Erp bất động sản và xây dựng là một ngành rất tiềm năng cho ERP, Với ngành xây dựng và Bất động sản thì điểm mấu chốt của vấn đề là nằm ở việc Quản lý dự án, Quản lý Bất động sản và hợp nhất báo cáo tài chính, báo cáo chi nhánh

Phân tích  ERP Bất Động Sản

Vòng đời của một sản phẩm trong ngành này ví dụ như : Tìm dự án đầu tư –> Xây dựng dự án –> Bán dịch vụ sản phẩm –> Bảo hành bảo trì khách hàng. Có thể tổng quát nôm na là như vậy nhưng trong những cái lớn đó nó sẽ có nhiều cái nhỏ khác nhau

Tìm dự án đầu tư : Phải tìm những lô đất, những khu nhà hoặc những dự án nào đó để có thể đầu tư mà mình cảm thấy hiệu quả. Vậy thì đây là một quá trình tìm kiếm phân tích và đánh giá tính khả thi của việc tiền dự án này. Do đó phải có một dãy dữ liệu , số mà để có thể kết luận là dự án này có khả thi hay không . Trong ERP đều có phần hành quản lý cho việc này. Mỗi sản phẩm thì có nhiều tên gọi khác nhau nhưng mục đích vẫn là giúp ra quyết định tốt cho việc quyết định đầu tư cho dự án nào.

Xây dựng dự án: Đây là một quá trình dài hơi không kém gì bước trên khi mà phải quản lý một dự án xây dựng Ví dụ như : Xây dựng Bulding cho thuê hoặc xây chung cư cao cấp để bán. Thì ở đây phải quản lý rất phức tạp và chi tiết như . Nguyên vật liệu, kế hoạch , dự toán chi phí , phân tích dự án , tiến độ dự án, nhà thầu phụ,.quyết toán công trình…Quá trình này có thể kéo dài từ 2-5 năm tùy theo độ phức tạp của dự án. Có nhiều công trình kéo dài hơn 10 năm là chuyện thường. Trong quá trình đó lại rất nhiều liên quan đến các phòng ban như : Phòng kế toán , phòng kế hoạch, phòng dự án, phòng nhân sự. Nói chung là một mớ hỗn độn và cần phải quản lý nó.. Trong ERP ai cũng biết nó quản lý ở module Quản lý dự án (Cách gọi khác nhau như PS hoặc PM). Phân hệ này có khả năng làm những việc trên. Nó cũng xuất phát từ thực tiễn mà ra (Best Pratice)

Bán dịch vụ sản phẩm: Mình có thể hiểu là bây giờ tôi xây được ngôi nhà đó rồi , cần bán dịch vụ và cần cho thuê chẳng hạn thì những việc gì cần làm: Sale khắp thị trường,tiến hành làm hợp đồng sản phẩm cho thuê hoặc mua, giấy tờ , lập ban quản lý tòa nhà, tính chi phí cho các tòa nhà ,…. đủ thứ hằm bà lằng trong đó. Vậy thì cũng phải kiểm soát nó . Cả bảo hành bảo trì khách hàng cũng thế . Đó là một quá trình kéo dài khi làm một dự án trong ngành xây dựng và Bất động sản. Vậy thì ERP cho ngành này nó phải đáp ứng được các nhu cầu đó.

Trở lại vấn đề ERP cho ngành này trong năm nay thì quả cũng có căn cứ bởi rằng có nhiều lý do để đầu tư trong năm nay vì có nhiều nhận định. Có người bảo rằng Khó khăn cũng chính là lúc mình nhìn lại mình, thay đổi mình và làm ERP. Nhưng cũng có nhiều người trong ngành này bảo rằng “Tôi chẳng liên quan gì đến khủng hoảng” dự án vẫn xây đều, người ta sinh con đẻ cái chắc hẳn phải có nhà, cty mở càng nhiều sẽ phải thuê Building, tiền vay ngân hàng thì lãi suất đang giảm , các tổ chức tài chính bỏ bê chứng khoán sang đâu tư bất động sản khi giá xuống đáy, người người lợi dụng tình hình khó khăn cắn lưỡi mua nhà đất bởi giá là rẻ nhất,….

1. Nội dung

1. ERP là gì?

2. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

3. Dự án ERP kéo dài bao lâu?

4. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

– Tích hợp thông tin tài chính

– Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

– Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất

– Giảm hàng hoá tồn kho

– Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự

5. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?

6. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

7. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?

8. Các chi phí ẩn của ERP?

– Đào tạo

– Tích hợp và thử nghiệm

– Sữa chữa theo yêu cầu (customization)

– Chuyển đổi dữ liệu

– Phân tích dữ liệu

– Dịch vụ tư vấn

– Nhân sự

– Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại

– Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)

– Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP

9. Tại sao ERP thường thất bại?

10. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?

2. ERP là gì?

Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp = Enterprise Resource Planning – ERP

Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.

Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.

Sơ đồ: Thông tin tích hợp qua hệ thống ERP

Phần mềm Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp hay gọi là ERP, thế nhưng nó không làm theo đúng thứ tự của những từ này. Chúng ta hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến như vậy và đừng nhắc đến nguồn tài nguyên. Nhưng hãy luôn nhớ đến phần “doanh nghiệp”. Nó chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau. Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý.

Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ mua sau.

3. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

Hệ thống lưới ERP

ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi của phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi Nhân viên phòng giao dịch nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn)

Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.

Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các nhân viên giao dịch sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao dịch chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho bộ phận giao dịch. Nhân viên Kho, những người nắm mức tồn kho trong đầu họ hay bằng những mẫu giấy rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng hàng hoá không đủ, họ thông báo với khách hàng : “xin lỗi, chúng tôi không đủ hàng phục vụ quý khách”. Trách nhiệm, giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và trách nhiệm giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm củ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

4. Dự án ERP kéo dài bao lâu?

Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam đoan với bạn rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty chỉ sử dụng những mảng về Tài chính của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, bạn phải thay đổi cách thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân viên. Và kiểu thay đổi đó không dễ gì thực hiện. Trừ phi, công việc kinh doanh của bạn đang trôi chảy (đơn hàng xuất đúng hạn, hiệu suất sản xuất cao hơn các đối thủ cạnh tranh khác, khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét đến dự án ERP.

Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trung bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và bạn sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.
5. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:

1. Tích hợp thông tin tài chính

Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.

2. Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất

Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.

4. Giảm hàng hoá tồn kho

ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.

5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

6. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?

Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn tiên liệu trước đường lối làm việc của họ có “khớp” với bộ tiêu chuẩn của ERP trước khi thực hiện dự án. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty bỏ dự án ERP hàng triệu đô la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được một trong những tiến trình kinh doanh quan trọng của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: họ có thể thay đổi qui trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hay họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quá trình kinh doanh, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, gây nhiều bất lợi cho hệ thống phần mềm.

Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, thực hiện lại công việc, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước khi dự án “biểu lộ” cái lợi của nó.

7. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

Chi phí cho ERP

Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phí nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt phần mềm và sau 2 năm với chi phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô).

8. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?

Bạn đừng mong cách mạng hoá việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất hết 8 tháng mới thấy được “cái lợi” của ERP sau khi hệ thống mới được cài đặt (ngốn hết 31 tháng). Nhưng tiền tiết kiệm hằng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

9. Các chi phí ẩn của ERP?

Mặc dù các công ty sẽ tìm cho mình những “nguồn” khác nhau để dự thảo ngân sách dự án. Đối với những ai đã thực hiện trọn gói ERP đều đồng ý rằng những chi phí xác định được xem xét và đánh giá thường xuyên hơn những chi phí khác. Các chuyên gia ERP tuyên bố những mảng sau đây thường dẫn đến sự tràn lan về ngân sách.

1. Đào tạo

Vấn đề đào tạo là sự lựa chọn hiển nhiên của những nhà triển khai dự án ERP được xem như khoản ngân sách đánh giá nhiều nhất. Chi phí đào tạo rất cao vì các nhân viên, lúc nào cũng vậy, phải học cách tiếp cận toàn bộ quá trình mới, không chỉ đơn thuần về bề mặt chung của phần mềm. Tệ hơn nữa, các công ty đào tạo bên ngoài nhiều khi lại không có khả năng giúp bạn về vấn đề đó. Họ chỉ nói cho bạn biết sử dụng phần mềm như thế nào, chứ không phải chỉ vẽ hay đào tạo bạn về những cách thức cụ thể trong công việc của bạn. Vì thế, hãy tự chuẩn bị cho mình một danh sách chỉ rõ và giải thích các qui trình kinh doanh khác nhau sẽ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống ERP.

Một Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) nọ thuê một giảng viên của trường quản trị doanh nghiệp trong nước để giúp anh ta phát triển và giảng dạy khoá đào tạo kinh doanh ERP cho các nhân viên. Hãy nhớ rằng với hệ thống ERP, nhân viên Tài chính và nhân viên Kho sẽ sử dụng chung phần mềm và họ sẽ nhập thông tin ảnh hưởng, chi phối đến các nhân viên ở phòng ban khác. Để thực hiện chính xác, họ phải có sự am hiểu sâu sắc về đường lối làm việc của những nhân viên khác trong công ty trước khi tiến hành dự án ERP. Sau cùng, nó sẽ tuỳ thuộc vào nhân viên IT và nhân viên giao dịch của bạn để hỗ trợ việc đào tạo. Hãy lấy ngân sách đào tạo ERP và tăng lên 2 hay 3 lần nó trước. Nó sẽ là sự đầu tư hiệu nghiệm nhất mà bạn đã từng làm.

2. Tích hợp và thử nghiệm

Chi phí thử nghiệm các đường truyền kết nối giữa hệ thống trọn gói ERP với đường truyền phần mềm của công ty khác cũng được đánh giá nhiều. Công ty sản xuất có thể nghiên cứu cài đặt thêm đường truyền từ thương mại điện tử (e-commerce) và chuỗi cung cấp hàng (supply chain) ước tính thuế kinh doanh thấp nhất. Tất cả điểm tích hợp này đều kết nối với ERP. Các chuyên gia kỳ cựu khuyên rằng thay vì chạy dữ liệu giả từ ứng dụng này sang trình ứng dụng khác thì hãy cho chạy đơn hàng thật qua hệ thống, từ đầu vào của đơn đặt hàng cho đến khi xuất hàng và thanh toán, tốt nhất là với sự tham gia của các nhân viên thực hiện công việc của dự án.

3. Sữa chữa theo yêu cầu (customization)

Phần cài đặt bổ sung chỉ là phần khởi đầu chi phí tích hợp của ERP. Bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn đấy! Và nếu điều gì có thể tránh được nếu có thể thì bạn hãy nhớ kỹ đó chính là chi phí sữa chữa lõi cốt phần mềm ERP. Điều này xảy ra khi phần mềm ERP không thể giải quyết nổi một trong những qui trình kinh doanh của bạn và bạn chọn cách thay đổi nó theo ý bạn muốn. Nếu thế thì bạn thật sự đang đùa với lửa đấy! Sự sữa chữa tùy biến đó có thể ảnh hưởng đến từng phân hệ của hệ thống ERP vì các phân hệ kết nối rất chặt chẽ với nhau. Nâng cấp trọn bộ ERP – điều đó giống như là ác mộng vì bạn sẽ phải sữa chữa lại toàn bộ hệ thống từ đầu đến đuôi theo một kiểu mới. Có thể bạn làm được đấy!, nhưng nhớ là cũng có thể không. Cho dù có chuyện gì xảy ra chăng nữa thì nhà cung cấp ERP không ở đó mà hỗ trợ bạn đâu. Bạn sẽ phải thuê thêm nhân viên để làm công việc đó và họ sẽ phải làm việc dài dài.

4. Chuyển đổi dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu công ty cũng tốn tiền như sổ sách ghi sổ của khách hàng và nhà cung cấp, dữ liệu thiết kế sản phẩm từ hệ thống cũ sang hệ thống mới của ERP. Mặc dù một số CIO thừa nhận hầu hết dữ liệu trong hệ thống cũ không sử dụng hết được. Các công ty có xu hướng không cho là hệ thống dữ liệu cũ của họ “rối rắm” cho đến khi họ thật sự bắt buộc phải chuyển đổi theo hệ thống phục vụ khách hàng mà ERP yêu cầu. Do vậy, các công ty có thể đánh giá, xem xét trước các chi phí chuyển đổi dữ liệu. Nhưng cũng lưu ý rằng các dữ liệu mới có thể đòi hỏi kiểm tra lại toàn bộ để thích nghi với quá trình thay đổi mới khi thực hiện ERP.

5. Phân tích dữ liệu

Thường thì dữ liệu từ hệ thống ERP phải được phối hợp với dữ liệu từ hệ thống bên ngoài để phân tích. Những người sử dụng với nhu cầu phân tích cao nên đính kèm chi phí của kho dữ liệu trong ngân sách ERP và họ cũng nên làm thêm một số việc cần thiết để thực hiện chúng thật trôi chảy.

6. Dịch vụ tư vấn

Các công ty nên xác định rõ các mục đích chính để các nhà cộng sự tư vấn phải hướng đến mục tiêu đó khi đào tạo nhân viên nội bộ.

7. Nhân sự

Thành công của ERP phụ thuộc nhiều vào việc bố trí nhân viên cho dự án, những nhân viên giỏi nghiệp vụ và các phòng ban IS (information system). Phần mềm đã quá phức tạp cộng thêm việc kinh doanh thay đổi quá rắc rối khiến bạn khó mà giao trọn dự án cho một vài người. Điều nguy hiểm là công ty phải chuẩn bị thay thế các nhân viên đó khi xong dự án. Mặc dù thị trường ERP không còn sức hút như trước kia, các công ty tư vấn và những công ty khác mất đi những nhân tài của họ sẽ săn tìm những nhân tài mới ở công ty bạn với mức lương hấp dẫn và mức thưởng cao. Điều mà bạn khó đáp ứng được cũng như chính sách về nhân sự cho phép. Nên hội ý riêng với Hành chánh nhân sự để thiết lập chế độ lương mới và mức thưởng cho các nhân viên kỳ cựu ERP. Nếu bạn để vuột họ, bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn để chi trả cho những nhà tư vấn khác.

8. Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại

Hầu hết các công ty dự định giải quyết việc thực hiện ERP như họ sẽ làm với bất cứ dự án phần mềm nào khác. Ngay khi phần mềm được cài đặt, họ sẽ sắp xếp cho tất cả mọi người trong đội trở về vị trí cũ của mình. Nhưng sau dự án ERP, bạn lại không thể để họ quay về như thế được. Những người thực hiện dự án là những người vô cùng quan trọng vì họ làm việc quá mật thiết với ERP. Họ biết rõ quá trình bán hàng hơn những nhân viên bán hàng, biết nhiều về quy trình sản xuất hơn những nhân viên ở bộ phận sản xuất. Công ty bạn sẽ không thể nào đáp ứng nổi việc sắp xếp nhân viên dự án về lại vị trí công việc lúc trước của họ bởi vì có quá nhiều việc phải làm sau khi cài đặt phần mềm ERP. Nội việc viết báo cáo để lấy thông tin từ hệ thống mới ERP khiến họ bận rộn ít nhất là một năm. Và điều đó đã được phân tích. Có một số người hy vọng công ty sẽ thu được lợi ngay sau khi thực hiện dự án ERP. Nhưng tiếc rằng chỉ một vài phòng ban IS lập kế hoạch cho các hoạt động và qui trình cần thiết sau khi cài đặt ERP. Nhiều người bắt buộc phải xin trợ giúp thêm về tài chính, nhân sự sau thời hạn kéo dài của dự án trước khi ERP “biểu lộ” bất cứ lợi nhuận nào.

9. Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)

Một trong những quan điểm sai lầm của ban điều hành dự án là luôn nghĩ sẽ thu được lợi ngay khi cài đặt ERP. Hầu hết các hệ thống không bộc lộ giá trị của mình cho đến khi công ty cho chạy các hệ thống trong một quãng thời gian và có thể tập trung cải tiến các quá trình kinh doanh ảnh hưởng từ hệ thống. Và đội dự án sẽ không được tưởng thưởng cho đến khi cố gắng của họ được đáp trả.

10. Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP

Gần đây, công ty tư vấn Deloitte nghiên cứu 64 Fortune 500 công ty thì thấy là một trong 4 công ty thừa nhận là họ bị giảm hoạt động khi chạy chương trình ERP. Tỷ lệ phần trăm sự thật về nó nhiều hơn thế. Nguyên do chung cho những vấn đề trên là mọi cái hoạt động hiện thời khác với những gì nó làm trước kia. Khi mọi người không thể làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước đây và chưa được huấn luyện cách mới, họ lo lắng, hoang mang, công việc diễn ra tồi tệ.

10. Tại sao ERP thường thất bại?

Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài. Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình.

Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của các phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thử thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn.

Biggest ERP Failures of 2010 ( Chi tiết tại: http://certcollection.org/forum/topic/73982-biggest-erp-failures-of-2010)

11. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?

Toàn bộ hệ thống ERP được xây dựng từ bảng dữ liệu, hàng ngàn thứ mà các lập trình viên IS và người sử dụng phải thiết lập ra để phù hợp với quy trình kinh doanh. Mỗi một bảng đều có hướng quyết định phần mềm theo con đường này hay con đường khác. Thuyết trình chỉ một cách để công ty thực hiện từng nhiệm vụ, có thể nói rằng, cho chạy hệ thống trả lương – các đơn vị hoạt động riêng lẻ của công ty và các phòng ban ở xa sẽ tích hợp lại dưới cùng một hệ thống. Nhưng để biết chính xác làm sao thiết lập các “công tắc” trong từng bảng đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc các quy trình hiện hữu được sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Vì thiết lập bảng đã được quyết định nên các quá trình kinh doanh này sẽ được sắp đặt lại, đó là cách của ERP. Hầu hết các hệ thống ERP đều được cấu hình trước, cho phép hàng trăm việc thiết lập theo thủ tục được lập bởi khách hàng.

Live demo:  http://www.theme-junkie.com/demo/portal/

This Package allows you to make any modifications to the theme as required to fit needs or requirements for personal or client projects. Further, you can use it in any number of domains as you wish. Regular theme updates and forum support are guaranteed

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP).

Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

1 Sơ lược về ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng;
• Quản lý nhân sự và tính lương; và,
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở
nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP
2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

2.4 Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

2.6 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

3 Nhà cung cấp ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
3.1 Tự xây dựng nhóm lập trình
Đây là trường hợp donah nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dương như là giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.

3.2 Sử dụng sản phẩm ERP được xây dựng sẵn
Hiện nay các daonh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:

• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe
2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ
trở lên;
• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financials , People-Soft chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, và kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh nghiệp khi áp dụng ERP.

4. Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP
4.1 Tính dễ sử dụng
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.

Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam.

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.

4.2 Cảnh báo
Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã vượt quá mức tín dụng cho phép.

4.3 Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ

Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.

Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lơn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công ty viết.

Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ co phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng tiêu chuẩn rất cao đối với đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềm.

4.4 Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất tòan diện.

Những tài liệu này bao gồm:

• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thong tin về cấu hình của phần cứng;
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;
• Sách tra cứu: Liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;
• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.

4.5 Bản địa hóa
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.

4.6 Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, và Hoa.

4.7 Chế độ đa nhiệm
Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa số/ màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.

Trần Trí Dũng

Theo SAGA

Enterprise resource planning (ERP) integrates internal and external management information across an entire organization, embracing finance/accounting, manufacturing, sales and service, etc. ERP systems automate this activity with an integrated computer-based application. Its purpose is to facilitate the flow of information between all business functions inside the boundaries of the organization and manage the connections to outside stakeholders.[1]

ERP systems can run on a variety of hardware and network configurations, typically employing a database to store its data.[2]

ERP systems typically include the following characteristics:

* An integrated system that operates in (next to) real time, without relying on periodic updates.[citation needed]
* A common database, that supports all applications.
* A consistent look and feel throughout each module.
* Installation of the system without elaborate application/data integration by the Information Technology (IT) department
Functional areas

Finance/Accounting
General ledger, payables,cash management, fixed assets, receivables, budgeting, consolidation
Human resources
payroll,training, benefits, 401K, recruiting, diversity management
Manufacturing
Engineering, bill of materials, work orders, scheduling, capacity, workflow management, quality control, cost management, manufacturing process, manufacturing projects, manufacturing flow, activity based costing, Product lifecycle management
Supply chain management
Order to cash, inventory, order entry, purchasing, product configurator, supply chain planning, supplier scheduling, inspection of goods, claim processing, commissions
Project management
Costing, billing, time and expense, performance units, activity management
Customer relationship management
Sales and marketing, commissions, service, customer contact, call center support
Data services
Various “self-service” interfaces for customers, suppliers and/or employees
Access control
Management of user privileges for various processes

[edit] History
[edit] Origin of “ERP”

In 1990 Gartner Group first employed the acronym ERP[4] as an extension of (material requirements planning (MRP), later manufacturing resource planning[5][6]) and computer-integrated manufacturing. Without supplanting these terms, ERP came to represent a larger whole, reflecting the evolution of application integration beyond manufacturing.[7] Not all ERP packages were developed from a manufacturing core. Vendors variously began with accounting, maintenance and human resources. By the mid-1990s ERP systems addressed all core functions of an enterprise. Beyond corporations, governments and non-profit organizations also began to employ ERP systems.[8]
[edit] Materials requirements planning

MRP was the precursor to ERP. Large companies found great value in creating a common foundation for automating information management for their manufacturing processes. Success with MRP projects led companies and vendors to consider expanding to other functional areas.[citation needed]
[edit] Expansion

ERP systems experienced rapid growth in the 1990s because the year 2000 and the Euro disrupted legacy systems. Many companies took this opportunity to replace such systems with ERP. This rapid growth in sales was followed by a slump in 1999 after these issues had been addressed.[9]

ERP systems initially focused on automating back office functions, indicating that customers and the general public were not directly involved. Front office functions such as customer relationship management (CRM) dealt directly with customers, or e-business systems such as e-commerce, e-government, e-telecom, and e-finance, or supplier relationship management (SRM) became integrated later, when the Internet simplified communicating with external parties.[citation needed]

“ERP II” was coined in the early 2000s. It describes web-based software that allows both employees and partners (such as suppliers and customers) real-time access to the systems. “Enterprise application suite” is an alternate name such systems.[citation needed]
[edit] Components

* Transactional database
* Management portal/dashboard
* Business intelligence system
* Customizable reporting
* External access via technology such as web services
* Search
* Document management
* Messaging/chat/wiki
* Workflow management

[edit] Best practices

Best practices are incorporated into most ERP systems. This means that the software reflects the vendor’s interpretation of the most effective way to perform each business process. Systems vary in the convenience with which the customer can modify these practices.[10] Companies that implemented industry best practices decreased mission-critical project tasks such as configuration, documentation, testing and training. In addition, best practices reduced risk by 71% when compared to other software implementations.[11]

The use of best practices eases compliance with requirements such as IFRS, Sarbanes-Oxley, or Basel II. They can also help industry standard functions such as electronic funds transfer. This is because the procedure can be readily codified within the ERP software, and then replicated with confidence across multiple businesses who share that business requirement.[citation needed]
[edit] Modularity

Most systems are modular simply for the flexibility of implementing some functions but not others. Some common modules, such as finance and accounting are adopted by nearly all companies implementing enterprise systems; others however such as human resource management are not needed by some companies and therefore not adopted. A service company for example will not likely need a module for manufacturing. Other times companies will not adopt a module because they already have a system they believe to be superior. Generally speaking, the greater the number of modules selected, the greater the integration benefits, but also the increase in costs, risks and changes involved.[citation needed]
[edit] Connectivity to plant floor information

ERP systems connect to real-time data and transaction data in a variety of ways. These systems are typically configured by systems integrators, who are able to bring in their unique knowledge on process, equipment, and vendor solutions.

Direct integration—ERP systems connectivity (communications to plant floor equipment) as part of their product offering. This requires the ERP system developers to offer specific support for the variety of plant floor equipment that they want to interface with. ERP Vendors must be expert in their own products, and connectivity to other vendor products, often those offered by competitors.

Database integration—ERP systems connect to plant floor data sources through a staging table in a database. Plant floor systems deposit the necessary information into the database. The ERP system takes the information from the table. The benefit of staging is that ERP vendors do not need to master the complexities of equipment integration. Connectivity becomes the responsibility of the systems integrator.

Enterprise appliance transaction modules (EATM)—These devices communicate directly with plant floor equipment and with the ERP system via methods supported by the ERP system. EATM can employ a staging table, Web Services, or system–specific program interfaces (APIs). The benefit of an EATM is that it offers an off–the–shelf solution.

Custom–integration solutions—Many system integrators offer custom solutions. These systems tend to have the highest level of initial integration cost, and can have a higher long term cost in terms on maintenance and reliability. Long term costs can be minimized through careful system testing and thorough documentation. Custom-integrated solutions typically run on workstation or server class computers.

Standard protocols—Communications drivers are available for plant floor equipment and separate products have the ability to log data to relational database tables. Standards exist within the industry to support interoperability between software products, the most widely known being OPC, managed by the OPC Foundation.

[edit] Implementation

ERP’s scope usually implies significant changes to staff work practices.[12] Generally, three types of services are available—consulting, customization, and support.[12] Implementation time depends on the size of the business, the number of modules, the extent of customization, the scope of the changes to business processes, and the willingness of the customer to take ownership for the project. ERP systems are modular, so they can be implemented in stages. The typical project consumes about 14 months and requires around 150 consultants.[13] Small p can require months; multinational and other large implementations can take years.[citation needed] Extensive customization can substantially increase implementation times.[13]

Implementing ERP software can overwhelm technicians who lack explicit experience with it. As a result, hiring professionally trained consultants to implement these systems is common.[citation needed] Consulting firms typically provide three areas of professional services: consulting, customization, and support. The client organization can also employ independent program management, business analysis, change management, and UAT specialists to ensure their business requirements remain a priority during implementation.[citation needed]
[edit] Process preparation

Implementing ERP can require changing existing business processes to the “best practice” approach that the software embodies.[14] Neglecting to understand the needed process changes prior to starting implementation is a main reason for project failure.[15] It is therefore crucial that organizations thoroughly analyze business processes before selecting a vendor. This analysis can identify opportunities for process modernization. It also enables an assessment of the alignment of current processes with those provided by the ERP system. Research indicates that the risk of business process mismatch is decreased by:

* linking current processes to the organization’s strategy;
* analyzing the effectiveness of each process;
* understanding exising automated solutions.[16][17]

ERP implementation is considerably more difficult (and politically charged) in decentralized organizations, because they often have different processes, business rules, data semantics, authorization hierarchies and decision centers.[18] This may require that some business units remain outside the ERP system, delaying implementation to work through the necessary changes for each unit, reducing integration (e.g. linking via Master data management) or customization to meet each unit’s needs.[citation needed]

A potential disadvantage is that adopting “standard” processes can lead to a loss of competitive advantage. While this has happened, losses in one area often offset by gains in other areas, increasing overall competitive advantage.[19][20]
[edit] Configuration

Configuring an ERP system is largely a matter of balancing the way you want the system to work with the way the system lets you work. ERP systems typically build many changeable parameters that modify the operation of the system. For example, an organization can select the type of inventory accounting—FIFO or LIFO—to employ, whether to recognize revenue by geographical unit, product line, or distribution channel and whether to pay for shipping costs when a customer returns a purchase.[citation needed]
[edit] Customization

When the system doesn’t offer a particular feature, the customer can re-write part of the code, or interface to an existing system. Both options add time and cost to the implementation process and can dilute system benefits. Customization inhibits seamless communication between suppliers and customers who use the same ERP system uncustomized.[citation needed]

Key differences between customization and configuration include:

* Customization is always optional, whereas the software must always be configured before use (e.g., setting up cost/profit center structures, organisational trees, purchase approval rules, etc.)
* The software was designed to handle various configurations, and behaves predictably
* The effect of configuration changes on system behavior and performance is predictable and is the responsibility of the ERP vendor. The effect of customization is the customer’s responsibility and increases testing activities.
* Configuration changes survive upgrades to new software versions. Some customizations (e.g. code that uses pre-defined “hooks” that are called before/after displaying data screens) survive upgrades, though they will still need to be retested. Others (e.g. those involving changes to fundamental data structures) are overwritten during upgrades and must be reimplemented.

Customization can be expensive and complicated, and can delay implementation. Nevertheless, customization offers the potential to obtain competitive advantage vis a vis companies using only standard features.
[edit] Extensions

ERP systems can be extended with third-party software. ERP vendors typically provide access to data and functionality through published interfaces. Extensions offer features such as:[citation needed]

* archiving, reporting and republishing;
* capturing transactional data, e.g. using scanners, tills or RFID
* access to specialized data/capabilities, such as syndicated marketing data and associated trend analytics.

[edit] Data migration

Data migration is critical to implementation success and requires significant planning. Unfortunately, since migration is one of the final activities before the production phase, it often receives insufficient attention. The following steps can structure migration planning:[21]

1. Identify the data to be migrated
2. Determine the timing of data migration
3. Generate the data templates
4. Freeze the tools for data migration
5. Decide on migration-related setups
6. Decide on data archiving

[edit] Consultants

Many organizations do not have sufficient internal skills to implement ERP. Typically, an outside consulting team is responsible for the ERP implementation including:[citation needed]

1. selecting
2. planning
3. training
4. configuring/customizing
5. testing
6. implementation
7. delivery

Examples of other services include writing process triggers and custom workflows; specialist advice to improve how the ERP is used in the business; system optimization; custom reports; complex data extracts or implementingBusiness Intelligence.[citation needed]

For mid-sized companies, the cost of the implementation typically ranges from 1-2x the software’s list price. Large companies, and especially those with multiple sites or countries, may spend 3-5x.[citation needed]

Unlike most single-purpose applications, ERP packages typically include source code and a vendor-supporteddevelopment environment for customizing and extending the delivered code.[citation needed]
[edit] Comparison to special-purpose applications
[edit] Advantages

The fundamental benefit of ERP is that by integrating the myriad processes by which businesses operate, it saves time and expense. Decisions can be quicker and with fewer errors. Data is visible across the organization. Tasks that benefit from this integration include:[citation needed]

* Sales forecasting, which allows inventory optimization
* Order tracking, from acceptance through fulfillment
* Revenue tracking, from invoice through cash receipt
* Matching purchase orders (what was ordered), inventory receipts (what arrived), and costing (what the vendor invoiced)

ERP systems centralize data. Benefits of this include:

* No synchronizing changes between multiple systems – consolidation of finance, marketing and sales, human resource, and manufacturing applications
* Enables standard product naming/coding.
* Provides comprehensive view of the enterprise (no “islands of information”). Makes real–time information available to management anywhere, anytime to make proper decisions.
* Protects sensitive data by consolidating multiple security systems into a single structure.[22]

[edit] Disadvantages

* Customization is problematic.
* Re-engineering of business processes to fit the ERP system may damage competitiveness and/or divert focus from other critical activities
* Can cost more than less integrated and/or less comprehensive solutions
* High switching costs increase vendor negotiating power vis a vis support, maintenance and upgrade expenses
* Overcoming resistance to sharing sensitive information between departments can be a diversion.
* Integration of truly independent businesses can creates unnecessary dependencies.
* Extensive training requirements take resources from daily operations.
* Post implementation depression.

Source: Wiki

Tư vấn công nghệ

]]> https://tuvancongnghe.net/erp-he-thong-hoach-dinh-nguon-luc-doanh-nghiep/feed/ 0