Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vậy phải làm sao? ERP là câu trả lời, đây là giải pháp công nghệ thông tin cho việc quản trị doanh nghiệp tổng hợp.

Hiện nay 2 hệ thống đang đứng đầu là SAP (của Đức- Số 1 thế giới) và Oracle (Của Mỹ – đứng thứ 2)

ERP: Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – Hệ thông tin quản lý DN)

ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp:

• Hoạch định
• Thực hiện
• Kiểm soát
• Ra quyết định

Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến.

Mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v…. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phất triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

Tính hợp nhất trong một doanh nghiệp thống nhất

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống. ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị. Có chế độ bảo mật an toàn
1. Sơ lược về ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần riêng lẻ, mỗi phần có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng;
• Quản lý nhân sự và tính lương; và,
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

2. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP
Chỉ giới thiệu sơ bộ, còn lợi ích cụ thể như thế nào thì các công ty có ý định dùng ERP sẽ nghiên cứu kỹ hơn (vì hệ thống này toàn tính bằng tiền tỷ VND)
2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
2.2 Công tác kế toán chính xác hơn.
2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho
2.4 Tăng hiệu quả sản xuất
2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
2.6 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

3. Nhà cung cấp ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
3.1 Tự xây dựng nhóm lập trình
Đây là trường hợp doanh nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.

3.2 Sử dụng sản phẩm ERP được xây dựng sẵn
Hiện nay các doanh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:

• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe
2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ
trở lên;
• Các nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financials , People-Soft chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, và kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh nghiệp khi áp dụng ERP.

Một số nguyên tắc giúp kiểm soát dự án ERP

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai, không chỉ riêng đội CNTT, đều phải tham gia vào quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch.
Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của DN) và chi phí
tiềm ẩn khi triển khai ERP.
2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp. Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các DN nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch. Các DN lớn với hơn 1.000 nhân sự, hay doanh số hàng năm trên 500 triệu USD nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này.
3. Thành lập ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án nên tham gia sát sao trong quá trình triển khai hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go-live.
4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai một cách thực tế. Các DN thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều DN lại cố dự đoán trước khi phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách hay bị đội lên.
5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý. Nhiều DN thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những DN dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hâụ, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.

Lợi ích ERP mang lại cho doanh nghiệp

Tăng năng suất lao động trên môi trường cộng tác => đẩy mạnh tính công nghiệp, cải tiến quy trình theo chuẩn thế giới

Số liệu có độ tin cậy cao, không phụ thuộc ý muốn chủ quan của người làm báo cáo

Đánh giá hiệu quả công việc thông qua các KPI (Key Performance Indicators)

Công cụ kiểm soát tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả

Tạo được sự tin tưởng của khách hàng, cổ đông

Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới

Áp dụng các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới đã có

Toàn bộ nghiệp vụ đã được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống chương trình máy tính

Cán bộ tác nghiệp không thể tự ý làm khác hoặc định khoản sai lệch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận

Có số liệu tức  thời về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Số liệu trên máy tính có độ tin cậy cao, không phụ thuộc ý muốn chủ quan của người làm báo cáo

Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của công ty

Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới

Máy tính luôn cung cấp chính xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của công ty:

Có số liệu tổng hợp các chi nhánh một cách tự động và nhanh chóng

Ở bất kỳ nơi nào có Internet đều biết tình hình kinh doanh của công ty

Có công cụ kiểm soát tình hình doanh nghiệp hiệu quả:

–Kiểm soát qua công tác lập kế hoạch ngân sách, doanh số

–Kiểm soát tài chính qua công cụ dự báo dòng tiền, công nợ

–Kiểm soát tồn kho qua công cụ MRP

4 bước giúp tối ưu hóa hệ thống ERP

1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ.

DN cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng như đội ngũ IT vận hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như xáo trộn một số quy trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết các chức năng của hệ thống, lỗi báo cáo…

2. Đánh giá mức độ hợp lý của các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng những quy trình có thể cần được cải thiện tốt hơn nữa.

Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác nghiệp (tobe-processes) cho DN, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng, yêu cầu của DN dẫn đến quy trình không hợp lý. Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm đó nhưng thời gian về sau, vì lý do nào đó, DN thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do phát triển, DN phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật trong hệ thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có thể làm xáo trộn các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

3. Tìm nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề đã được xác định ở trên.

Sau bước 1 và 2, Ban quản lý ERP của DN cần xác định các nguyên nhân chính cũng như cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên.

Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khi khoanh vùng được các quy trình lỗi, DN cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại. Bước này cần tham khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà DN và đơn vị triển khai đã thống nhất thiết kế, đồng thời lấy ý kiến các nhân viên tác nghiệp có liên quan đến các quy trình đó nhằm mục đích xác định được quy trình mới tối ưu nhất.

Ngoài ra, DN cần kiểm soát chặt quá trình tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên hệ thống.

4. Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ ERP

Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được Ban quản lý ERP của DN thống nhất trong bước 3. Cần lưu ý, hãy coi mức độ quan trọng của kế hoạch này như khi DN triển khai dự án ERP trước kia. Cần làm rõ mục tiêu, các công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, các mốc thời gian…như bất kỳ dự án nào khác.