lưu ký cung cấp nhằm đảm bảo sự liên kết thông suốt và tương thích giữa các điểm trong toàn thị trường thì tại VN lại phát triển theo kiểu trăm hoa đua nở. Chính sự không tương thích giữa các chuẩn dữ liệu cũng như cổng giao tiếp của nhiều hệ thống PM khác nhau đã dẫn tới hiện tượng tắc nghẽn, nút cổ chai và sập sàn. Ông Sỹ cho rằng, tuy mỗi nước đều có sự khác nhau về điều kiện phát triển và cơ sở hạ tầng nhưng về chuẩn mực thì nhất thiết phải được thống nhất. Có làm được điều này thì VN mới có thể nghĩ tới việc hòa nhập với thị trường CK khu vực, hay việc đưa cổ phiếu của công ty trong nước ra nước ngoài.

Đến việc tăng lực bằng ERP

Nếu hệ thống quản lý nghiệp vụ CK còn kém như vậy, thì hệ thống quản lý tác nghiệp nội bộ trong các công ty CK còn yếu kém hơn. Trong khi các ngành khác đang “nóng” với việc đầu tư ERP thì các công ty CK lại tỏ ra khá nguội lạnh. “Ngoại trừ công ty CK FPT (FPTS) và công ty CK Sài Gòn (SSI) đã trang bị hệ thống ERP, còn đa phần các công ty CKVN hiện nay chỉ mới tập trung vào các hệ thống quản lý nghiệp vụ CK và kế toán đơn lẻ”, ông Vương Quân Ngọc, FPT ERP nhận xét. Lý giải điều này, ông Ngọc cho rằng do thời gian qua, các công ty CK hầu hết đều mới thành lập nên chỉ tập trung cho việc đánh bóng hình ảnh, thương hiệu và các hoạt động nghiệp vụ bề nổi, các hoạt động bên trong chưa được quan tâm.

Trước bối cảnh đó, ngày 21/11/2007, FPT phối hợp với hãng Oracle tổ chức hội thảo giới thiệu ERP cho ngành CK tại Hà Nội. Giải pháp ERP được trình bày trong hội thảo là của hãng Oracle, đã được công ty FPT và Oracle bản địa hóa để phù hợp với hoạt động của các công ty CKVN cũng như tuân thủ các chuẩn mực chung mà UBCKNN đã quy định. Đây là giải pháp đã được đóng gói, có khả năng đáp ứng cao các yêu cầu về quản lý nội bộ (tài chính kế toán, tài sản, nhân sự, lương, mua sắm …) Đặc biệt, PM có khả năng quản lý nhiều chiều, kết nối với các hệ quản lý nghiệp vụ CK. Ông Ngọc cũng cho biết, hệ thống ERP của Oracle tương đối mở nên có thể tương tác với các PM khác như giữa phân hệ kế toán với chương trình bảo mật… Thời gian triển khai PM được giới thiệu là 4-5 tháng.

Một chuyên gia CK nhận định, đây chính là thời điểm “thử lửa” của các công ty CKVN. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc các công ty CK “đến rồi đi” không phải là chuyện hiếm. Trong khi số lượng các công ty CK đi vào hoạt động từ năm 2007 tăng gấp 3-4 lần so với năm 2006 thì tỷ lệ nắm giữ thị phần trong 4 công ty CK hàng “anh cả” hiện nay, (là SSI, VCBS, BSC, ACBS) vẫn đạt hơn 60% trong lĩnh vực môi giới. Điều này cho thấy sức ép cạnh tranh trong thời gian tới của thị trường CK sẽ còn khốc liệt hơn nữa. Chuyên gia này cho biết, thông thường tỷ lệ các công ty còn trụ lại so với thời kỳ đầu phát triển là 1/10. Liệu ERP có giúp các công ty CK thuộc về con số nhỏ nhoi đó hay không, câu trả lời chắc chắn là không. Nhưng ERP chắc chắn sẽ giúp công ty CK khẳng định niềm tin dành cho khách hàng cũng như sự tin tưởng vào uy tín, thương hiệu của mình. Mà đây là những giá trị “vàng” trong thời khắc “thử lửa”.

pcworld.com.vn

tư vấn công nghệ thông tin doanh nghiệp, dịch vụ SEO, quangr cáo Google, quảng cáo Yahoo, Quảng cáo trực tuyến, quảng cáo online

Erp bất động sản và xây dựng là một ngành rất tiềm năng cho ERP, Với ngành xây dựng và Bất động sản thì điểm mấu chốt của vấn đề là nằm ở việc Quản lý dự án, Quản lý Bất động sản và hợp nhất báo cáo tài chính, báo cáo chi nhánh

Phân tích  ERP Bất Động Sản

Vòng đời của một sản phẩm trong ngành này ví dụ như : Tìm dự án đầu tư –> Xây dựng dự án –> Bán dịch vụ sản phẩm –> Bảo hành bảo trì khách hàng. Có thể tổng quát nôm na là như vậy nhưng trong những cái lớn đó nó sẽ có nhiều cái nhỏ khác nhau

Tìm dự án đầu tư : Phải tìm những lô đất, những khu nhà hoặc những dự án nào đó để có thể đầu tư mà mình cảm thấy hiệu quả. Vậy thì đây là một quá trình tìm kiếm phân tích và đánh giá tính khả thi của việc tiền dự án này. Do đó phải có một dãy dữ liệu , số mà để có thể kết luận là dự án này có khả thi hay không . Trong ERP đều có phần hành quản lý cho việc này. Mỗi sản phẩm thì có nhiều tên gọi khác nhau nhưng mục đích vẫn là giúp ra quyết định tốt cho việc quyết định đầu tư cho dự án nào.

Xây dựng dự án: Đây là một quá trình dài hơi không kém gì bước trên khi mà phải quản lý một dự án xây dựng Ví dụ như : Xây dựng Bulding cho thuê hoặc xây chung cư cao cấp để bán. Thì ở đây phải quản lý rất phức tạp và chi tiết như . Nguyên vật liệu, kế hoạch , dự toán chi phí , phân tích dự án , tiến độ dự án, nhà thầu phụ,.quyết toán công trình…Quá trình này có thể kéo dài từ 2-5 năm tùy theo độ phức tạp của dự án. Có nhiều công trình kéo dài hơn 10 năm là chuyện thường. Trong quá trình đó lại rất nhiều liên quan đến các phòng ban như : Phòng kế toán , phòng kế hoạch, phòng dự án, phòng nhân sự. Nói chung là một mớ hỗn độn và cần phải quản lý nó.. Trong ERP ai cũng biết nó quản lý ở module Quản lý dự án (Cách gọi khác nhau như PS hoặc PM). Phân hệ này có khả năng làm những việc trên. Nó cũng xuất phát từ thực tiễn mà ra (Best Pratice)

Bán dịch vụ sản phẩm: Mình có thể hiểu là bây giờ tôi xây được ngôi nhà đó rồi , cần bán dịch vụ và cần cho thuê chẳng hạn thì những việc gì cần làm: Sale khắp thị trường,tiến hành làm hợp đồng sản phẩm cho thuê hoặc mua, giấy tờ , lập ban quản lý tòa nhà, tính chi phí cho các tòa nhà ,…. đủ thứ hằm bà lằng trong đó. Vậy thì cũng phải kiểm soát nó . Cả bảo hành bảo trì khách hàng cũng thế . Đó là một quá trình kéo dài khi làm một dự án trong ngành xây dựng và Bất động sản. Vậy thì ERP cho ngành này nó phải đáp ứng được các nhu cầu đó.

Trở lại vấn đề ERP cho ngành này trong năm nay thì quả cũng có căn cứ bởi rằng có nhiều lý do để đầu tư trong năm nay vì có nhiều nhận định. Có người bảo rằng Khó khăn cũng chính là lúc mình nhìn lại mình, thay đổi mình và làm ERP. Nhưng cũng có nhiều người trong ngành này bảo rằng “Tôi chẳng liên quan gì đến khủng hoảng” dự án vẫn xây đều, người ta sinh con đẻ cái chắc hẳn phải có nhà, cty mở càng nhiều sẽ phải thuê Building, tiền vay ngân hàng thì lãi suất đang giảm , các tổ chức tài chính bỏ bê chứng khoán sang đâu tư bất động sản khi giá xuống đáy, người người lợi dụng tình hình khó khăn cắn lưỡi mua nhà đất bởi giá là rẻ nhất,….

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP).

Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

1 Sơ lược về ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
• Mua hàng
• Kho
• Sản xuất
• Bán hàng
• Quản lý nhân sự và tính lương
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở
nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP

2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

2.4 Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

2.6 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

3 Nhà cung cấp ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
3.1 Tự xây dựng nhóm lập trình
Đây là trường hợp donah nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dương như là giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.

3.2 Sử dụng sản phẩm ERP được xây dựng sẵn
Hiện nay các daonh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:

• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ
  trở lên
• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financialschào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, và kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh nghiệp khi áp dụng ERP.

4. Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP

4.1 Tính dễ sử dụng
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.

Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam.

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.

4.2 Cảnh báo
Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã vượt quá mức tín dụng cho phép.

4.3 Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ

Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.

Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lơn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công ty viết.

Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ co phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng tiêu chuẩn rất cao đối với đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềm.

4.4 Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất tòan diện.

Những tài liệu này bao gồm:

• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thong tin về cấu hình của phần cứng;
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;
• Sách tra cứu: Liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;
• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.

4.5 Bản địa hóa
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.

4.6 Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, và Hoa.

4.7 Chế độ đa nhiệm
Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa số/ màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.